Este artículo describe cómo activar y configurar los reembolsos en Perk para empresas en Austria, Francia, Alemania, Italia y Portugal, de modo que Perk pueda pagar a tus empleados los gastos aprobados en nombre de tu empresa. Úsalo cuando estés listo para habilitar esta función a nivel de empresa.
Antes de comenzar: complete la configuración de las tarjetas de ventajas.
En Austria, Francia, Alemania, Italia y Portugal, los reembolsos se gestionan mediante un modelo de prepago con Perk Cards. Su empresa dispone de una cuenta virtual prefinanciada que Perk recarga antes de cada reembolso y de la que retira el dinero para pagar a los empleados directamente en sus cuentas bancarias. Por este motivo, es necesario completar el proceso de incorporación a Perk Cards, incluida la verificación de identidad (KYB), antes de poder activar los reembolsos.
Antes de comenzar, asegúrese de saber qué empresas deben usar el reembolso, con qué frecuencia desea realizar los pagos, qué moneda utilizar y qué cuenta de transferencia de su sistema contable usará para la conciliación. Si tiene dudas, consulte con su equipo de finanzas o contabilidad.
Nota: ¿ Ya usas Perk Cards? Si tu empresa ya tiene una cuenta de Perk Cards configurada, el proceso KYB ya está completado. Ve directamente a Crear un perfil de pago usando el paso de registro de tarjeta que se describe a continuación.
Precaución: Si la cuenta incluye varias empresas en distintos mercados, cada entidad jurídica se configura de forma independiente. La configuración descrita aquí también se puede utilizar para Austria, Francia, Alemania, Italia y Portugal. Si la empresa tiene su sede en Bélgica, Estonia, Irlanda, Países Bajos, España o Reino Unido, deberá configurar su cuenta para reembolsos posteriores a la financiación. Para Estados Unidos, consulte la sección «Configurar reembolsos para su empresa en EE. UU.». No existe ninguna diferencia entre estas configuraciones.
Nota: Actualmente, los reembolsos se pueden utilizar con estas integraciones:
• Microsoft Dynamics 365 Finance (Finanzas y Operaciones)
• Oracle NetSuite
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Xero
• QuickBooks Online
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition
• SAP S/4 KPMG
• Sage Intacct
Paso 1: Confirme la configuración con su gestor de cuenta o especialista en implementación.
Comuníquese con su administrador de cuenta de Perk o con el especialista en implementación para confirmar que desea utilizar los reembolsos. Ellos iniciarán el proceso de configuración.
Paso 2: Completar KYB como parte del proceso de incorporación de Perk Cards.
Su empresa seguirá el proceso estándar de incorporación de Perk Cards, que incluye la verificación KYB. Como parte de este proceso, se emite una tarjeta de registro. Esto suele tardar entre 4 y 6 semanas.
Financiamiento de su cuenta virtual
Perk no transfiere dinero a tu cuenta virtual. Eres responsable de transferir fondos desde la cuenta bancaria de tu empresa a la cuenta virtual vinculada a tu tarjeta de alojamiento, con saldo suficiente para cubrir los próximos reembolsos. Perk carga los importes a la tarjeta de alojamiento para cobrar lo que tu empresa adeuda; nunca deposita fondos en tu nombre.
Este abono es un movimiento entre tus propias cuentas, por lo que también debes registrarlo tú mismo en tu sistema contable. Consulta la sección «Gestionar y conciliar reembolsos» para saber cómo registrarlo.
Crea un perfil de pago usando la tarjeta de alojamiento.
Una vez emitida la tarjeta del alojamiento, deberá crear un perfil de pago en Perk utilizando dicha tarjeta. Perk no puede hacerlo automáticamente debido a los requisitos de cumplimiento de la normativa PCI.
- En Perk, ve a Configuración > Cuenta > Perfiles de pago.
- Agregue un nuevo perfil de pago y seleccione la tarjeta del hotel emitida durante el proceso de activación de Perk Cards.
- Establezca la frecuencia de facturación (periodo de estado de cuenta) en periódica: semanal, quincenal o mensual. No se admite la generación instantánea de estados de cuenta para reembolsos.
La tarjeta Lodge utiliza el pago instantáneo (domiciliación bancaria), lo que significa que Perk cobra a su empresa en el momento en que se confirma cada pago. Esto hace que el perfil de pago sea compatible con todos los ciclos de pago: semanales, quincenales o mensuales.
