Les administrateurs et analystes de compte peuvent utiliser le rapport sur les dépenses de voyage dans Perk pour avoir une vue complète des dépenses de voyage de l'entreprise pour les vols, les hôtels, les trains et les voitures.

Vous le trouverez en allant sur Analyser > Reportages de voyage > Le rapport présente des vignettes de mesures, un graphique des dépenses hebdomadaires, un tableau récapitulatif au niveau de l'entreprise et un tableau détaillé des dépenses.

Remarque : Le rapport sur les dépenses de voyage présente des données par voyage, et non par voyageur. Pour connaître le coût réel par voyageur, télécharger le rapport personnalisé.

Attention : les données du rapport sont mises à jour quotidiennement à 5 h 30 UTC et leur traitement prend environ 2 heures. Elles ne sont pas affichées en temps réel.

Trouver les indicateurs et les tableaux du rapport

Le rapport présente différents blocs d'informations pour vous aider à suivre les coûts.

Tuiles de métriques clés

• Coût total : La somme de tous les coûts, y compris les frais positifs et les montants de remboursement négatifs.
• Remboursements et bons d'achat : Argent qui vous est renvoyé. Ces montants apparaissent sous forme de nombres négatifs.
• TVA : Calcul de la taxe sur la valeur ajoutée. Cette section considère la TVA remboursable comme un nombre positif avant de l’ajouter au total.
• Dépenses spécifiques au service :Des vignettes séparées affichant les coûts totaux des vols, des hôtels, des trains et des voitures.

Tous les indicateurs métriques comparent les dates sélectionnées à la même période juste avant celle-ci. Ils utilisent la formule mathématique suivante :

Graphiques et tableaux

• Graphique des dépenses hebdomadaires : Un graphique linéaire qui illustre vos dépenses hebdomadaires au fil du temps.
• Dépenses totales par entreprise : Un tableau qui répertorie le nom de l’entreprise, le nombre de voyages, les dépenses totales et la TVA pour chaque entité juridique.
• Tableau détaillé des dépenses : Liste des lignes de facture individuelles avec les détails de réservation, les coûts et le statut de paiement.

Remarque : Les tableaux du tableau de bord cessent d’afficher les lignes après avoir atteint 500 entrées. Téléchargez un rapport personnalisé pour afficher toutes les lignes pour les ensembles de données plus volumineux. Le message « Problème de chargement des données » signifie que vos filtres n'ont trouvé aucune information correspondante, et non que le système est défectueux.

Filtrez vos données

Vous pouvez utiliser des filtres pour affiner vos données et obtenir exactement ce dont vous avez besoin. Par défaut, le rapport affiche les dépenses des 30 derniers jours.

Conseil : Le filtre « Date d'émission de la facture » ​​est spécifique au rapport des dépenses de voyage. Utilisez-le lorsque vous devez rapprocher des données avec une facture précise plutôt que de filtrer par date de dépense.

Comprendre la différence entre les dates des dépenses et les dates des factures

La distinction entre ces deux dates est une source fréquente de confusion :

• Date de la dépense : le jour où vous et Perk convenez de la vente et créez la ligne de facture. Le rapport utilise cette date par défaut.
• Date d'émission de la facture : le jour où Perk vous envoie la facture. Une facture peut regrouper plusieurs dates de dépenses. Utilisez ce filtre pour associer les données du rapport à une facture spécifique.

Autres dates que vous pourriez rencontrer dans les rapports Perk :

• La date de création du voyage correspond à la date à laquelle le voyage a été créé. Elle peut différer de la date de réservation si le voyage est resté à l'état de brouillon.
• Date d'approbation correspond à la date à laquelle le voyage a été approuvé.

Consulter les paiements différés

L'affichage des paiements différés présente les dépenses futures à côté des dépenses actuelles. C'est particulièrement utile pour les hôtels, où la réservation est effectuée maintenant mais le paiement différé.

Lorsque vous consultez les dates passées, l'affichage standard et l'affichage différé présentent les mêmes données. Lorsque vous sélectionnez des dates futures, l'affichage différé ajoute les éléments suivants à votre tableau détaillé des dépenses :

• Statut du paiement : Indique Payé ou Pas encore payé (reporté).
• Coût futur estimé :Indique le prix que vous prévoyez de payer ultérieurement.

Remarque : Les numéros et dates de facture restent vides pour les articles différés jusqu’à ce que nous vous facturions.

Corriger les différences de données courantes

Les totaux des rapports peuvent ne pas toujours correspondre à ceux de vos factures. Voici quelques raisons courantes :

• Conversion de devises : Le rapport utilise les taux de change moyens quotidiens pour convertir les coûts dans la devise de votre choix. Les factures, quant à elles, utilisent les taux horaires calculés à partir de l’heure exacte de votre réservation. Pour éviter cet écart, veuillez modifier la devise de votre profil utilisateur afin qu’elle corresponde à celle de vos factures.
• Formatage Excel : Excel interprète parfois les données de dépenses téléchargées comme du texte. Cela perturbe la formule SOMME. Modifiez le format de la colonne en nombres ou utilisez la formule =VALEUR() pour résoudre le problème.
• Répartition par voyageur : Les factures ne détaillent pas les coûts par voyageur, contrairement aux téléchargements personnalisés. L’arrondi de ces montants peut entraîner de légères différences de quelques centimes.
• Coûts nuls et utilisateurs supprimés : Le tableau de bord conserve les centres de coûts et les utilisateurs archivés. Il supprime définitivement les utilisateurs supprimés. Les rapports téléchargés masquent également automatiquement les lignes dont le coût est de 0 $.
• Fuseaux horaires des rapports programmés : Les rapports programmés utilisent l’heure de Los Angeles (Pacifique). Un rapport programmé à 6 h 00 le premier jour du mois pourrait être diffusé un jour plus tôt dans votre fuseau horaire.

Les centres de coûts sont désormais des objets de coûts : dans Perk, nous avons renommé les centres de coûts en objets de coûts. À compter du 1er février 2026, le nom de la colonne sera également modifié dans vos fichiers CSV et PDF. Veuillez mettre à jour vos automatisations si nécessaire.