Cet article vous aide à choisir et à mettre en place le processus d'approbation des voyages le mieux adapté à votre entreprise. Consultez-le lorsque vous serez prêt à créer ou à modifier la procédure d'approbation des voyages avant la réservation.
Il existe deux types de procédures d'approbation de voyage :
- Aucune approbation requise — Les voyages peuvent être réservés sans approbation ; vous pouvez toujours envoyer des notifications lorsque des voyages sont réservés.
- Approbation requise — Certains types de voyages nécessitent une approbation avant leur réservation. Vous pouvez utiliser des règles d'approbation en une ou deux étapes (deux personnes approuvent, successivement ou en parallèle).
Conseil : Vous pouvez également configurer un processus d’approbation par défaut qui s’applique au niveau du compte pour tous les employés de l’entreprise qui ne sont pas affectés à un autre processus. Pour en configurer un, consultez Mettez en place un processus d'approbation par défaut pour les voyages.
Avant de commencer :
- S'il n'y a aucun processus d'approbation attribué à une personne, aucune approbation n'est nécessaire pour réserver des voyages ou effectuer des modifications.
- Si une personne est affectée à plusieurs processus d'approbation, le processus le plus restrictif est appliqué (créé manuellement, puis automatisé, puis par défaut).
Pour en savoir plus sur le fonctionnement des processus et des règles d'approbation, consultez Processus d'approbation des voyages dans Perk.
Aucune approbation requise
Les procédures « sans approbation » permettent aux voyageurs de réserver des voyages ou d’y apporter des modifications sans autorisation. Vous pouvez choisir de recevoir des notifications lors de la réservation de nouveaux voyages. Voir Mettre en place un processus de voyage « sans approbation requise ».
Approbation nécessaire
Les processus « Approbation requise » vous permettent de définir des règles d’approbation pour certains voyageurs et de déterminer quand une approbation est nécessaire (par exemple, uniquement pour les cas hors politique ou certains objets de coûts). Pour en configurer un, consultez Mettre en place un processus d’« approbation requise » pour les voyages.
Conseil : Pour envoyer des demandes d’approbation directement au responsable hiérarchique d’un voyageur, consultez Désignez un responsable hiérarchique comme approbateur.
Disponible uniquement pour les comptes Pro
Si vous avez besoin d'une approbation supplémentaire, vous pouvez désigner un deuxième approbateur afin que deux personnes doivent approuver la réservation avant qu'elle ne soit effectuée. Par exemple, vous pouvez choisir un approbation séquentielle (c'est-à-dire un premier approbateur, puis un second) ou approbation parallèle (c'est-à-dire que les deux approuvent, quel que soit l'ordre).
Cependant, veuillez noter que des niveaux d'approbation plus élevés impliquent des délais d'approbation plus longs ; par conséquent, certaines options de voyage peuvent être épuisées ou voir leur prix augmenter. Si vous souhaitez utiliser cette option, veuillez contacter votre gestionnaire de compte.