Vous pouvez configurer des champs personnalisés pour recueillir des informations supplémentaires lors de la réservation d'un voyage, de la soumission d'une note de frais ou du traitement d'une facture pour la répartition des coûts. Les informations contenues dans ce champ peuvent servir à suivre et à classer les coûts ou à déclencher un processus d'approbation spécifique.

Seuls les administrateurs de compte peuvent créer ces champs personnalisés. Cependant, ils sont visibles par tous lors du passage en caisse, dans le formulaire de demande de remboursement de frais et dans le formulaire de facture.

Selon leur rôle, ils peuvent renseigner ces champs. Par exemple, les employés peuvent ajouter des informations à un champ personnalisé lors de la réservation d'un voyage, et les responsables voyages peuvent le modifier si nécessaire. Concernant les dépenses, les personnes qui les soumettent peuvent sélectionner une option pour le champ personnalisé, et les vérificateurs financiers peuvent le modifier si besoin.

Lors de la configuration d'un champ personnalisé pour les réservations de voyage, les dépenses et les factures, vous pouvez en choisir l'usage. Par exemple, vous pouvez ajouter un champ personnalisé à la page de paiement pour enregistrer les préférences de voyage, les explications concernant les tarifs sélectionnés ou les demandes spéciales. Dans ce cas, vous pouvez configurer ce champ personnalisé exclusivement pour les voyages. Ce champ n'apparaîtra pas dans les notes de frais soumises par les utilisateurs.

Vous pouvez configurer des champs personnalisés accessibles à tous les employés de toutes les entreprises, ou les limiter à certaines entreprises. Seules les personnes appartenant à ces entreprises verront le champ personnalisé et pourront y saisir une valeur. Vous pouvez également choisir si le champ est facultatif ou obligatoire.

Les champs personnalisés s'affichent par ordre alphabétique lors du passage à la caisse, pour les dépenses et les factures. De même, les options de champ sont triées par ordre alphabétique. Il n'est pas possible de définir l'ordre manuellement.

Remarque : Si vous utilisiez auparavant des étiquettes, vous pouvez désormais utiliser des champs personnalisés. Pour plus d’informations, consultez Migration des étiquettes vers des champs personnalisés .

Champs personnalisés pour la répartition des coûts

Vous pouvez utiliser des champs personnalisés pour refléter toutes les dimensions financières supplémentaires que vous avez pu configurer dans votre système financier afin de suivre l'affectation des coûts.

Par exemple, vous pouvez demander à vos employés d'indiquer le nom d'un événement spécifique afin de pouvoir suivre toutes les dépenses qui y sont liées. Dans ce cas, vous ajoutez un champ personnalisé pour les frais de déplacement ; les employés peuvent ainsi préciser l'événement lors de leur réservation et ajouter cette information lorsqu'ils saisissent leurs notes de frais. Vous pouvez ainsi facilement suivre tous les coûts associés à cet événement.

Lors de la configuration d'un champ personnalisé pour l'affectation des coûts, vous pouvez lui attribuer un identifiant unique afin de faciliter son identification lors de l'exportation des dépenses ou des factures vers un système tiers. Vous pouvez limiter ce champ personnalisé à certaines catégories de dépenses ou de factures, voire l'associer exclusivement à des objets de coûts spécifiques, ce qui vous permet de recueillir des informations complémentaires à celles fournies par l'objet de coût.

Par exemple, vous pouvez créer un objet de coût, « Activation des ventes », puis un champ personnalisé,  Projet pour affiner la classification des dépenses. Ainsi, vous pouvez imputer les dépenses à l'objet de coût tout en recueillant des informations précises sur le projet concerné, pour un reporting plus précis.

Remarque  : Le nombre de champs personnalisés que vous pouvez créer dépend de votre forfait. Pour plus d’informations, consultez page des tarifs des forfaits Perk .

Formats de réponse et options pour les champs personnalisés

Vous pouvez définir de manière flexible la façon dont les utilisateurs saisissent les informations dans le champ personnalisé. Perk vous permet de créer trois types de réponses :

• Sélection unique  : Les utilisateurs ne peuvent sélectionner qu’une seule option dans une liste. Ce format s’applique aux déplacements, aux notes de frais et aux factures. Vous déterminez le code ERP à utiliser pour exporter les informations vers votre système financier et comptable. Vous pouvez également choisir un approbateur spécifique, si nécessaire. Pour plus d’informations, consultez Utilisation des champs personnalisés pour l’approbation des notes de frais et des factures .
   
• Sélection multiple  : Les utilisateurs peuvent sélectionner une ou plusieurs options dans une liste. Vous pouvez créer autant d’options que nécessaire. Les champs personnalisés de sélection permettent de suivre les services, les bureaux, les motifs de déplacement et les codes de projet ou de client. Ce format s’applique uniquement aux champs personnalisés de déplacement.
  
  Vous pouvez autoriser les utilisateurs à ajouter leurs propres options si nécessaire. Ils verront toutes les options prédéfinies dans la liste, ainsi qu'une option pour créer une nouvelle réponse. Une fois la nouvelle réponse ajoutée, les autres utilisateurs pourront la sélectionner lors du remplissage du champ personnalisé.
   
