L'intégration de Xero à Perk automatise le flux de données de gestion des dépenses entre Perk et Xero. Elle importe les données de base (comptes, catégories de suivi, taux de taxe, contacts) de Xero vers Perk et exporte les dépenses approuvées et les avoirs de Perk vers Xero. Le processus d'approbation des dépenses reste entièrement géré par Perk.
Rôle : Les administrateurs de compte peuvent effectuer des tâches de configuration.
Pour configurer l'intégration, consultez la section Configurer l'intégration Xero pour les dépenses Perk. En cas d'échec d'exportation ou d'erreur d'importation, consultez la section Dépannage de l'intégration Xero pour les dépenses Perk.
Que fait l'intégration ?
L'intégration de Xero à Perk synchronise vos données de dépenses entre les deux systèmes, permettant ainsi à votre équipe financière de travailler à partir d'une source unique et fiable. Perk extrait les données de référence de Xero et y réintègre les dépenses finalisées, tandis que le processus d'approbation des dépenses reste entièrement géré par Perk.
- Importer (Xero vers Perk) : plan comptable, catégories de suivi, taux de taxe et contacts.
-
Exportation (Avantage vers Xero) : Dépenses approuvées et avoirs. L’enregistrement dans Xero dépend du mode de paiement de la dépense.
- Dépenses payées à titre privé (remboursables) : factures approuvées.
- Notes de crédit payées à titre privé : crédits fournisseurs approuvés.
- Carte d'entreprise et frais de voyage : Dépenses bancaires.
- Cartes d'entreprise et avoirs de voyage : Recevez des transactions bancaires.
Vous ne pouvez lier qu'un seul tenant Xero par société Perk (entité juridique). Les connexions sont établies par société ; un compte (entité de niveau supérieur) gérant plusieurs sociétés nécessite donc une configuration distincte pour chacune d'elles.
Comment les données de Perk et Xero se superposent
| Données Xero | Cartes vers l'Perk | Notes |
|---|---|---|
| Compte Xero (plan comptable) | Catégorie de dépenses | Tout type de compte Xero peut être importé (Dépenses, Banque, Revenus, Actifs, Passifs, autres). |
| catégorie de suivi Xero | Objet de coût ou champ personnalisé | Sélectionné par catégorie lors de la configuration. Xero prend en charge jusqu'à deux catégories de suivi. |
| taux d'imposition Xero | taux d'imposition des Perk sociaux | Importé avec nom, pourcentage et code TVA. |
| Xero contact | Utilisateur d'Perk | Correspondance par adresse e-mail. L'utilisateur doit déjà être enregistré dans Perk. |
| Compte de carte de crédit Xero | Carte d'entreprise Perk | La carte d'entreprise doit d'abord être créée dans Perk. |
Une catégorie de dépenses correspond à l'emplacement où une dépense est codée dans Perk. Un objet de coût est une valeur que les employés choisissent lors de la saisie d'une dépense ; il détermine l'affectation des coûts et le circuit d'approbation. Un champ personnalisé stocke une classification secondaire de la dépense.
L'intégration nécessite les autorisations suivantes dans Xero :
- À lire : Comptes, Informations sur l’entreprise, Contacts, Articles, Pièces jointes, Catégories de suivi, Taux de taxe.
- À rédiger : Factures, Comptes, Pièces jointes, Dépenses, Avoirs fournisseurs.
Pour obtenir des informations techniques complètes sur la manière dont chaque champ est mappé dans Perk, consultez la section « Échange de données (mappage technique des champs) » à la fin de cet article.
Comment fonctionne la synchronisation
Après la première importation, Xero et Perk restent synchronisés en quasi temps réel. Les modifications apportées à Xero sont transmises à Perk via des webhooks, généralement en quelques secondes. Une réconciliation nocturne à minuit UTC corrige les éventuelles modifications manquées par les webhooks. Chaque synchronisation est une synchronisation différentielle : elle ne prend en compte que les enregistrements modifiés dans Xero. Les dépenses sont exportées vers Xero en temps réel, suite à un déclenchement manuel ou automatique.
