L'intégration de Xero pour les dépenses Perk Ce module automatise le flux de données de gestion des dépenses entre Perk et Xero. Cet article vous explique comment connecter Perk à Xero et configurer l'intégration Xero pour les dépenses Perk, des prérequis à la désactivation de l'intégration si nécessaire.

Avant de commencer

Vous avez besoin d'un rôle d'administrateur de compte avec les droits nécessaires pour configurer les utilisateurs, les taux de taxe, les objets de coûts, les catégories de dépenses et les intégrations.

L'intégration ne permettant pas la création d'utilisateurs dans Perk, veuillez les créer sur la page « Personnes » de Perk avant la configuration, en veillant à ce que chaque utilisateur dispose de l'adresse e-mail correcte. Cette adresse doit correspondre exactement à celle du contact Xero associé. Au moins un utilisateur Perk actif est requis pour finaliser la configuration.

Conseil : Si vous utilisez un SIRH, connectez-le à Perk avant de configurer Xero. Les nouveaux employés seront alors automatiquement intégrés à Perk, vous n'aurez donc pas à les ajouter manuellement.

Avertissement : Les dépenses par carte sont comptabilisées comme des transactions bancaires et nécessitent un compte bancaire dans Xero. Créez-en un avant d'exporter vos données : Perk ne vérifie pas cette information lors de la configuration, ce qui entraîne l'échec des exportations si le compte est manquant.

Avertissement : Les frais de déplacement sont également comptabilisés comme des transactions bancaires et nécessitent un compte bancaire dans Xero. Perk ne vérifie pas ce point lors de la configuration ; il est donc conseillé de le configurer au préalable pour éviter les erreurs d'exportation. Les frais de déplacement nécessitent également un compte de transfert (voir la section correspondante). Configuration des paramètres d'exportation ci-dessous.

Connexion de Perk à Xero

1. Dans Perk, accédez à Paramètres > IntégrationsOuvrez ensuite l'onglet Intégrations ERP.
2. Trouvez la carte Xero et cliquez sur Démarrer la configuration/Gérer.
   
   
    
3. Sélectionnez l'entreprise à laquelle vous connecter dans le menu déroulant. L'entreprise qui vous est attribuée est sélectionnée par défaut ; choisissez-en une autre si nécessaire. Vous devez sélectionner une entreprise pour continuer.
   
   
    
4. Cliquez sur ActiverUne fenêtre d'authentification Xero s'ouvre.
   
    
5. Connectez-vous à Xero et cliquez sur Autoriser l'accès pour donner à Perk les autorisations dont il a besoin.
6. Vérifiez le hub Xero après l'authentification. Le statut indique « Configuration incomplète ».« car les paramètres d'importation et d'exportation doivent encore être configurés. »
   
   

Remarque : Si vous fermez la fenêtre d'authentification Xero avant d'avoir terminé, Perk affiche un message d'avertissement. Confirmer la fermeture annule la connexion, mais conserve votre sélection d'entreprise ; vous pouvez donc reprendre là où vous vous étiez arrêté.

Configuration des paramètres d'importation

La configuration des paramètres d'importation indique à l'intégration Xero pour les dépenses Perk quelles données Xero importer dans Perk. Vous suivez les quatre étapes de l'assistant depuis la fiche « Paramètres d'importation » en cliquant sur « Configurer l'importation ».

Attention : Effectuez les quatre étapes en une seule fois. Les paramètres ne seront enregistrés que lorsque vous cliquerez sur « Terminer la configuration » à la dernière étape. Si vous quittez la procédure en cours, vous perdrez votre progression.

Étape 1 — Comptes

Choisissez les comptes Xero à importer comme catégories de dépenses. Les comptes sont regroupés par type et vous disposez de deux modes de sélection :

• Cochez la case correspondant au type de compte pour importer tous les comptes actuels de ce type et importer automatiquement tous les futurs comptes actifs ajoutés ultérieurement à ce type.
• Sélectionnez les comptes individuels pour importer uniquement ceux-ci. Les nouveaux comptes ajoutés ultérieurement à ce type ne seront pas importés automatiquement ; vous devrez les ajouter manuellement dans les paramètres d’importation.

