Une politique de voyage définit ce qui est considéré comme « autorisé » pour les vols, les hôtels, les voitures, les trains et les dépenses connexes sur Perk. Elle fournit aux voyageurs des indications claires sur ce qu'ils peuvent réserver et permet à votre équipe financière d'effectuer des contrôles de conformité automatiques pour chaque réservation.

Cet article vous permettra de comprendre les paramètres disponibles pour chaque type de voyage et leur fonctionnement conjoint, afin de définir votre propre politique de voyage.

Politiques de voyage chez Perk

Une politique de voyage est l'ensemble des règles utilisées par Perk pour déterminer si une réservation est conforme ou non à cette politique. Vous pouvez configurer des règles différentes pour chaque catégorie de voyage (vols, hôtels, voitures et trains), ainsi que des directives concernant les dépenses effectuées pendant le voyage, comme les taxis et les repas. Ensemble, ces règles permettent aux voyageurs de connaître clairement leurs attentes avant de réserver et offrent au service financier des contrôles de conformité automatiques et cohérents, sans intervention manuelle pour chaque voyage.

Vous pouvez créer une politique de voyage par défaut, puis ajouter des politiques supplémentaires pour des voyageurs spécifiques. Si aucun voyageur n'a de politique spécifique attribuée, Perk applique la politique par défaut. Lors de la réservation d'un voyage, Perk indique si la réservation est conforme ou non à la politique. Par défaut, les voyageurs sont avertis, mais peuvent toujours effectuer des réservations hors politique. Pour soumettre les voyages hors politique à un examen, mettre en place un processus d'approbation des voyages.

Perk vous propose des modèles prêts à l'emploi pour que votre police d'assurance soit opérationnelle en quelques minutes, chaque paramètre restant entièrement modifiable par la suite. Vous pouvez choisir parmi :

• Politique standard (recommandée) — le point de départ le plus populaire pour les nouveaux clients, avec des budgets équilibrés et aucune restriction de fenêtre de réservation.
• Politique stricte — budgets plus serrés et fenêtres de réservation obligatoires, pour les organisations qui souhaitent un contrôle plus précis des coûts.
• Créez le vôtre — pour les équipes qui connaissent déjà leurs règles et qui veulent organiser leurs vols, hôtels, voitures et trains à partir de zéro.

Voici, par exemple, une comparaison des modèles Standard et Strict sur quelques paramètres clés. Ces chiffres sont des exemples illustratifs et non des valeurs par défaut fixes ; vous pouvez les modifier après avoir utilisé un modèle.

Vous trouverez ces paramètres sous Paramètres > Gestion des voyages > Politiques de voyage.

Remarque : Votre spécialiste de l’implémentation vous expliquera où se trouve chaque champ dans votre configuration et vous aidera à la configurer en fonction de vos besoins opérationnels.

paramètres de politique de vol

Les règles de vol dans Perk déterminent quels tarifs sont réservables par défaut et lesquels nécessitent une approbation, en fonction de la cabine, de l'horaire, de l'itinéraire et du prix. Vous pouvez configurer :

• Restrictions de classe de cabine, telles que la limitation par défaut des réservations à la classe économique.
• Une autorisation de classe cabine plus élevée pour les vols plus longs, par exemple en autorisant la classe affaires une fois que la durée du vol dépasse un seuil défini (par exemple, 6 heures).
• Un plafond pour les vols aller simple, définissant le prix d'un vol aller simple.
• Fenêtres de réservation, qui définissent le nombre minimum de jours avant le départ pour lesquels un vol doit être réservé.
• Budgets dynamiques ou maximums, appliquant un écart de pourcentage fixe basé sur le tarif le moins cher ou le tarif médian dans les résultats de recherche.
• Exceptions liées à l'itinéraire, fixant un plafond de prix spécifique entre deux destinations, comme une allocation plus élevée pour Dubaï à Londres que la politique générale.
• Exceptions pour les vols intérieurs, appliquant un plafond de prix distinct, généralement inférieur, pour les voyages à l'intérieur du pays au lieu du budget international général.
• Tarifs entreprise, donc les tarifs des compagnies aériennes avec lesquelles vous avez négocié des accords sont exclus de vos limites budgétaires.