Elegir qué empresas utilizan el sistema de reembolso
Decida si el reembolso se aplica a todas las empresas de la cuenta o solo a empresas específicas.
- En Perk, vaya a Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos (administrador de cuenta) o Finanzas > Revisión > Reembolsos (revisor financiero).
- Seleccione si desea activar el reembolso para la cuenta (todas las empresas) o solo para empresas específicas. Si lo activa solo para algunas empresas, los empleados de otras empresas no verán la opción de recibir el reembolso de sus gastos a través de Perk; seguirán su proceso habitual (por ejemplo, nómina o transferencia bancaria manual).
Nota: Los reembolsos para Austria, Francia, Alemania, Italia y Portugal solo están disponibles en EUR. Si su cuenta incluye empresas en otras divisas, estas no están incluidas en esta configuración.
Establecer la frecuencia y la moneda de reembolso
Configura la frecuencia con la que Perk realiza los pagos de reembolso.
- En Configuración > Configuración de gastos > Reembolsos, abra la configuración de reembolsos para la empresa (o cuenta).
-
Establezca la frecuencia de reembolso — por ejemplo, semanal, quincenal o mensual. Esto define con qué frecuencia se envía un lote de reembolsos aprobados para su pago.
- Semanalmente: todos los viernes
- Cada dos semanas: el día 14 y el último día de cada mes.
- Mensual: el último día del mes
Los pagos se realizan a las 11:00 UTC. No hay hora límite para el pago. Si un gasto no se procesa en una ejecución, se incluirá en la siguiente programada. Una vez activado, el tiempo de recepción del pago varía según la región: hasta 1 día hábil (T+1) para pagos en el Reino Unido y hasta 2 días hábiles (T+2) para pagos en la UE. Los días festivos y los fines de semana no se incluyen en estos plazos.
Precaución: La frecuencia se aplica a todas las empresas seleccionadas. No se pueden establecer frecuencias diferentes para empresas diferentes.
Consejo: Elija una frecuencia que se ajuste a sus aprobaciones y al cierre de fin de mes. Los reembolsos semanales permiten a los empleados recibir sus pagos más rápidamente y, al mismo tiempo, exportar y conciliar los datos periódicamente.
La moneda de pago es EUR. Seleccione el perfil de pago creado en la sección anterior (el que utiliza su tarjeta de lotería).
Nota: Gastos en otras monedas: Los empleados pueden presentar sus gastos en cualquier moneda; por ejemplo, un empleado alemán que viaja a Estados Unidos puede presentar un recibo en USD. Perk convierte automáticamente el importe del gasto a EUR utilizando el tipo de cambio vigente en el momento del procesamiento. No es necesario que el empleado ni el revisor financiero realicen ninguna acción.
Indicando la cuenta de transferencia
Indique a Perk qué cuenta de transferencia (cuenta GL) de su sistema contable utilizará para registrar y conciliar estos pagos. Su equipo de finanzas utilizará esta información para vincular el estado de cuenta de reembolso de Perk con la cuenta correcta.
- En Configuración > Gestión de gastos > Reembolsos, busque el campo Número de cuenta de transferencia (o equivalente) para la empresa.
- Introduzca o seleccione el código o identificador de la cuenta de transferencia que utiliza su sistema contable para los pagos de reembolso.
Los analistas financieros utilizan esta cuenta para exportar los gastos y el estado de cuenta de reembolso de Perk, así como para conciliar los pagos. Si no está seguro de qué cuenta usar, consulte con su contralor o equipo de contabilidad.
Consejo: Utilice una cuenta de transferencia (o subcuenta) específica para los reembolsos, de modo que no mezcle estos pagos con otros tipos de pagos. Esto facilita la conciliación y la preparación para auditorías.
Guardando y confirmando
Una vez que haya configurado las empresas, la frecuencia, la moneda y la cuenta de transferencia, guarde la configuración de reembolso.
Confirme que el resumen muestre las empresas, la frecuencia, la moneda y la cuenta de transferencia correctas.
Una vez guardados, se activan los reembolsos para las empresas seleccionadas. Los empleados de dichas empresas pueden añadir sus datos bancarios a su perfil (si aún no lo han hecho), y los revisores financieros pueden empezar a aprobar y programar los reembolsos desde Finanzas > Revisión > Reembolsos.