En Perk, una programación envía por correo electrónico una plantilla guardada (un conjunto de campos y filtros de informe) a las personas que selecciones, con una periodicidad determinada. Usa este artículo para crear una programación, elegir la frecuencia de envío y buscar, editar o eliminar las programaciones que hayas configurado.

Nota: Los cronogramas se comparten en toda la cuenta. Cualquier administrador o analista puede ver, editar y eliminar cualquier cronograma, no solo los que haya creado. Cada cronograma utiliza una única plantilla, y varios cronogramas pueden usar la misma plantilla. No se puede crear un cronograma sin una plantilla, así que cree una primero. Para obtener más información, consulte Guardar y reutilizar plantillas de informes personalizadas.

Crea un horario

En Perk, una programación envía una plantilla a uno o más destinatarios con la frecuencia que elijas. En este ejemplo, creas una programación llamada "Gastos de hotel del lunes" que envía una plantilla de gastos de hotel a un compañero del departamento de finanzas todos los lunes.

1. Vaya a Analizar > Informes de viaje > Informes y horarios, y luego seleccione la pestaña Horarios.
2. Seleccione Crear horario.
3. En Detalles, ingrese un Nombre (hasta 128 caracteres), por ejemplo, "Gastos de hotel del lunes". Los nombres deben ser únicos entre los registros de su cuenta.
4. Opcionalmente, introduzca una Descripción (hasta 256 caracteres). A continuación, seleccione una Plantilla y un Formato, ya sea CSV o Excel.
5. En Recurrencia, seleccione una Frecuencia. Para el ejemplo, seleccione Semanal y deje Día de la semana establecido en Lunes.
6. En Destinatarios, seleccione una o más personas. En el ejemplo, seleccione a su colega de finanzas.
7. Completa el último paso para crear el horario. Perk mostrará "Horario creado" y el horario aparecerá en la pestaña Horarios.

Nota: Solo puedes seleccionar como destinatarios a los usuarios activos de Perk en tu cuenta. Perk no puede enviar programaciones a direcciones de correo electrónico externas. Si un destinatario se vuelve inactivo, Perk lo omite. Si aún no has creado ninguna plantilla, la pestaña Programaciones muestra Crear plantilla en lugar de Crear programación. Para volver a la lista en cualquier momento, selecciona Todas las programaciones.

Elige con qué frecuencia Perk envía un informe.

En Perk, los programas envían un informe diariamente, semanalmente, mensualmente o trimestralmente, y la Frecuencia que seleccione en el paso Recurrencia decide qué día Perk lo envía.

Para los calendarios mensuales, si elige el día 29, 30 o 31, Perk envía el informe el último día del mes en los meses con menos días.

Usted elige el día en que se envía el horario, no la hora del día.

Rango de fechas en un informe programado

En Perk, un cronograma no tiene su propio rango de fechas. Utiliza el rango de fechas relativo guardado en la plantilla, por ejemplo, los últimos 7 días, contados a partir del día en que Perk envía el informe.

Nota: Las plantillas no admiten períodos de fechas personalizados, por lo que un informe programado siempre utiliza un rango de fechas relativo.

Lo que reciben los destinatarios

Perk envía a cada destinatario de una programación un correo electrónico con un enlace de descarga temporal, no un archivo adjunto. El enlace abre una página de Perk que inicia la descarga de inmediato, y la página tiene un botón Descargar archivo por si la descarga no se inicia.

Los destinatarios deben iniciar sesión en Perk con la cuenta correcta. No necesitan permisos para generar informes. El enlace y el archivo caducan a los 7 días. Si Perk no puede generar un informe, no envía un correo electrónico de error.

Para obtener más información, consulte la sección «Obtener un informe personalizado por correo electrónico».

Encuentra un horario

La pestaña Programaciones en Perk muestra todas las programaciones de tu cuenta, con el título, una descripción debajo ("Sin descripción" si la dejaste vacía), la plantilla, los destinatarios, el formato y la periodicidad.

Para encontrar un horario, utilice cualquiera de estas opciones:

• Introduzca una palabra en Título o descripción del calendario de búsqueda.
• Utilice el filtro Plantilla para mostrar los horarios que utilizan una plantilla específica.
• Utilice el filtro Destinatarios para mostrar los horarios enviados a una persona específica.

Para eliminar los filtros, seleccione Borrar filtros. Si no encuentra ninguna coincidencia, Perk mostrará "No hay horarios coincidentes". Pruebe con otro término de búsqueda o ajuste los filtros.

Editar un horario

En Perk, puedes modificar los detalles, la periodicidad o los destinatarios de un calendario en cualquier momento.

1. Vaya a Analizar > Informes de viaje > Informes y horarios, y luego seleccione la pestaña Horarios.
2. Seleccione el horario o abra su menú de opciones y seleccione Editar horario.
3. Junto a la sección que desea modificar, seleccione Editar: Editar detalles, Editar periodicidad o Editar destinatarios. La sección Recurrencia muestra la próxima fecha de envío como "Próximo envío".
4. Realiza los cambios y, a continuación, selecciona Guardar. Perk mostrará "Programación actualizada".

Para salir sin guardar, seleccione Cancelar. Para cambiar los campos o filtros que envía una programación, abra su menú de opciones y seleccione Editar plantilla.

Eliminar un horario

Eliminar una programación en Perk impide que Perk la envíe a sus destinatarios.

1. Vaya a Analizar > Informes de viaje > Informes y horarios, y luego seleccione la pestaña Horarios.
2. Abra el menú de opciones del horario y seleccione Eliminar.
3. En la ventana Eliminar programación, seleccione Eliminar. Perk mostrará "Programación eliminada".

Precaución: No se puede deshacer la eliminación de una programación. Las programaciones tampoco se pueden pausar ni reanudar, por lo que eliminarlas es la única forma de detenerlas. Si eliminas una plantilla, Perk también elimina todas las programaciones que la utilizan.