Vous pouvez configurer Perk pour que les frais de voyage soient automatiquement générés à partir d'un voyage réservé. Ainsi, les voyageurs n'ont plus besoin de créer manuellement une note de frais dans Perk pour soumettre leurs notes de frais. Cela leur permet de regrouper leurs frais de voyage avec d'autres dépenses liées au voyage, comme les taxis, les repas, etc.
Création de frais de voyage à partir de réservations de voyage
Lorsque la réservation de vos vols (et hôtels) dans Perk est confirmée, une nouvelle dépense de voyage est créée. Si vous avez configuré votre compte pour approuver les réservations de voyage, les dépenses de voyage ne sont créées qu'une fois le voyage approuvé.
Les frais de voyage sont créés dans statut de brouillon Les réservations sont effectuées en temps réel et attribuées aux personnes désignées comme voyageurs. Si le voyage comprend plusieurs voyageurs, un voyage est créé pour chaque voyageur identifié.
Si votre entreprise le permet les employés gèrent les frais de déplacement, alors les frais de déplacement sont également inclus dans les frais de voyage. Les employés peuvent choisir de soumettre les frais de voyage avant de soumettre leurs frais de déplacement ou soumettre la totalité des frais de voyage après leur voyage.
Si Les frais de déplacement sont gérés par le gestionnaire des frais de déplacement.Dans ce cas, les frais de déplacement ne sont pas importés dans les frais de voyage. Perk crée alors des frais de voyage vides pour l'employé.
Note: Si vous avez configuré les paramètres de réservation de voyage pour attribuer les factures au voyageur plutôt qu'au gestionnaire des frais de voyage, et que plusieurs voyageurs sont inscrits au voyage, les frais de voyage sont alors inclus dans les frais de voyage du premier voyageur.
Si vous avez créé l'entreprise pour Générer automatiquement les indemnités journalières pour les déplacementsLorsqu'une dépense de voyage est créée dans Perk à partir d'un voyage réservé, Perk génère automatiquement les indemnités journalières correspondantes pour chaque jour du voyage.
Configurer Perk pour créer des frais de voyage à partir des réservations de voyage
Vous déterminez si les frais de voyage sont créés dans Perk au niveau de l'entreprise (entité juridique).
Pour activer cette fonctionnalité :
- Allez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage.
- Cochez la case Gérer les dépenses de réservation de voyage par voyage.
Gestion des frais de voyage générés automatiquement à partir des réservations de voyage
Étant donné que les notes de frais de voyage sont créées à l'état de brouillon, il incombe aux employés d'y inclure toutes les dépenses supplémentaires nécessaires (par exemple, les reçus de taxi, les repas, etc.) au préalable. soumission de la note de frais de voyage pour approbation.
Prudence: Les modifications apportées à un voyage réservé ne sont pas automatiquement prises en compte dans le calcul des frais. Par exemple, si vous annulez une réservation, vous devez supprimer manuellement les frais correspondants. De même, si vous modifiez les dates de réservation ou ajoutez des frais supplémentaires, vous devez ajuster manuellement les frais du voyage.
Si un employé supprime accidentellement une note de frais de voyage dans Perk, il doit la recréer manuellement et y joindre à nouveau les frais de déplacement. Lors de la suppression d'une note de frais de voyage, seules les dépenses générées automatiquement (indemnités journalières et kilométriques) sont supprimées. Les autres dépenses, comme les frais de déplacement, sont traitées individuellement et peuvent être ajoutées manuellement à la note de frais de voyage.
Bien que les gestionnaires de notes de frais puissent réaffecter les frais de voyage à d'autres personnes, Les frais de voyage ne peuvent pas être réaffectés.Les frais de voyage doivent être supprimés.