Par défaut, les employés et les gestionnaires de factures doivent soumettre manuellement toutes les factures pour lancer le processus d'approbation et de vérification, même celles ne présentant aucun avertissement ni erreur. Toutefois, il peut arriver que vous souhaitiez automatiser ce processus. Par exemple, si vous avez configuré Perk pour traiter les factures fournisseurs par e-mail et que vous constatez que les factures d'un fournisseur spécifique sont toujours correctement codées par Perk sans intervention.

Vous pouvez configurer Perk pour qu'il soumette automatiquement à approbation et à vérification les factures ne contenant aucun avertissement, erreur ou donnée obligatoire manquante lors de leur téléchargement, ce qui permet aux gestionnaires de factures de se concentrer sur les factures nécessitant une intervention manuelle.

Vous configurez les règles de soumission automatique au niveau de l'entreprise et du fournisseur, en déterminant le type de facture (documents hors commande, facture hors commande, avoir hors commande, tous les documents de commande, facture de commande, avoir de commande) et le seuil du montant total de la facture en dessous duquel le document est automatiquement soumis.

Les règles de soumission automatique s'appliquent à tous les documents (factures numériques et électroniques, c'est-à-dire documents sources PDF et XML) reçus dans Perk, qu'ils aient été téléchargés manuellement, envoyés par e-mail ou téléchargés via l'API.

L'action est enregistrée dans l'historique des factures de l'utilisateur Perk Bot, ce qui vous permet de voir quelles factures ont été soumises automatiquement et celles qui ont été soumises manuellement par un soumissionnaire ou un gestionnaire de factures.

Si une facture ne peut être soumise automatiquement pour diverses raisons (par exemple, impossibilité de détecter le fournisseur, informations manquantes ou déclenchement d'une notification), la facture reste en attente. Nouveau statut afin que le gestionnaire de factures puisse résoudre tout problème ayant empêché la soumission automatique.

Les factures ne peuvent être soumises automatiquement que lors de leur téléchargement initial. Si vous devez sélectionner le fournisseur manuellement ou modifier d'autres informations, vous devez les soumettre manuellement.

Activer la soumission automatique pour l'entreprise

Pour soumettre automatiquement toutes les factures correctement téléchargées et codées dans Perk, c'est-à-dire sans aucune notification ni champ obligatoire manquant, rendez-vous sur Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation et allumez Activer la soumission automatique des factures.

Une fois activée, Perk soumet toutes les factures, quel que soit le fournisseur, à condition qu'elles ne contiennent aucune erreur ni aucun avertissement et que Perk AI ait pu extraire avec succès toutes les informations requises de la facture.

Vous pouvez choisir les types de documents qui seront soumis automatiquement (par exemple, factures sans bon de commande, avoirs sans bon de commande, factures avec bon de commande et avoirs avec bon de commande).

De plus, vous pouvez déterminer un seuil (Montant maximal autoriséLe montant maximal pour lequel Perk soumet automatiquement la facture est indiqué. Par exemple, si vous saisissez 10 000, les factures d'un montant total inférieur ou égal à 10 000 EUR sont soumises automatiquement. Si le montant de la facture est de 10 000,01 EUR, l'émetteur ou le gestionnaire de la facture doit la soumettre manuellement.

Le Montant maximal autorisé Le montant est défini dans la devise de l'entreprise (et respecte la précision décimale de cette devise). Si une facture en devise étrangère est importée dans Perk, le système convertit son montant total dans la devise de l'entreprise et détermine ensuite si la facture peut être automatiquement soumise en fonction de ce montant.

Tous les paramètres de soumission automatique configurés au niveau de l'entreprise peuvent être remplacés par paramètres spécifiques pour un fournisseurAutrement dit, si vous définissez une limite maximale différente pour le type de document d'un fournisseur ou si vous souhaitez imposer la soumission manuelle de toutes les factures d'un fournisseur spécifique, vous pouvez le déterminer au niveau du fournisseur.

Activer la soumission automatique pour un fournisseur

Vous pouvez configurer la soumission automatique des factures pour un fournisseur spécifique dans les paramètres du fournisseur. Accédez à Factures > Traitement des factures > Fournisseurs.

Sélectionnez un fournisseur dans la liste, puis accédez à Paramètres languette.

Il existe trois options possibles :

• Utiliser les paramètres par défaut de l'entreprise: Prend les paramètres de l'entreprise.
• Utiliser des paramètres personnalisés : Déterminez le comportement souhaité pour ce fournisseur. Voir Configurer les types de documents à soumettre automatiquement.

• Désactiver pour ce fournisseurDésactive la soumission automatique. Toutes les factures doivent être soumises manuellement par les expéditeurs ou les gestionnaires de factures en cliquant sur le bouton. Soumettre sur la facture.

  

Prudence: Actuellement, vous pouvez uniquement configurer l'envoi automatique pour un fournisseur spécifique. Il n'est pas possible de configurer Perk pour envoyer automatiquement toutes les factures téléchargées pour une entreprise.
Si vous choisissez l'option de configuration par défaut de l'entreprise, cela signifie que les factures ne sont pas soumises automatiquement.

Configurer les types de documents à soumettre automatiquement

Pour déterminer le comportement spécifique du fournisseur, sélectionnez Utiliser les paramètres personnalisésUne fois cette option sélectionnée, vous pouvez choisir le type de facture à soumettre automatiquement. Vous choisissez le type de document global (hors commande ou commande) puis le type spécifique. Par exemple, vous pouvez choisir de soumettre automatiquement uniquement les factures avec commande, tandis que les factures hors commande et les avoirs avec commande doivent être soumis manuellement.

Pour chaque type de document sélectionné, vous pouvez saisir le seuil (Montant maximal autorisé) ci-dessous, le document est soumis automatiquement par Perk.