paramètres de la politique de l'hôtel

Les règles hôtelières de Perk déterminent les établissements réservables par défaut, en fonction de la qualité, des dates et du prix, avec une certaine flexibilité budgétaire selon le marché. Vous pouvez configurer :

• Une note maximale d'étoiles est autorisée.
• Périodes de réservation indiquant combien de temps à l'avance un hôtel doit être réservé.
• Budgets dynamiques ou maximums, basés sur le tarif médian des résultats de recherche. La méthode de l'option la moins chère utilisée pour les vols ne s'applique pas aux hôtels.
• Exceptions budgétaires définies par ville ou par pays, permettant un plafond nocturne différent du budget maximal global, par exemple une allocation plus élevée pour Dubaï que pour un marché à moindre coût.
• Tarifs entreprise, donc les tarifs des chaînes hôtelières avec lesquelles vous avez négocié des accords sont exclus de vos limites budgétaires.

Paramètres de politique de voiture

Les règles de voiture dans Perk vous permettent de configurer :

• Budgets journaliers pour les locations de voitures.
• Périodes de réservation indiquant combien de temps à l'avance une voiture doit être réservée.
• Type de voiture, couvrant les petites voitures, les voitures moyennes, les grandes voitures, les voitures haut de gamme et un niveau de mise à niveau « options d'élite » au sein de chaque type.
• Tarifs professionnels, donc les tarifs des fournisseurs de voitures avec lesquels vous avez négocié des accords sont exclus de vos limites budgétaires.

Paramètres de politique de train

Les règles d'entraînement dans Perk vous permettent de configurer :

• Budgets dynamiques ou maximums pour les tarifs ferroviaires.
• Restrictions de classe de cabine pour les trains.
• Tarifs entreprises, donc les tarifs des transporteurs ferroviaires avec lesquels vous avez négocié des accords sont exclus de vos limites budgétaires.

Dépenses pendant le voyage

Perk vous permet également de donner aux voyageurs des instructions concernant leurs dépenses pendant leur voyage, comme les taxis et les repas.

Remarque : Les conseils pendant le voyage sont informatifs. Ils n’apparaissent pas lors du processus de réservation lui-même ; les voyageurs les consultent donc séparément et non au moment de la réservation.

Élaboration d'une politique de voyage

Pour créer une politique de voyage :

1. Accédez à Paramètres >Gestion des voyages> Politiques de voyage.
2. Cliquez sur Nouvelle politique de voyage .
3. Saisissez un nom pour la politique et cliquez sur Créer une politique de voyage .
4. Dans la nouvelle politique de voyage, sélectionnez le type de voyage que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur Modifier .
5. Sélectionnez le Budget par défaut, les Exceptions budgétaires et les Paramètres avancés.
6. Cliquez Enregistrer les modifications.

Une fois la politique créée, assignez-y les voyageurs.

Attribuer des voyageurs à une politique de voyage

Pour affecter les voyageurs à une police d'assurance voyage :

1. Allez à la page Personnes.
2. Recherchez la personne et sélectionnez son nom.
3. Allez dans l'onglet Organisation, et sous Politiques et approbations, sélectionnez Modifier.
4. Sous police de voyage, recherchez ou sélectionnez la police dans la liste.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une politique de voyage

Vous pouvez modifier une politique de voyage à tout moment. Pour modifier une politique de voyage :

1. Accédez à Paramètres > Gestion des voyages >Politiques de voyage.
2. Sur la police que vous souhaitez modifier, sélectionnez le type de voyage et sélectionnez Modifier.
3. Mettez à jour le paramètre et sélectionnez Enregistrer les modifications.