Les politiques de voyages vous permettent de fixer des budgets et des instructions pour différents services et vous aident à gérer les dépenses liées aux voyages.
Vous pouvez créer une politique par défaut qui s’applique à tous les employés, et des politiques supplémentaires peuvent être attribuées à des personnes ou à des groupes spécifiques.
Lors de la réservation d'un voyage, nous indiquons aux employés si le service qu'ils souhaitent réserver est conforme ou non à la politique. Vous pouvez configurer un processus d'approbation pour les voyages non conformes.
Paramètres de la politique de voyage
En fonction du type de voyage, vous pouvez modifier différents paramètres.
- Vols : Vous pouvez définir des budgets dynamiques/maximaux, des fenêtres de réservation et des classes de cabine avec des exceptions pour des itinéraires ou des durées de vol spécifiques.
- Hôtels : Vous pouvez définir des fenêtres de réservation, des notes maximales en étoiles et des budgets dynamiques/maximaux avec des exceptions en fonction de l'emplacement.
- Suppléments de l'hôtel : Vous pouvez ajouter des instructions de paiement, des indemnités de repas, des budgets de dépenses quotidiennes et d'autres instructions.
- Voitures : Vous pouvez définir des budgets quotidiens et des fenêtres de réservation.
- Trains : Vous pouvez définir des budgets dynamiques/maximaux et des restrictions de classe de cabine.
- En cours de voyage : vous pouvez définir des instructions pour des choses comme les taxis ou les repas.
Pour plus d'informations sur les budgets dynamiques, consultez Configurer des budgets dynamiques sur les politiques de voyage .
Conformez à la politique à voyages
Si vous n'avez pas encore ajouté de politique de voyage, vous pouvez choisir l'une des politiques recommandées ou créer une politique manuellement en cliquant sur Créer une nouvelle politique .
Si vous avez déjà ajouté une politique de voyage, cliquez sur Nouvelle politique de voyage .
- Accédez à Paramètres > Gestion des voyages > Politiques de voyage .
- Cliquez sur Nouvelle politique de voyage .
- Saisissez un nom pour la politique et cliquez sur Créer une politique de voyage .
- Dans la nouvelle politique de voyage, sélectionnez le type de voyage que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur Modifier .
- Sélectionnez le Budget par défaut, les exceptions budgétaires , et Paramètres avancés .
- Cliquez Enregistrer les modifications.
Une fois la politique de voyage créée, vous devez y affecter des voyageurs. Toutes les politiques de voyage peuvent être modifiées à tout moment.
Affecter les voyageurs à une politique de voyage
- Accédez à la page Personnes .
- Recherchez la personne et cliquez sur son nom.
- Accédez à l’onglet Organisation et sous Politiques et approbations , cliquez sur Modifier .
- Sous Politique de voyage , recherchez ou sélectionnez la politique dans la liste.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier une politique de voyages
- Accédez à Paramètres > Gestion des voyages > Politiques de voyage .
- Sur la politique de voyage que vous souhaitez modifier, sélectionnez le type de voyage et cliquez sur Modifier .
- Mettez à jour la section concernée et cliquez sur Enregistrer les modifications .