Cet article explique comment configurer l'intégration Xero pour la gestion des dépenses Perk : préparation de Perk et de Xero, connexion, paramètres d'importation et d'exportation, et modifications ultérieures. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'intégration et le mappage des données, consultez la page Intégrer Xero à Perk pour la gestion des dépenses. En cas d'échec d'exportation ou d'erreur d'importation, consultez la page Dépannage de l'intégration Xero pour la gestion des dépenses Perk.
Rôle : Les administrateurs de compte peuvent effectuer cette tâche.
Avant de commencer
La mise en place de cette configuration préalable permet d'éviter les échecs d'exportation ultérieurs. Vous devez disposer d'un rôle d'administrateur de compte Perk avec les autorisations nécessaires pour configurer les utilisateurs, les taux de taxe, les objets de coûts, les catégories de dépenses et les intégrations.
L'intégration ne permettant pas la création d'utilisateurs dans Perk, veuillez les créer sur la page « Personnes » de Perk avant la configuration. Chaque utilisateur devra posséder une adresse e-mail correspondant exactement à celle du contact Xero associé. Au moins un utilisateur Perk actif est requis pour finaliser la configuration. De plus, au moins un compte de dépenses dans Xero est nécessaire.
Connexion de Perk à Xero
La connexion de Perk à Xero est le point d'entrée de l'intégration. Vous choisissez l'entreprise à lier, puis vous autorisez Perk dans Xero via OAuth.
- Dans Perk, allez dans Paramètres > Intégrations, puis ouvrez l'onglet des intégrations ERP.
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Trouvez la carte Xero et cliquez sur Démarrer la configuration/Gérer.
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Sélectionnez l'entreprise à laquelle vous connecter dans le menu déroulant. L'entreprise qui vous est attribuée est sélectionnée par défaut ; choisissez-en une autre si nécessaire. Vous devez sélectionner une entreprise pour continuer.
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Cliquez sur Activer. Une fenêtre d'authentification Xero s'ouvre.
- Connectez-vous à Xero et cliquez sur Autoriser l'accès pour accorder à Perk les autorisations dont il a besoin.
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Après l'authentification, vous revenez à la configuration de l'intégration Xero. Le statut indique Configuration incomplète car les paramètres d'importation et d'exportation doivent encore être configurés.
Configuration des paramètres d'importation
La configuration des paramètres d'importation indique à l'intégration Xero pour les dépenses Perk quelles données Xero importer dans Perk. Vous suivez les quatre étapes de l'assistant depuis la fiche « Paramètres d'importation » en cliquant sur « Configurer l'importation ».
Étape 1. Comptes
Choisissez les comptes Xero à importer comme catégories de dépenses. Les comptes sont regroupés par type et vous disposez de deux modes de sélection :
- Sélectionnez l'option « Tout importer » pour importer tous les comptes actuels de ce type et importer automatiquement tous les futurs comptes actifs ajoutés à ce type ultérieurement.
- Sélectionnez les comptes individuels pour importer uniquement ceux-ci. Les nouveaux comptes ajoutés ultérieurement à ce type ne sont pas importés automatiquement ; vous devez les ajouter manuellement dans les paramètres d'importation.
Le type « Dépense » est sélectionné par défaut. Tous les autres types sont désélectionnés. Vous devez sélectionner au moins un compte ; vous devez donc avoir configuré au moins un compte de dépenses dans Xero avant de pouvoir terminer la configuration.
Étape 2. Catégories de suivi
Pour chaque catégorie de suivi Xero, choisissez le mode d'importation :
- En tant qu’objets de coûts, les employés les sélectionnent lors de la saisie d’une dépense, et Perk les utilise pour l’affectation des coûts et le circuit d’approbation.
- En tant que champ personnalisé — stocké en tant que champ personnalisé sur les dépenses pour la classification secondaire.
L'association à un champ personnalisé crée un nouveau champ personnalisé « Avantage » portant le nom de la catégorie Xero. Vous pouvez également ignorer une catégorie et ne pas l'importer. Pour chaque catégorie importée, vous choisissez les valeurs d'option à inclure ; toutes sont sélectionnées par défaut et au moins une doit rester sélectionnée. Xero prend en charge jusqu'à deux catégories de suivi.
Vous pouvez ignorer toutes les catégories de suivi. Si aucune n'est importée, rien ne correspond aux objets de coûts et le paramètre Exclure les objets de coûts de l'exportation est activé dans Paramètres > Compte > Sociétés > Paramètres de dépenses > Exportation de données et configuration ERP.
Étape 3. Taux d'imposition
Vérifiez et sélectionnez les taux de taxe à importer. Tous les taux sont présélectionnés par défaut. La liste affiche le nom, le pourcentage et le code TVA de chaque taux. Les nouveaux taux de taxe actifs ajoutés ultérieurement à Xero sont toujours importés automatiquement ; vous pouvez les désélectionner ultérieurement dans les paramètres d'importation.
Si votre organisation Xero n'applique aucun taux de taxe, vous pouvez continuer. Les dépenses seront alors exportées sans application de taxe.
Étape 4. Contacts
Perk associe les utilisateurs Perk aux contacts Xero par e-mail. Cette étape indique combien d'utilisateurs Perk n'ont pas encore de contact Xero correspondant. Une fois tous les utilisateurs associés, le nombre d'utilisateurs actifs dans Perk s'affiche. Dans tous les cas, assurez-vous que les mêmes personnes figurent bien dans vos contacts Xero. Aucune association n'est effectuée à cette étape : Perk associe les utilisateurs lors de la synchronisation (après la première importation) et à chaque synchronisation suivante.
Remarque : Seuls les utilisateurs Perk existants peuvent associer un contact Xero, et au moins un utilisateur Perk actif doit exister pour terminer la configuration.