Les synchronisations étant basées sur les modifications successives, une modification non enregistrée dans Xero ne sera pas prise en compte. Par exemple, l'ajout d'un utilisateur Perk dont le contact existe déjà dans Xero ne permettra pas de l'associer, car aucune modification n'a été apportée à ce contact. Consultez la section « Ajout de nouveaux employés après la configuration » de l'article de configuration.
| Type de données | Ramassé | Non récupéré | Attributs mis à jour | Non mis à jour |
|---|---|---|---|---|
| Compte | Nouveau compte (importation automatique si vous avez sélectionné son type complet) ; renommage ; compte désélectionné dans les paramètres d’importation (devient inactif dans Perk). | Compte supprimé ou archivé dans Xero (reste actif dans Perk jusqu'à sa désactivation). Nouveau compte dans une catégorie où vous avez sélectionné des comptes individuels (ajout manuel). | Nom ; statut actif/inactif. | Code ERP modifié dans Perk (l'exportation utilise un ID interne). |
| Catégories de suivi | Nouvelle valeur d'option dans une catégorie mappée ; catégorie ou option renommée. | Catégorie ou option supprimée ou archivée dans Xero. Une nouvelle catégorie de suivi a été ajoutée après la configuration (accédez à Paramètres d'importation > Modifier pour l'associer). | Nom ; valeurs des options. | Le type de mappage (objet de coût vs champ personnalisé) est défini lors de la configuration. Les approbateurs des objets de coût sont définis manuellement dans Perk. |
| Taux de taxe | Nouveau tarif actif (importation automatique systématique) ; tarif désélectionné, supprimé, désactivé ou archivé ; changement de nom ou de pourcentage. | Aucun. Suppression du taux d'imposition détectée. | Nom ; taux ; statut. | Aucun. |
| Utilisateurs (contacts) | Nouveau contact Xero correspondant à l'adresse e-mail d'un utilisateur Perk ; toute modification apportée à un contact existant (réévaluation de la correspondance) ; contact désactivé (l'utilisateur devient inactif). | Nouvel utilisateur Perk dont le contact Xero existe déjà et n'a pas été modifié (modifiez n'importe quel champ du contact pour déclencher la correspondance). Les utilisateurs ne sont pas créés à partir de Xero. | Prénom ; nom de famille ; statut ; identifiant de contact. | Courriel (élément clé de correspondance ; mise à jour manuelle des deux côtés). Limites d’approbation, responsables hiérarchiques, objets de coûts par défaut (définis dans Avantages). |
Bon à savoir
- Les données Xero supprimées ou archivées ne sont pas détectées. La suppression ou l'archivage d'un compte ou d'une catégorie de suivi dans Xero ne désactive pas la catégorie de dépenses, l'objet de coût ou le champ personnalisé correspondant dans Perk. Désactivez-les manuellement. Une dépense enregistrée sur un compte supprimé dans Xero ne peut pas être exportée. Les suppressions de taux de taxe sont détectées.
- Les enregistrements créés manuellement ne sont pas liés à Xero. Les catégories de dépenses, les objets de coûts et les champs personnalisés créés manuellement dans Perk ne sont pas synchronisés. Les exportations utilisant une catégorie ou un objet de coûts créé manuellement échouent ; la valeur d'un champ personnalisé créé manuellement est omise lors de l'exportation.
- Les dépenses par carte et les frais de voyage sont enregistrés comme non rapprochés. Xero crée systématiquement les transactions bancaires « Dépenses » comme non rapprochées, et seules les applications de sa catégorie d'API « conversion » (migration unique) peuvent définir l'attribut `IsReconciled`. Xero ne rend pas non plus accessibles les données des relevés bancaires non rapprochés via son API publique. Rapprochez ces transactions manuellement dans Xero. Ce comportement est normal et ne constitue pas un problème d'intégration.
- Factures fournisseurs. L'exportation des factures fournisseurs Perk vers Xero n'est pas prise en charge.