Le type « Dépense » est sélectionné par défaut. Tous les autres types sont désélectionnés. Vous devez sélectionner au moins un compte ; vous devez donc avoir configuré au moins un compte de dépenses dans Xero avant de pouvoir terminer la configuration.

Avertissement : L'exportation d'une dépense utilisant une catégorie de dépense créée manuellement échouera. Vous pouvez toujours créer des catégories manuellement, mais pour les dépenses, utilisez uniquement les catégories de dépenses importées de Xero.

Étape 2 — Catégories de suivi

Pour chaque catégorie de suivi Xero, choisissez le mode d'importation :

• En tant qu'objets de coût — Les employés les sélectionnent lors de la saisie d'une dépense, et Perk les utilise pour la répartition des coûts et le circuit d'approbation.
• En tant que champ personnalisé — enregistré comme champ personnalisé dans les dépenses pour une classification secondaire.

L'association à un champ personnalisé crée un nouveau champ personnalisé « Avantage » portant le nom de la catégorie Xero. Vous pouvez également choisir de ne pas importer de catégorie (l'ignorer). Pour chaque catégorie importée, vous sélectionnez les valeurs d'option à inclure ; toutes sont sélectionnées par défaut et au moins une doit le rester. Xero prend en charge jusqu'à deux catégories de suivi.

Attention : Vous définissez ici le mappage (objet de coût ou champ personnalisé), et il ne pourra plus être modifié après la configuration. Vous pourrez toujours modifier ultérieurement les valeurs d'option importées, mais pour modifier le mappage lui-même, vous devrez contacter l'assistance.

Conseil : Au moins une catégorie de suivi doit être associée à un objet de coût ; les objets de coût sont nécessaires au flux d’approbation de Perk, vous ne pouvez donc pas terminer la configuration sans en avoir un.

Avertissement : L'exportation d'une dépense utilisant un objet de coût créé manuellement échouera. Vous pouvez toujours créer des objets de coût manuellement, mais pour les dépenses, utilisez uniquement les objets de coût importés depuis Xero.

Étape 3 — Taux d'imposition

Vérifiez et sélectionnez les taux de taxe à importer. Tous les taux sont présélectionnés par défaut. La liste affiche le nom, le pourcentage et le code TVA de chaque taux. Les nouveaux taux de taxe actifs ajoutés ultérieurement à Xero sont toujours importés automatiquement ; vous pouvez les désélectionner ultérieurement dans les paramètres d'importation.

Avertissement : Perk ne détecte ni ne filtre automatiquement les taux de TVA liés aux ventes. Les taux avec un code TVA OUTPUT sont des taux de TVA liés aux ventes ; ils concernent les factures et non les dépenses. Si un employé sélectionne un taux de TVA OUTPUT pour une dépense, l'exportation échoue. Veuillez vérifier la liste et désélectionner tous les taux de TVA OUTPUT avant de continuer.

Si votre organisation Xero n'applique aucun taux de taxe, vous pouvez continuer. Les dépenses seront alors exportées sans application de taxe.

Étape 4 — Contacts

Perk associe les utilisateurs Perk aux contacts Xero par e-mail. Cette étape vous permet de connaître le nombre d'utilisateurs actifs de Perk et de vérifier que les mêmes personnes figurent bien dans vos contacts Xero. Aucune association n'est effectuée à cette étape : Perk associe les utilisateurs lors de la synchronisation (après la première importation) et à chaque synchronisation suivante.

Remarque : Seuls les utilisateurs Perk existants peuvent associer un contact Xero, et au moins un utilisateur Perk actif doit exister pour finaliser la configuration.

