Les entreprises traitent quotidiennement de nombreuses factures. Tout retard ou malentendu peut entraîner des erreurs coûteuses, des relations tendues avec les fournisseurs et des perturbations de trésorerie. Pour garantir une communication rapide et efficace, Perk vous permet d'échanger des messages internes concernant les factures. au sein de l'application web.
Les messages relatifs à la facture s'affichent dans un panneau distinct et extensible, accessible depuis la vue détaillée de la facture. Vous pouvez accéder à ce panneau en cliquant sur l'icône des messages. Barre d'outils Action.
Différence entre la messagerie de facturation et le champ Remarques/Commentaires
Toute information ajoutée via la messagerie de facturation est considérée comme un commentaire interne et n'est conservée que le temps du traitement de la facture dans Perk. Ces commentaires ne sont pas exportés lors de l'exportation de la facture. Vous pouvez toutefois les consulter dans Perk.
Le champ « Remarque/Commentaire » dans l’en-tête de la facture permet d’ajouter des commentaires pouvant être utiles au traitement financier de celle-ci. Le texte saisi dans ce champ sera pris en compte pour le traitement financier de la facture. Remarque / Commentaire Le champ est enregistré dans le Onglet Historique Une fois la facture enregistrée, ces commentaires ne peuvent plus être modifiés. Ils peuvent ensuite être exportés vers le système financier pour être intégrés à l'écriture comptable (si cette fonctionnalité est prise en charge).
Ajout d'un message
Pour ajouter un message à une facture, saisissez le commentaire dans la zone de texte et cliquez sur Envoyer.
Le message de la facture s'affiche avec la date, l'heure et le nom de l'auteur du commentaire. En cas d'erreur, vous disposez de 7 secondes pour supprimer le message en cliquant dessus. Défaire.
Identifier d'autres utilisateurs
Vous pouvez mentionner n'importe quel utilisateur de l'organisation en saisissant le symbole @ suivi de son nom. Les utilisateurs peuvent appartenir à la même entreprise que celle qui traite la facture ou à d'autres entreprises de l'organisation.
Lorsque vous mentionnez un utilisateur dans un message et que vous cliquez EnvoyerUn courriel est envoyé à l'utilisateur pour l'en informer. Ce courriel contient le message, le numéro de facture et le nom du fournisseur. Il inclut également un lien permettant d'accéder directement à la facture. La langue du courriel est celle définie dans le profil de l'utilisateur.
Selon votre rôle et les paramètres de la facture, vous pourrez ou non la modifier. Vous pourrez toutefois consulter les messages ajoutés.
Prudence: Si vous cliquez sur le lien contenu dans l'e-mail depuis votre appareil mobile, vous serez redirigé vers l'application web dans votre navigateur mobile, et non vers l'application mobile Perk.
Consultation des messages de facturation
Vous pouvez vérifier si une facture comporte des messages dans le tableau récapitulatif des factures et dans la barre d'outils Actions. De plus, vous pouvez filtrer les factures par présence de messages ou par utilisateurs mentionnés, ce qui vous permet d'identifier rapidement celles qui nécessitent une intervention.
Le tableau récapitulatif des factures contient une icône de message indiquant que la facture comporte un ou plusieurs messages associés.
Dans la vue détaillée de la facture, l'icône de message est affichée avec un point bleu si la facture contient des messages.