Configuration terminée
Cliquez sur Terminer la configuration à la dernière étape pour enregistrer vos paramètres et lancer la première importation. Le moment où cette première importation s'exécutera dépend de la synchronisation initiale des données Xero : le transfert unique de vos données Xero qui démarre dès votre connexion. Si la synchronisation initiale est toujours en cours lorsque vous cliquez sur « Terminer la configuration », la première importation commencera dès qu'elle sera terminée ; si elle est déjà terminée, elle s'exécutera lors de la prochaine synchronisation nocturne. Dans les deux cas, l'affichage des données importées peut prendre quelques heures.
Configuration des paramètres d'exportation
La configuration des paramètres d'exportation détermine la manière dont l'intégration Xero pour les dépenses Perk envoie les notes de frais finalisées à Xero. Vous gérez ces paramètres dans l'onglet Paramètres d'exportation de la configuration Xero.
Les options d'envoi de documents s'appliquent à tous les types de dépenses et sont identiques pour tous. Perk n'impose aucune restriction quant aux formats de fichiers : les documents sont envoyés à Xero tels quels, et seuls les caractères rejetés par Xero sont supprimés des noms de fichiers.
| Option | Ce qu'il envoie |
|---|---|
| Ne pas envoyer de documents | Données de dépenses uniquement. Il s'agit du paramètre par défaut. |
| Envoyer les reçus uniquement | Données relatives aux dépenses et reçus. |
| Envoyer tous les documents | Données relatives aux dépenses, reçus et pièces justificatives. |
Pour configurer les exportations automatiques :
- Cliquez sur Configurer sur la carte des dépenses d'exportation automatique.
- Choisissez une fréquence : horaire, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
- Sélectionnez l'utilisateur Perk sous lequel l'exportation est exécutée. Cet utilisateur apparaît dans l'historique d'audit.
L'exportation automatique est une configuration unique qui s'applique à tous les types de dépenses. Si vous ne configurez pas l'exportation automatique, les dépenses ne sont exportées que lorsqu'un utilisateur du service financier clique sur Exporter dans Finance > Exporter.
Les conditions préalables à l'exportation dépendent du mode de paiement des dépenses :
- Exportation des dépenses payées à titre privé sans configuration supplémentaire.
- Les frais de voyage sont exportés sous forme de transactions bancaires. Un compte de transfert doit être défini dans les paramètres (Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage), indiquant à Perk le compte bancaire Xero à débiter. Un compte bancaire doit également être configuré dans Xero. Perk ne vérifie pas le compte bancaire Xero ; son absence entraîne donc l'échec de l'exportation. Ces transactions sont enregistrées dans Xero comme non rapprochées (voir la présentation pour plus d'informations).
- Les dépenses par carte sont exportées vers le compte bancaire Xero associé à la carte d'entreprise (le compte de carte de crédit Xero) ; la carte d'entreprise correspondante doit exister à la fois dans Perk et dans Xero. Ces dépenses sont également enregistrées dans Xero comme non rapprochées (voir la présentation pour plus d'informations).
Modification des paramètres après la configuration
Vous pouvez modifier les paramètres d'importation à tout moment. Vous pouvez ajuster les comptes, les valeurs des options de catégorie de suivi et les taux de taxe à importer. Après la configuration, il est impossible de modifier le mappage d'une catégorie de suivi (objet de coût ou champ personnalisé), car ce mappage est définitif (contactez le service client si nécessaire). Les modifications sont enregistrées instantanément. Les nouvelles données sont ensuite importées via des webhooks ou, au plus tard, lors de la réconciliation nocturne à 00h00 UTC.
Remarque : Les ressources supprimées dans Xero n’apparaissent pas dans les listes de sélection Modifier, car Perk extrait la liste actuelle directement de Xero.
Ajout de nouveaux employés après la configuration
La synchronisation ne réévalue un contact Xero que lorsqu'une modification est apportée dans Xero. Il est recommandé d'ajouter d'abord l'employé à Perk, puis de créer le contact Xero correspondant ; la synchronisation suivante les associera automatiquement.
Si le contact existe déjà dans Xero, l'ajout d'un nouvel utilisateur Perk ne déclenchera pas de correspondance, car aucune modification n'a été apportée à Xero. Pour forcer la correspondance, ouvrez le contact dans Xero, modifiez un champ quelconque (numéro de téléphone ou note) et enregistrez. La prochaine synchronisation effectuera alors la correspondance.
Structures multi-entreprises
Les connexions Xero sont établies pour chaque société Perk. Chaque société possède sa propre organisation Xero, ses propres sélections et ses propres correspondances avec les catégories de suivi. Utilisez le sélecteur d'entités en haut de la page de configuration Xero pour changer de société et relancer la configuration. La configuration est entièrement nouvelle pour chaque société ; les paramètres précédents ne sont pas conservés.
Désactivation de l'intégration
La désactivation de l'intégration Xero pour les dépenses Perk déconnecte Xero pour cette entreprise. Les autres entreprises connectées à Xero ne sont pas affectées et vos paramètres d'importation sont conservés.
- Accédez à la configuration de Xero (Paramètres > Intégrations > Xero).
- Sélectionnez l'entreprise dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Désactiver. Un message de confirmation apparaît.
- Confirmez la déconnexion de Xero pour cette entreprise.
La confirmation déconnecte Xero uniquement pour cette entreprise et désactive la carte Xero pour cette entreprise. Vos paramètres d'importation sont conservés pour l'entreprise ; ils restent actifs même après une déconnexion et une reconnexion. Ainsi, si vous reconnectez ultérieurement la même organisation Xero, vous n'aurez pas à reconfigurer les importations depuis le début.