Échange de données (cartographie technique)
Données de référence (Xero vers Perk)
Utilisateurs
Les utilisateurs de Perk se synchronisent avec leurs contacts Xero. L'utilisateur doit d'abord exister dans Perk. L'adresse e-mail est l'identifiant unique et doit être identique dans les deux systèmes. Si l'adresse e-mail d'un contact Xero change, mettez-la également à jour dans Perk.
| Données de contact Xero | Données utilisateur de l'Perk | Description |
|---|---|---|
| Adresse e-mail | Adresse e-mail | Identifiant unique lors de la synchronisation. |
| Nom | Prénom | Xero Nom divisé au premier espace. |
| Nom | Nom de famille | Xero Name divisé au dernier espace. |
| Statut du contact | Statut | Les éléments supprimés ou archivés dans Xero deviennent inactifs dans Perk. |
Taux de taxe
Les taux d'imposition des avantages sociaux se synchronisent avec les taux d'imposition de Xero. Pour les taux sélectionnés (synchronisés automatiquement), la synchronisation met à jour le nom, le taux et le statut lors de la prochaine exécution.
| Données sur les taux d'imposition Xero | données sur le taux d'imposition des avantages sociaux | Description |
|---|---|---|
| Nom | Nom | Mise à jour lors de la prochaine synchronisation en cas de changement. |
| Code | Code ERP | Identifiant unique lors de la synchronisation. |
| Taux d'imposition total, ou taux d'imposition effectif | taux d'imposition | Pourcentage du taux. Utilisez le taux le plus élevé si les deux sont utilisés dans Xero. |
| Statut | Statut | Activé lors de la synchronisation initiale. Supprimé, désactivé ou archivé dans Xero, il devient inactif dans Perk. Désélectionner un taux dans les paramètres d'importation le désactive également. |
Cartes d'entreprise
Les cartes d'entreprise Perk se synchronisent avec les comptes Xero de type Banque et de type Carte de crédit. La carte doit d'abord être enregistrée dans Perk. Après la configuration, seules les modifications de statut du compte de carte de crédit Xero sont mises à jour dans Perk.
| Données de carte de crédit Xero | Données de la carte de l'entreprise Perk | Description |
|---|---|---|
| Statut | Statut | Les éléments supprimés dans Xero deviennent inactifs dans Perk. |
| Code de compte bancaire | Numéro de créancier | Identifiant unique lors de la synchronisation. |
Objets de coûts (catégories de suivi)
Une catégorie de suivi associée à un objet de coût est synchronisée avec un objet de coût d'avantage. Les catégories actives sont importées comme telles, les catégories archivées comme inactives. Chaque option est importée comme valeur d'objet de coût ; les nouvelles options d'une catégorie associée sont importées lors de la prochaine synchronisation.
| Données de catégorie de suivi Xero | Données de l'objet de coût des avantages | Description |
|---|---|---|
| Nom | Nom | Nom de la catégorie de suivi. |
| Nom de l'option | valeur de l'objet de coût | Une valeur par option. |
| Statut | Statut | Les suppressions et les archivages dans Xero ne sont pas détectés. |
Champs personnalisés (catégories de suivi)
Une catégorie de suivi définie comme champ personnalisé crée un nouveau champ personnalisé « Avantage » portant le même nom. Chaque option est importée comme une valeur.
| Données de catégorie de suivi Xero | Données de champ personnalisé d'avantage | Description |
|---|---|---|
| Nom | Nom du champ personnalisé | Un nouveau champ personnalisé est créé et porte le nom de la catégorie. |
| Nom de l'option | valeur du champ personnalisé | Une valeur par option. |
| Statut | Statut | L'inactivité dans Xero signifie également l'inactivité dans Perk. Les suppressions et les archivages ne sont pas détectés. |
Catégories de dépenses (comptes)
Les comptes Xero correspondent aux catégories de dépenses Perk. Vous choisissez les comptes à importer lors de la configuration. Seuls les comptes actifs sont importés lors de la première synchronisation. Un compte renommé est mis à jour lors de la synchronisation suivante. L'exportation utilise un identifiant interne, et non le code ERP.
