Este artículo explica cómo Perk decide qué empresas y objetos de coste puedes seleccionar en la página de pago de tu viaje. Úsalo para entender por qué una empresa o un objeto de coste aparece o no al reservar un viaje.
Nota: Este artículo trata sobre la selección de objetos de costo al reservar un viaje durante el proceso de pago. No cubre la selección de objetos de costo en gastos o facturas, ni otras formas de reservar viajes, como Concierge. Para obtener definiciones de los términos clave utilizados aquí (objeto de costo, ámbito de la empresa, asignación y acceso), consulte Objetos de costo en Perk.
¿A qué empresas puedo facturar?
Las empresas a las que puedes facturar un viaje dependen de dos factores:
- Configuración de facturación flexible de la cuenta
- El papel de la persona que reserva el viaje
Nota: La facturación flexible es una configuración a nivel de cuenta que controla si los agentes de reservas pueden facturar solo a la empresa que se les ha asignado o a cualquier empresa de la cuenta. Los administradores de la cuenta la configuran.
Configuración de facturación flexible
Los administradores de cuenta pueden activar la facturación flexible en Configuración > Cuenta > Empresas > Facturación flexible seleccionando Todas las personas pueden facturar viajes a cualquier empresa. Cuando esta opción está activada, cualquier persona, incluidos los huéspedes, puede seleccionar cualquier empresa de la cuenta al reservar un viaje.
Nota: Cuando la facturación flexible está activada, los agentes de reservas ven primero la empresa que se les ha asignado en el menú desplegable, pero pueden seleccionar cualquier empresa de la cuenta.
El papel del agente de reservas
Nota: Estas reglas se aplican solo cuando la facturación flexible está desactivada. Cuando está activada, cualquier persona que realice reservas, independientemente de su función, puede facturar a cualquier empresa de la cuenta.
Cuando la facturación flexible está desactivada, las empresas a las que se puede facturar dependen del rol del agente de reservas:
- Los administradores de cuenta siempre pueden facturar a cualquier empresa de la cuenta, independientemente de la configuración de facturación flexible.
- Los gestores de viajes pueden facturar a su propia empresa y a las empresas de los viajeros para quienes realizan las reservas.
- Todos los demás que realicen reservas, incluidos los huéspedes, solo pueden facturar a la empresa a la que están asignados.
¿Qué objetos de coste puedo seleccionar?
Los objetos de coste disponibles al reservar un viaje dependen de 3 factores:
- La empresa seleccionada al finalizar la compra
- La persona que reserva el viaje
- Configuración de acceso y asignación de objetos de coste del viajero
Nota: En esta lista solo se incluyen los objetos de coste que se pueden utilizar para viajes. Los objetos de coste configurados únicamente para gastos o facturas no aparecen al finalizar la compra, incluso si la empresa seleccionada está incluida.
Nota: Estos factores se aplican en secuencia, y cada uno puede reducir aún más la lista. Un factor posterior no puede recuperar un objeto de costo que un factor anterior ya eliminó. Por ejemplo, ningún rol o configuración de acceso puede recuperar un objeto de costo que esté fuera del alcance de la empresa seleccionada.
La empresa seleccionada al finalizar la compra
Una vez que el usuario selecciona una empresa, Perk reduce la lista de objetos de coste utilizando el ámbito de aplicación de cada objeto. Solo aparecen los objetos de coste cuyo ámbito incluye la empresa seleccionada. Esto evita combinaciones no válidas de empresa y objeto de coste en un viaje.
Los agentes que pueden facturar a más de una empresa pueden cambiar la empresa seleccionada. Para saber quiénes pueden hacerlo, consulte la sección "¿A qué empresas puedo facturar?" más arriba. Si un agente selecciona un objeto de coste y luego cambia la empresa, Perk borra el objeto de coste si la nueva combinación de empresa y objeto de coste no es válida.
El papel de la persona que reserva el viaje
- Los administradores de cuenta pueden seleccionar cualquier objeto de coste que tenga a la empresa seleccionada dentro de su ámbito de aplicación. No necesitan acceso al objeto de coste.
- Los gestores de viajes pueden seleccionar cualquier objeto de coste que esté disponible para los viajeros para los que están realizando la reserva.
- Los huéspedes no pueden ver ni seleccionar un objeto de costo al finalizar la compra. Perk preselecciona el objeto de costo que se les ha asignado, si lo tienen. Los aprobadores pueden agregar o modificar uno durante el proceso de aprobación.
- Todos los demás agentes de reservas pueden seleccionar los objetos de coste disponibles para los viajeros, en función de la asignación de objetos de coste y la configuración de acceso de los viajeros.
En la fase de aprobación, los aprobadores pueden modificar el objeto de coste seleccionado por el responsable de la reserva. Los administradores de cuenta pueden seleccionar cualquier objeto de coste que incluya a la empresa seleccionada. Los demás aprobadores solo pueden seleccionar los objetos de coste disponibles para los viajeros, según la asignación y la configuración de acceso de estos.
Nota: El alcance de la empresa de un objeto de coste se aplica a todos en el proceso de pago, incluidos los administradores de cuenta.
Configuración de acceso y asignación de objetos de coste del viajero
Para los agentes de reservas que no son administradores de cuenta, la lista incluye el objeto de costo asignado al viajero, además de cualquier otro al que tenga acceso, incluidos los objetos de costo abiertos a todos. Los administradores pueden otorgar acceso a personas individuales o a grupos de usuarios completos a la vez. Para obtener más información sobre cómo configurar el acceso, consulte la sección Asignación y acceso a objetos de costo en Objetos de costo en Perk.
Si un viaje tiene varios viajeros, la lista incluye el objeto de coste asignado a cada viajero y todos los objetos de coste a los que tiene acceso cualquier viajero.