Configuration terminée

Cliquez sur « Terminer la configuration » à la dernière étape pour enregistrer vos paramètres et lancer la première importation. Le moment où cette première importation s'exécutera dépend de la synchronisation initiale des données Xero : le transfert unique de vos données Xero qui démarre dès votre connexion. Si la synchronisation initiale est toujours en cours lorsque vous cliquez sur « Terminer la configuration », la première importation commencera dès qu'elle sera terminée ; si elle est déjà terminée, la première importation s'exécutera lors de la prochaine synchronisation nocturne. Dans les deux cas, l'affichage des données importées peut prendre quelques heures.

Remarque : Aucune notification de fin d'importation ne s'affiche à l'écran. Le hub Xero affiche une simple bannière confirmant le début de l'importation. Patientez quelques heures, puis vérifiez vos catégories de dépenses, vos objets de coûts et vos taux de taxe dans Perk.

Configuration des paramètres d'exportation

La configuration des paramètres d'exportation détermine la façon dont l'intégration Xero pour les dépenses Perk envoie les notes de frais finalisées à Xero. Vous gérez ces paramètres dans l'onglet « Paramètres d'exportation » du hub Xero.

Les options d'envoi de documents s'appliquent à tous les types de dépenses et sont identiques pour tous. Perk n'impose aucune restriction quant aux formats de fichiers : les documents sont envoyés à Xero tels quels, et seuls les caractères rejetés par Xero sont supprimés des noms de fichiers.

Conseil : Vous pouvez également activer l'option « Exporter les pièces jointes » dans Paramètres > Compte > Sociétés > Afficher les paramètres de dépenses > Paramètres d'exportation des données. Cette fonction exporte les documents sous forme de fichier ZIP accessible depuis le journal d'exportation. Ce fichier ZIP est destiné à vos archives et n'est pas envoyé à Xero ; seules les options d'envoi de documents ci-dessus déterminent ce qui parvient à Xero.

Pour configurer les exportations automatiques :

1. Cliquez sur Configurer dans la fiche des dépenses d'exportation automatique.
2. Choisissez une fréquence : horaire, quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
3. Sélectionnez l'utilisateur Perk sous lequel l'exportation est exécutée. Cet utilisateur apparaît dans l'historique d'audit.

L'exportation automatique est une configuration unique qui s'applique à tous les types de dépenses. Si vous ne configurez pas l'exportation automatique, les dépenses ne sont exportées que lorsqu'un utilisateur du service financier clique sur Exporter dans Finance > Exporter.

Les conditions préalables à l'exportation dépendent du mode de paiement des dépenses :

• Exportation des dépenses payées à titre privé sans configuration supplémentaire.
• Les frais de voyage sont exportés sous forme de transactions bancaires. Ils nécessitent un compte de transfert. Dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage, vous pouvez configurer ce paramètre pour indiquer à Perk le compte bancaire Xero à débiter. Un compte bancaire doit également être configuré dans Xero. Perk ne vérifie pas le compte bancaire Xero ; par conséquent, si ce compte est manquant, l’exportation échouera lors de l’exécution.
• Les dépenses par carte sont exportées vers le compte bancaire Xero de la carte d'entreprise associée (le compte de carte de crédit Xero) ; la carte d'entreprise correspondante doit exister à la fois dans Perk et dans Xero.

Comment fonctionne la synchronisation après la configuration

Après la première importation, l'intégration Xero pour les dépenses Perk effectue une synchronisation quotidienne afin d'intégrer les modifications apportées à Xero dans Perk. Chaque exécution est une synchronisation différentielle : elle ne prend en compte que les enregistrements modifiés dans Xero depuis la dernière exécution, et non l'ensemble des données. Les modifications sont répercutées lors de l'exécution quotidienne suivante. Le tableau ci-dessous illustre le comportement de chaque type de données.

Les synchronisations étant basées sur les modifications successives, une modification non enregistrée dans Xero ne sera pas prise en compte. Par exemple, l'ajout d'un utilisateur Perk dont le contact existe déjà dans Xero ne permettra pas de l'associer, car aucune modification n'a été apportée au contact Xero. Consultez la section « Ajout de nouveaux employés après la configuration » pour résoudre ce problème.