• Texte libre : Les utilisateurs peuvent écrire ce qu'ils souhaitent. Cela permet de suivre les identifiants provenant d'autres systèmes, de mémoriser les préférences de voyage, d'enregistrer les explications relatives aux tarifs sélectionnés, de recueillir les demandes spéciales ou d'indiquer les restrictions alimentaires. Ce format s'applique uniquement aux champs personnalisés de voyage.

Conseil : Vous pouvez créer des champs personnalisés à sélection unique pour les dépenses et les factures afin de recueillir des informations qui ne sont pas utilisées pour la répartition des coûts.

Il existe trois façons de créer des options pour les champs personnalisés à sélection unique et à sélection multiple, selon leur emplacement :

• Ajoutez les options individuellement (toutes).
• Importer en masse à l'aide d'un fichier CSV (tous).
• Provisionner à l'aide d'un outil tiers.

Vous pouvez modifier ou archiver les options de champ à tout moment. Pour les champs personnalisés fournis par un système tiers, le système source détermine le type de champ personnalisé créé. Par exemple, pour les intégrations de gestion des dépenses avec un système financier et comptable ou un ERP, seuls les champs personnalisés utilisés pour l'affectation des coûts peuvent être créés.

Vous pouvez modifier le type de champ personnalisé à tout moment, en passant d'un champ à sélection unique à un champ de texte libre, d'un champ à sélection unique à un champ à sélection multiple, d'un champ à sélection multiple à un champ de texte libre, ou d'un champ de texte libre à un champ à sélection multiple. Toutefois, si vous avez créé un champ personnalisé à sélection multiple et que des utilisateurs ont saisi plusieurs valeurs, vous ne pouvez pas le convertir en champ à sélection unique.

Attention : Vous ne pouvez pas utiliser de champ personnalisé à sélection multiple pour les dépenses ou les factures. Si vous avez créé un champ personnalisé à sélection multiple, vous ne pouvez pas le convertir en champ à sélection unique. Vous devez créer un nouveau champ personnalisé.

Utilisation de champs personnalisés pour l'approbation des dépenses et des factures

Dans les notes de frais et les factures, vous pouvez utiliser les valeurs soumises dans le cadre d'un champ personnalisé pour déterminer un flux d'approbation personnalisé pour cette dépense ou facture.

Par exemple, vous pouvez vouloir attribuer toutes les dépenses d'un projet spécifique à une personne en particulier. Dans ce cas, vous créez un champ personnalisé « Projet » avec les valeurs « Projet Alpha » et « Projet Beta ». Dans les paramètres de chaque valeur, vous désignez Alex Gomez comme approbateur pour le projet Alpha et Ana Smith pour le projet Beta.

Vous configurez un flux de travail personnalisé à l'aide du concepteur de flux de travail qui comprend un nœud pour attribuer un approbateur en fonction de la valeur du champ personnalisé Projet s'il est présent.

Lorsque des personnes soumettent des dépenses à l'objet de coûts « Activation des ventes » et sélectionnent « Projet Alpha » comme projet, la dépense peut être acheminée vers Alex Gomez pour approbation plutôt que d'utiliser le propriétaire de l'objet de coûts « Activation des ventes » comme approbateur.

Création d'un champ personnalisé pour les réservations, les dépenses et les factures

Remarque : Selon les paramètres de votre compte, vous pouvez voir ou non tous ces paramètres.

1. Accédez à Paramètres > Gestion des coûts > Champs personnalisés .
2. Cliquez sur Ajouter un champ .
3. Sélectionnez Réservations de voyage, dépenses et factures .
   
   
    
4. Dans Nom et description du champ , saisissez :
   • Nom : L'étiquette affichée à la caisse, sur les dépenses ou sur la facture.
   • Description : Ceci aide les gens à remplir correctement le champ.
   • Dans la section  Entreprises , choisissez si vous souhaitez collecter ces informations personnalisées pour toutes les entreprises ou seulement pour certaines d'entre elles. Si vous sélectionnez des entreprises spécifiques, le champ personnalisé ne sera affiché que pour les personnes appartenant à ces entreprises.
   • Dans la section Utilisation , choisissez où vous souhaitez utiliser le champ personnalisé : voyages, dépenses ou factures. Selon votre compte, vous pouvez ne voir que certaines de ces options.
   • Si vous avez sélectionné des dépenses ou des factures et que vous souhaitez suivre les coûts à l'aide du champ personnalisé, sélectionnez Utiliser pour l'affectation des coûts et saisissez un identifiant unique qui peut être utilisé pour identifier le type de coût lors de l'exportation des dépenses vers un système tiers, tel qu'un ERP.
5. Dans les Paramètres , choisissez :
   • Indique si le champ personnalisé est obligatoire dans les réservations de voyage, si vous avez sélectionné l'utilisation des voyages, ou dans les dépenses et les factures, si vous avez sélectionné l'une de ces options à l'étape précédente.
   • Si le champ personnalisé est utilisé pour la répartition des coûts, choisissez de limiter son utilisation à une catégorie ou un objet de coût spécifique . Le champ personnalisé s'affiche uniquement lorsque cette catégorie ou cet objet de coût est sélectionné pour une dépense ou une facture.
6. Dans format réponse déterminez format des informations pouvant être dans le champ personnalisé :
   • Sélection unique : Une seule valeur de champ peut être sélectionnée parmi les valeurs de champ autorisées.
   • Sélection multiple : Plusieurs valeurs peuvent être sélectionnées parmi les valeurs de champ autorisées. Autorisez les utilisateurs à ajouter d'autres valeurs en sélectionnant Autoriser les utilisateurs à ajouter leurs propres valeurs de champ (réservations de voyage uniquement) .
   • Texte libre : Les utilisateurs peuvent saisir tout texte respectant les paramètres du champ. Spécifiez un nombre minimum et maximum de caractères, ainsi que le type de caractères autorisés : majuscules, minuscules, chiffres ou caractères spéciaux. Les caractères spéciaux sont tous les caractères autres que les chiffres de 0 à 9, les lettres az et AZ, ou un espace.
7. En fonction du format de réponse, déterminez les valeurs de applicables Pour plus d'informations, consultez Ajout de valeurs de champ pour un champ personnalisé .
8. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Vous pouvez créer plusieurs champs personnalisés avec le même nom d'affichage, mais les limiter à des sociétés spécifiques afin de déterminer le code ERP correct pour exporter les informations vers le système financier.

