L'initiation de paiement (PAIN) est un message d'initiation de paiement. Le format PAIN.001 est un message d'initiation de paiement XML utilisé en Europe, au Royaume-Uni et en Suisse pour le traitement des virements, tels que les salaires ou les remboursements de frais de dossier.
Perk prend en charge des versions spécifiques à chaque pays, notamment :
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PAIN001.003 pour prélèvement automatique (paiements en euros dans la zone UE)
- versions pour l'Allemagne et la France
- PAIN001.003 pour le Royaume-Uni
- PAIN.001.003.ch pour les paiements en Suisse
- DOULEUR001 spécifique au salaire suisse
Le fichier d'instructions de paiement contient le même montant que les dépenses exportées lors de l'exportation. Les lignes de dépenses ne sont pas regroupées. Autrement dit, Perk crée une ligne d'instruction de paiement pour chaque employé.
Attention : Si vous souhaitez exporter les dépenses quotidiennement (par exemple pour les régularisations ou les rapports), mais n’effectuez les remboursements qu’une fois par semaine ou toutes les deux semaines, vous devez combiner plusieurs fichiers d’instructions de paiement, car les traitements de paiement et les écritures comptables doivent coïncider. (Par exemple, si vous avez exporté les dépenses remboursables d’un employé dans deux tâches d’exportation, cela générera deux lignes d’instructions de paiement pour cet employé.)
Si le fichier de paiement est activé pour l'entreprise, vous devez saisir vos coordonnées bancaires.
Un IBAN valide est obligatoire. Si vous êtes muté dans une autre entreprise puis réintégré dans votre entreprise d'origine où les fichiers PAIN sont activés, toute votre configuration sera perdue. Vous devrez alors saisir à nouveau toutes vos informations bancaires.
Le fichier de paiement extrait les informations du débiteur des coordonnées bancaires de l'entreprise. Ces informations figurent au niveau B du format de fichier de gestion des paiements. Les montants versés sont additionnés par employé et présentés sur une seule ligne au niveau C du fichier de gestion des paiements.
Aucun journal n'est créé pour le fichier de paiement, c'est-à-dire aucun journal d'impact comptable n'est passé sur un compte fournisseur ou un compte de transit. Le journal supplémentaire débitant le compte fournisseur ou le compte de transit et créditant le compte bancaire doit être généré par un développement spécifique ou enregistré manuellement. Une méthode simple consiste à le générer lors du rapprochement bancaire de fin de journée, de semaine ou de mois.
Activer le fichier d'initiation de paiement
Pour activer un fichier d'initiation de paiement :
- Allez à Paramètres > Compte > Entreprises.
- Dans les paramètres de l'entreprise, cliquez sur Afficher les paramètres de dépenses.
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Sous Exportation de données et configuration ERP, dans Exporter le fichier de paiement, choisissez la version du format dans la liste déroulante :
- Suisse : pain.001.001.03.ch.02 (avec IBAN)
- Suisse : pain.001.001.03.ch.02 (sans IBAN pour les employés)
- Suisse : pain.001.001.03.ch.02 (sans adresse du créancier)
- Allemagne : douleur.001.001.03
- payoutFormat.pain.001.001.03.fr
- payoutFormat.pain.001.001.03.uk
- Salaire suisse
Selon le type de fichier, vous devez configurer le programme d'installation dans Configurations. Pour tous les types à l'exception de Swiss Salary, vous devez configurer la connexion bancaire.
Ceci spécifie le compte de paiement à utiliser :
Champ |
Description |
|---|---|
| Nom légal de l'entreprise | Nom de la société associée au compte de versement. |
| Rue | Adresse de la banque où se trouve le compte de versement. |
| numéro de rue | Adresse de la banque où se trouve le compte de versement. |
| Code postal | Adresse de la banque où se trouve le compte de versement. |
| Ville | Adresse de la banque où se trouve le compte de versement. |
| Code d'identification bancaire (BIC) / SWIFT | Code d'identification bancaire du compte de paiement. |
| IBAN | Numéro de compte bancaire international du compte de versement. |
À chaque nouvelle exportation de dépenses, Perk génère un fichier ZIP supplémentaire contenant les fichiers XML de paiement par date de règlement. Le montant de chaque dépense dans ce fichier est indiqué dans sa devise d'origine.