| Données Xero | données sur les catégories de dépenses liées aux avantages sociaux | Description |
|---|---|---|
| Nom | Nom | Le nom du compte. |
| Code | Code ERP | Code défini par le client, par exemple 200 ou VENTES. |
| ID de compte | Usage interne | Identifiant unique lors de la synchronisation. |
| Statut | Statut | Désélectionner un compte dans les paramètres d'importation le désactive. Les suppressions et les archivages effectués dans Xero ne sont pas détectés. |
Exporter (Avantage vers Xero)
Dépenses payées à titre privé
Les dépenses remboursables sont exportées sous forme de factures approuvées. Les avoirs sont exportés sous forme de crédits fournisseurs approuvés.
| Champ Xero | données sur les dépenses liées aux avantages sociaux | Description |
|---|---|---|
| Type | n / A |
ACCPAY (dépense) ou ACCPAYCREDIT (note de crédit). |
| Total | Frais totaux réclamés | Calculé avant l'exportation à partir de la configuration de la devise de dépense et de la devise d'exportation. |
| Statut | n / A |
AUTORIS. |
| De (contact) | Soumis par | Identifiant interne associé à l'utilisateur Xero. |
| Montant par ligne | Montant (par ligne) | Calculé via la fonctionnalité d'écriture comptable de Perk. |
| Compte (par ligne) | Catégorie par ligne | |
| Catégorie (en-tête) | n / A | Xero extrait cette information de l'identifiant interne de l'objet de coût ou du champ personnalisé, selon le mappage. |
| Valeur dans la colonne Catégorie (par ligne) | Nom de l'objet de coût | |
| Taux de taxe (par ligne) | taux d'imposition | |
| Taxe totale | n / A | Calculé dans Xero à partir du montant et du TaxType. |
| Référence | ID de dépense | Identifiant de dépense en avantage. |
| Description (par ligne) | Nom du commerçant | |
| Date | Date de publication | |
| Montant Devise | n / A | En fonction de la configuration de la devise de dépense et de la devise d'exportation. |
| Date d'échéance | Date de dépense |
Transactions par carte
Les transactions par carte d'entreprise sont exportées sous forme de transactions bancaires Dépenses. Les avoirs par carte sont exportés sous forme de transactions Recevoir de l'argent.
| Données Xero | données sur les dépenses liées aux avantages sociaux | Description |
|---|---|---|
Compte (type BANQUE, type de compte CARTE DE CRÉDIT) |
Carte d'entreprise | Identifiant interne associé au compte de carte de crédit Xero. |
| Date | Date de dépense | |
| Dépenser vs Recevoir de l'argent | n / A |
SPEND pour les dépenses courantes, RECEIVE pour les avoirs. |
| Vers | Soumis par | Identifiant interne associé à l'utilisateur Xero. |
| Montant par ligne | Montant (par ligne) | Calculé via la fonctionnalité d'écriture comptable. |
| Compte (par ligne) | Catégorie par ligne | |
| Catégorie (en-tête) | n / A | À partir de l'objet de coût ou de l'identifiant de champ personnalisé. |
| Valeur dans la colonne Catégorie (par ligne) | Nom de l'objet de coût | |
| Taux de taxe (par ligne) | taux d'imposition | |
| Prix unitaire (par article) | Montant net (par ligne) | Calculé via la fonctionnalité d'écriture comptable. |
| Taxe totale | n / A | Calculé dans Xero. |
| Référence | ID de dépense | |
| Description (par ligne) | Nom du commerçant | |
| Montant Devise | n / A | En fonction de la configuration de la devise de dépense et de la devise d'exportation. |
frais de voyage
Les frais de voyage sont exportés sous forme de transactions bancaires Dépenser de l'argent. Les avoirs de voyage sont exportés sous forme de transactions Recevoir de l'argent. Les champs sont identiques à ceux des transactions par carte, à l'exception du compte.
| Données Xero | Données sur les dépenses liées aux avantages sociaux | Description |
|---|---|---|
Compte (type BANQUE, type de compte BANQUE) |
Compte de transfert (configuration du prestataire de voyages) | La valeur du compte de transfert correspond à un code ERP de catégorie de dépenses dans Perk. |
Monnaie et impôts
Selon la stratégie de comptabilisation définie dans les paramètres de l'entreprise, Perk exporte chaque dépense dans la devise de l'entreprise, la devise du reçu d'origine ou la devise de l'utilisateur. Perk transmet le taux de taxe sélectionné et Xero calcule la taxe.