Les objets de coûts vous permettent de regrouper, de suivre et de gérer les coûts de déplacement pour un même service ou projet. Pour plus d'informations, consultez Objets de coûts dans les déplacements .

Vous pouvez créer un objet de coût pour une entreprise spécifique ou utiliser l'objet de coût pour toutes les entreprises de votre compte. assignez l'objet de coût comme objet de coût par défaut à des personnes spécifiques et choisissez de rendre l'objet de coût visible à tous dans l'entreprise ou accessible à des utilisateurs spécifiques.

Remarque : Si vous prévoyez également d'utiliser l'objet de coût pour les dépenses et les factures, consultez Configurer les objets de coût pour les dépenses et les factures .

Lors de la création d'un nouvel objet de coût, vous pouvez choisir où vous souhaitez l'utiliser, quelles entreprises peuvent l'utiliser, sélectionner les personnes qui peuvent également y accéder lors de la réservation de leur voyage, et sélectionnez un approbateur privilégié pour les déplacements affectés à cet objet de coût.

Ajout d'un nouvel objet de coût pour les réservations de voyage

1. Accédez à Paramètres > Gestion des coûts > Supports de coûts .
2. Cliquez sur Ajouter un support de coûts .
3. Dans la section Nom et utilisation :
   • Saisissez un nom clair pour de coût, tel que Budget de voyage du projet X.
   • Sélectionnez un objet de coût parent (facultatif) si vous prévoyez d'utiliser l'objet de coût également pour les dépenses et les factures. Cela crée une structure hiérarchique pour déterminer l'escalade d'approbation des dépenses ou des factures. Pour plus d'informations, consultez Objets de coût sur Perk.
4. Choisissez les sociétés concernées. Vous pouvez rendre ce support de coûts disponible pour toutes les sociétés du compte ou seulement pour certaines d'entre elles.
5. Sous Utilisation , sélectionnez Voyage .
   
6. Dans Personnes désignées : sélectionnez toutes les personnes qui doivent utiliser cet objet de coût par défaut. Les objets de coût par défaut sont automatiquement sélectionnés pour les voyageurs lors du paiement pendant la réservation d'un voyage.
7. Dans ParamètresChoisissez si vous souhaitez que d'autres personnes puissent consulter et sélectionner l'objet de coût en sélectionnant Autoriser d'autres personnes à utiliser cet objet de coûtSi vous sélectionnez « Tout le monde », n'importe qui pourra rechercher et sélectionner l'objet de coût lors du paiement. Si vous sélectionnez « Personnes sélectionnées », seules les personnes que vous avez choisies pourront accéder à l'objet de coût et le sélectionner lors de la réservation.
   
8. Dans ApprobationVeuillez sélectionner un approbateur approprié pour ce poste de coût. La personne sélectionnée ici approuvera toute demande d'approbation.
9. (Facultatif) Sous Approbateurs supplémentaires, sélectionnez d'autres personnes qui peuvent également approuver les demandes de voyage pour ce poste de dépenses.
   

Remarque : Vous devez sélectionner un approbateur principal avant d’ajouter d’autres approbateurs. L’approbateur principal ne peut pas être ajouté comme approbateur supplémentaire. Les utilisateurs invités ne peuvent pas être sélectionnés comme approbateurs.

Conseil : Ceci est fortement recommandé si vous souhaitez Mettre en place un processus d'approbation par approbateur d'objet de coût.

10. Cliquez sur Enregistrer.

Si votre entreprise utilise également Perk pour le traitement des notes de frais et des factures, vous pouvez utiliser ceci objet de coût pour les dépenses et les factures en sélectionnant Dépenses ou Factures en matière de visibilité sur le terrain. Cela signifie que si cet objet de coût est sélectionné dans la réservation de voyage, toutes les dépenses liées à cette réservation seront automatiquement imputées à l'objet de coût approprié pour les vérificateurs financiers.

Attention : Si vous utilisez une intégration RH et ajoutez une nouvelle personne à Perk avec un support de coûts qui n'existe pas sur la plateforme, un nouveau support de coûts est créé automatiquement.

Attribuer l'objet de coût comme objet de coût par défaut d'une personne

Lorsque vous définissez un objet de coût par défaut pour une personne, celui-ci est automatiquement sélectionné lors du paiement lorsqu'elle réserve un voyage. La personne peut également consulter d'autres objets de coût, selon leurs paramètres de visibilité.

Pour attribuer un objet de coût par défaut :

1. Allez à Page des personnes.
2. Sélectionnez la ou les personnes auxquelles vous souhaitez attribuer l'objet de coût.

3. Dans la section Actions rapides, cliquez Modifier l'objet de coût.

   

4. Sous Attribuer un objet de coût, sélectionnez le nouvel objet de coût.

   

Affectation d'un trajet à un objet de coût

Pour imputer un voyage à un centre de coûts avant paiement :

1. Une fois que vous avez terminé de sélectionner votre voyage, cliquez sur Continuer .
2. Sur la page Paiement , sous Facturer à , sélectionnez la société à laquelle vous souhaitez facturer le voyage.
3. Sous Payer avec , sélectionnez le profil de paiement sur lequel vous souhaitez facturer le voyage.
4. Sous Rapports , ajoutez l'objet Coût et les valeurs de tous les champs personnalisés.
5. Cliquez sur Confirmer le paiement ou Demander l'approbation .

Selon les paramètres de votre entreprise, vous ne pourrez peut-être sélectionner que certaines des options disponibles.

Attention : Vous ne pouvez pas modifier l’objet de coût d’une réservation après que celle-ci a été confirmée. Si vous utilisez Perk pour traiter les dépenses, un vérificateur financier pourra ajuster cela ultérieurement.

Rendre obligatoires les objets de coût pour toutes les réservations de voyage

Rendre les objets de coût obligatoires pour tous les déplacements :

1. Accédez à Paramètres > Gestion des coûts > Supports de coûts .
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Paramètres .
3. Sélectionnez Rendre les objets de coût obligatoires pour toutes les réservations de voyage .

Une fois activée, cette fonctionnalité exige qu'un objet de coût soit associé à chaque trajet avant que la réservation puisse être finalisée.

Avant d'appliquer ce paramètre, assurez-vous que chaque utilisateur est affecté à un objet de coût ou sélectionnez Rendre tous les objets de coût visibles à tous pour leur permettre de choisir parmi n'importe quel objet de coût.

Affichage des approbateurs supplémentaires sur la liste des objets de coûts

Dans Paramètres > Gestion des coûts > Objets de coûts, la colonne Approbateurs supplémentaires indique qui est configuré pour chaque objet de coût de voyage.

Les approbateurs supplémentaires n'apparaissent que lorsque Voyages est sélectionné sous Utilisation. Les objets de coûts de type dépense uniquement n'affichent pas la section des approbateurs supplémentaires.