Remarque : La configuration varie selon les pays. Voir Configurations spécifiques au type de fichier pour un aperçu complet des configurations spécifiques pour la Suisse/Swiss Salaray, l'Allemagne, la France et le Royaume-Uni.
Inclure les informations bancaires dans le profil utilisateur
Une fois que vous aurez activé l'option d'exportation PAIN dans les paramètres de l'entreprise, vous verrez une section supplémentaire dans votre profil utilisateur où vous pourrez saisir vos informations bancaires pour les remboursements.
Dans l'application mobile, une fenêtre contextuelle demandant les informations bancaires s'affiche à la connexion afin de vous inciter à renseigner les informations requises au plus vite. Vous pouvez ignorer cette étape, mais l'écran s'affiche alors de nouveau à chaque connexion.
Générer un fichier de paiement standard pour les dépenses
Le fichier d'instructions de paiement est généré à chaque exportation de dépenses déclenchée et peut être téléchargé dans Perk dans Finance > Review > Export Log.
La génération d'un fichier de paiement est possible par date de paiement (un fichier de paiement ne peut contenir qu'une seule date de paiement).
Remarque :Le format du fichier de paiement est « pain.001.001.03.ch.02 » utilisé par la banque Credit Suisse, mais il s’agit également d’un format de paiement standard qui peut être utilisé et pris en charge par plusieurs banques.
Description du champ
Pour une meilleure compréhension, le niveau hiérarchique des éléments est indiqué par le signe « + » qui les précède.
Remarque : « Débiteur » désigne l’entreprise payeuse (LE), tandis que « Créancier » désigne l’employé qui reçoit le paiement. Dans ce cas, Perk utilise les informations de l’entreprise pour le débiteur et celles de l’employé pour le créancier.
configurations spécifiques au type de fichier
Il existe plusieurs versions de PAIN :
- La troisième version du message, PAIN.001.001.03, est actuellement la version la plus utilisée du message de virement de crédit ISO 20022 et est un message obligatoire à utiliser dans le prélèvement automatique.
- La version 02 est également utilisée dans certains pays (par exemple en Finlande) et les versions 04, 05 et 06 sont déjà publiées par l'ISO 20022.
Outre les prélèvements automatiques, le code PAIN.001 peut être utilisé pour d'autres types de paiements, comme les salaires et les transferts d'argent. Les paiements par chèque peuvent également être effectués via ce code.
Conditions spécifiques au type de pays
Vous trouverez ci-dessous une liste des conditions spécifiques à chaque type de pays pour :
Suisse (avec ou sans IBAN)
| Option | Description |
|---|---|
| Paiements cumulés par employé | Crée une seule ligne d'instructions par employé. |
| Paiements cumulés par voyage | Crée une seule ligne d'instruction par trajet. |
| porteur de charge de la transaction |
Partie responsable du paiement des frais de transaction. Il peut s'agir de :
|
Salaire suisse
| Option | |
|---|---|
| Champ de catégorie personnalisé pour le type de salaire | Catégorie d'avantage utilisée pour l'affichage du type de salaire. |
| Champ utilisateur personnalisé pour l'identifiant de l'employé | Champ utilisateur personnalisé Perk où est stocké l'identifiant de l'employé. |
Allemagne
| Option | Description |
|---|---|
| Paiements cumulés par employé | Crée une seule ligne d'instructions par employé. |
| Paiements cumulés par voyage | Crée une seule ligne d'instruction par trajet. |
| Supprimer la réservation par lots | Empêche l'enregistrement des dépenses sur une seule ligne. |
| porteur de charge de la transaction |
Partie responsable du paiement des frais de transaction. Cela peut être :
|
France
| Option | Description |
|---|---|
| Paiements cumulés par employé | Crée une seule ligne d'instructions par employé. |
| Paiements cumulés par voyage | Crée une seule ligne d'instruction par trajet. |
| porteur de charge de la transaction |
Partie responsable du paiement des frais de transaction. Cela peut être :
|
ROYAUME-UNI
| Option | Description |
|---|---|
| Paiements cumulés par employé | Crée une seule ligne d'instructions par employé. |
| Paiements cumulés par voyage | Crée une seule ligne d'instruction par trajet. |
| porteur de charge de la transaction |
Partie responsable du paiement des frais de transaction. Cela peut être :
|