Matrice de comportement de synchronisation

Le même comportement décomposé à des fins de débogage et d'implémentation.

Modification des paramètres après la configuration

Vous pouvez accéder à nouveau aux paramètres d'importation > Modifier à tout moment. Vous pouvez y modifier les comptes, les valeurs des options de catégorie de suivi et les taux de taxe à importer. Après la configuration, il est impossible de modifier le mappage d'une catégorie de suivi (objet de coût ou champ personnalisé), car ce mappage est définitif (contactez l'assistance si nécessaire). Les modifications sont enregistrées immédiatement, mais les nouvelles données ne sont transférées qu'à la prochaine synchronisation quotidienne.

Remarque : Les ressources supprimées dans Xero n'apparaissent pas dans les listes de sélection de modification, car Perk extrait la liste actuelle directement de Xero.

Ajout de nouveaux employés après la configuration

La synchronisation ne réévalue un contact Xero que lorsqu'une modification est apportée dans Xero. Il est recommandé d'ajouter d'abord l'employé à Perk, puis de créer le contact Xero correspondant ; la synchronisation suivante les associera automatiquement.

Si le contact existe déjà dans Xero, l'ajout d'un nouvel utilisateur Perk ne déclenchera pas de correspondance, car aucune modification n'a été apportée à Xero. Pour forcer la correspondance, ouvrez le contact dans Xero, modifiez un champ quelconque (numéro de téléphone ou note) et enregistrez. La prochaine synchronisation effectuera alors la correspondance.

Attention : L'adresse électronique doit être exactement identique des deux côtés. Les modifications apportées aux adresses électroniques ne sont pas synchronisées ; par conséquent, si une adresse électronique change, vous devez mettre à jour manuellement Perk et Xero.

Attention : Chaque contact Xero doit posséder une adresse e-mail unique. L'adresse e-mail sert de clé de correspondance entre les deux parties ; par conséquent, si deux contacts Xero partagent la même adresse e-mail, c'est le mauvais utilisateur Perk (ou le même utilisateur à plusieurs reprises) qui risque d'être mis à jour.

Structures multi-entreprises

Les connexions Xero sont établies pour chaque entreprise Perk. Chaque entreprise possède sa propre organisation Xero, ses propres sélections et ses propres correspondances avec les catégories de suivi. Utilisez le sélecteur d'entités en haut du hub Xero pour changer d'entreprise et relancer la configuration. La configuration est entièrement nouvelle pour chaque entreprise ; les paramètres précédents ne sont pas conservés.

Désactivation de l'intégration

La désactivation de l'intégration Xero pour les dépenses Perk déconnecte Xero pour cette entreprise. Les autres entreprises connectées à Xero ne sont pas affectées et vos paramètres d'importation sont conservés.

1. Accédez au hub Xero.
2. Sélectionnez l'entreprise dans la liste déroulante.
3. Cliquez sur DésactiverUn message de confirmation apparaît.
4. Confirmez la déconnexion de Xero pour cette entreprise.

La confirmation déconnecte Xero uniquement pour cette entreprise et réactive la carte Xero.« pour cette entreprise. Vos paramètres d'importation sont conservés pour l'entreprise — ils survivent à la déconnexion et à la reconnexion — donc si vous reconnectez ultérieurement la même organisation Xero, vous n'aurez pas à configurer les importations à nouveau à partir de zéro. »

Remarque : Reconnecter la même entreprise à une autre organisation Xero est une procédure distincte. Si vous changez d'organisation, vérifiez vos paramètres d'importation, car les sélections enregistrées font référence aux données de l'organisation précédente.

Pour en savoir plus sur cette intégration, consultez Intégration de Xero pour les dépensesPour comprendre comment les données sont échangées entre Xero et Perk, consultez Échange de données Xero et Perk.

Pour plus d'informations sur le dépannage et les problèmes liés à l'exportation, consultez Erreurs d'exportation et dépannage de l'intégration Xero.