L'intégration de Xero pour les dépenses Perk Perk automatise le flux de données de gestion des dépenses entre Xero et Perk. Concrètement, Perk extrait les données de référence de Xero (comptes, catégories de suivi, taux de taxe et contacts) et réinjecte les dépenses finalisées sous forme de factures approuvées, d'avoirs fournisseurs ou de transactions bancaires, selon le mode de paiement. Le processus d'approbation reste entièrement géré par Perk.

Que fait l'intégration ?

L'intégration de Xero pour la gestion des dépenses Perk assure la synchronisation de vos données entre les deux systèmes, permettant ainsi à votre équipe financière de travailler à partir d'une source unique et fiable. Perk extrait les données de référence de Xero et y réintègre les dépenses finalisées, tandis que le processus d'approbation des dépenses reste entièrement géré par Perk.

Pour l'importation, Perk importe votre plan comptable Xero, les catégories de suivi, les taux de taxe et les contacts. Pour l'exportation, Perk envoie les dépenses approuvées et les avoirs à Xero. Le mode d'exportation d'une dépense dépend de son mode de paiement.

• Les dépenses payées à titre privé (remboursables) sont exportées sous forme de factures approuvées.
• Les avoirs payés de gré à gré sont exportés en tant qu'avoirs fournisseurs.
• Exportation des frais de carte d'entreprise et de voyage sous forme de transactions bancaires (Spend Money).
• Exporter les cartes d'entreprise et les avoirs de voyage sous l'appellation « Transactions bancaires de réception de fonds ».

Vous ne pouvez lier qu'un seul tenant Xero par société Perk (entité juridique). Les connexions sont établies par société ; par conséquent, un compte (votre entité principale) associé à plusieurs sociétés nécessite une configuration distincte pour chacune d'elles.

Remarque : Dans cet article, « compte Perk » désigne votre entité client principale dans Perk. « Compte Xero » ou « compte GL » désigne un compte de votre plan comptable Xero. Ces deux notions sont différentes, c’est pourquoi la terminologie reste précise.

Comment les données de Perk et Xero se superposent

La manière dont une dépense est exportée vers Xero dépend du mode de paiement :

L'intégration nécessite les autorisations suivantes dans Xero :

À lire : Comptes, Informations sur l’entreprise, Contacts, Articles, Pièces jointes, Catégories de suivi, Taux de taxe.

• À rédiger : Factures, Comptes, Pièces jointes, Dépenses, Avoirs fournisseurs.
• Pour une correspondance complète, champ par champ, des données que Perk envoie à Xero lors de l'exportation, consultez Échange de données Xero et Perk.

Bon à savoir

Il est utile de connaître certains comportements à l'avance afin de pouvoir définir des attentes réalistes.

Synchroniser la visibilité. Après la configuration, Perk affiche une simple bannière d'information confirmant le démarrage de l'importation ; aucun journal de synchronisation, indicateur de progression ou notification de fin n'est disponible pour le moment. En cas d'échec de la synchronisation, vous serez généralement averti lors de l'échec d'une exportation. Un tableau de bord de synchronisation est prévu dans une prochaine version.

• Choix du taux d'imposition. Perk sélectionne par défaut tous vos taux de taxe Xero. Consultez la liste et désélectionnez ceux dont vous n'avez pas besoin, notamment les taux de classe de vente (OUTPUT), qui sont destinés aux factures et non aux dépenses.
• Vérification du compte bancaire. Perk ne vérifie pas l'existence d'un compte bancaire Xero lors de la configuration. Les frais de carte et de voyage doivent être enregistrés avant l'exportation, sans quoi celle-ci échouera à l'exécution.
• Les données Xero supprimées ne sont pas détectées. Si vous supprimez ou archivez un compte ou une catégorie de suivi dans Xero, Perk ne le détecte pas. Par conséquent, la catégorie de dépenses, l'objet de coût ou le champ personnalisé correspondant reste actif jusqu'à ce que vous le désactiviez manuellement. Les suppressions de taux de taxe sont détectées et désactivées automatiquement. Une dépense enregistrée sur un compte supprimé dans Xero ne peut pas être exportée.
• Création de champ personnalisé. Associer une catégorie de suivi à un champ personnalisé crée un nouveau champ personnalisé Avantage portant le nom de cette catégorie.
• Factures des fournisseurs. L'exportation des factures des fournisseurs Perk vers Xero n'est pas prise en charge.
• Mise en relation des contacts. Un nouvel utilisateur Perk dont le contact Xero existe déjà peut ne pas être associé automatiquement tant que vous n'aurez pas modifié un champ dans le contact Xero. Consultez la section « Ajout de nouveaux employés après la configuration » dans « Configurer l'intégration Xero pour les dépenses Perk ».
• Pour les instructions d'installation, voir Configurez l'intégration Xero pour les dépenses liées aux avantages sociaux.Pour obtenir des informations sur le dépannage et les erreurs liées à l'exportation, consultez Erreurs d'exportation et dépannage de l'intégration Xero.