Par exemple, vous pouvez créer deux champs personnalisés appelés « Projet » et limiter l’un à l’entité juridique espagnole et l’autre à l’entité juridique allemande. Cela vous permet d’exporter correctement les codes de projet pour chaque entreprise.

Ajout de valeurs de champ pour un champ personnalisé

Vous pouvez ajouter des options lors de la création d'un champ personnalisé ou après sa création. Selon le format de réponse , les informations requises peuvent varier.

Pour tous les formats de réponse, vous devez spécifier un nom de valeur et un nom d'affichage. Le nom d'affichage est visible lorsque l'utilisateur clique sur le champ personnalisé. Le nom de valeur est utilisé si les informations personnalisées sont exportées vers un système tiers.

Pour champs personnalisés à sélection unique pour les dépenses et les factures que vous avez l'intention d'utiliser pour la répartition des coûts, vous déterminez également le code ERP spécifique pour garantir que les informations peuvent être exportées vers votre système financier et comptable.

Vous pouvez également choisir un approbateur spécifique pour les notes de frais ou les factures soumises avec cette valeur dans le champ personnalisé. Pour plus d'informations, consultez Utilisation des champs personnalisés pour l'approbation des notes de frais et des factures .

Vous pouvez supprimer les valeurs des champs à tout moment. Toutes les réponses déjà enregistrées dans les dépenses existantes seront conservées.

Ajouter les options individuellement

1. Accédez à Paramètres > Gestion des coûts > Champs personnalisés .
2. Sur le champ personnalisé auquel vous souhaitez ajouter des options, cliquez sur les trois points et sélectionnez Modifier .

3. Sous Valeurs du champ , cliquez sur Ajouter :

   Nom de la valeur : Valeur exportée vers des systèmes tiers, si nécessaire.

   Nom d'affichage : Étiquette affichée aux personnes comme option dans les réponses à sélection unique et à sélection multiple.

   Code Identifiant unique permettant d’identifier l’option dans un système tiers. S’applique uniquement si le champ personnalisé est utilisé pour la répartition des coûts.

   Approbateurs des dépenses : Sélectionnez la ou les personnes qui doivent approuver la dépense ou la facture. S'applique uniquement si le champ personnalisé est utilisé pour la répartition des coûts.

4. Cliquez Sauvegarder.
5. Ajoutez autant de valeurs que nécessaire et cliquez sur Enregistrer pour conserver les modifications.

Utilisation d'un fichier CSV

Pour importer plusieurs options de champ en masse, vous pouvez utiliser un fichier CSV. Les valeurs doivent être séparées par un - (;). Le nom ne doit pas dépasser 100 caractères et ne doit pas contenir de barre oblique ( ), de de ligne ( \n ni de point- ( ).

Les champs dont le nom dépasse 100 caractères ou contient des caractères interdits ne peuvent être importés et l'importation échouera. Si vous spécifiez des approbateurs pour chaque valeur et que l'adresse e-mail de l'approbateur n'existe pas dans Perk, un message d'erreur s'affiche.

1. Créez un fichier CSV contenant les noms de vos options dans une seule colonne.
2. Dans la première ligne de la colonne, vous devez avoir le texte nom . Ne modifiez pas la première ligne du modèle CSV ; elle est requise pour l’importation des données .
3. Accédez à Paramètres > Gestion des coûts > Champs personnalisés .
4. Sur le champ personnalisé auquel vous souhaitez ajouter des options, cliquez sur les trois points et sélectionnez Modifier .
5. Sous Options de champ , cliquez sur Importer à partir d'un fichier CSV .
6. Glissez-déposez ou sélectionnez votre fichier CSV et cliquez sur Importer .
7. Cliquez Sauvegarder.