Perk crée automatiquement les frais de voyage directement à partir de votre réservation, ce qui vous permet de traiter toutes vos dépenses liées au voyage en une seule fois.

Vous pouvez choisir de soumettre vos frais de voyage (c’est-à-dire les billets d’avion et les réservations d’hôtel prépayées) à l’avance ou attendre la fin de votre voyage pour soumettre tous les frais de voyage ensemble.

Selon la configuration de votre entreprise, les frais de déplacement sont approuvés de la même manière que les autres dépenses. Si vous choisissez de soumettre une note de frais avant votre voyage, les responsables et les approbateurs la considèrent comme une dépense unique et sont informés qu'elle est liée aux frais de déplacement.

Ne soumettez que les frais de déplacement

Si une note de frais de voyage comprend des frais de déplacement, vous pouvez choisir de les soumettre à l'avance à des fins comptables. Autrement dit, si la date de fin du voyage est ultérieure, seuls les frais de déplacement sélectionnés sont envoyés pour approbation, vérification et exportation. Toutefois, ces frais de déplacement restent affichés et suivis dans le cadre de la note de frais de voyage, au lieu d'être traités comme des dépenses distinctes.

Alors que la dépense de voyage soumise peut avoir un statut tel que En approbation/En examen/Prêt à exporter ou Exporté, les autres dépenses de voyage ont un statut Brouillon (ou Prêt) jusqu'à ce que la dépense de voyage soit soumise.

Par exemple, Alex Smith réserve un vol pour Barcelone en juin 2025, avec un voyage prévu du 22 au 24 juillet. Le service Finance et Comptabilité demande que la réservation soit traitée en juin plutôt qu'en juillet. Alex ne soumet que le coût du vol, laissant la section « Dépenses liées au voyage » ouverte afin d'y ajouter d'autres frais, tels que les frais de transport et les indemnités journalières. Le service Finance et Comptabilité constate que les dépenses liées au voyage concernent le séjour à Zurich prévu en juillet, mais traite le coût du vol en conséquence. Après le voyage d'Alex en juillet, le service Finance et Comptabilité peut consulter toutes les dépenses relatives à ce voyage, y compris le vol, et calculer le coût total du voyage.

Seuls les frais de voyage peuvent être soumis à l'avance. Les autres dépenses, telles que les indemnités journalières, doivent être soumises après le voyage.

Soumettez l'intégralité du voyage

Vous pouvez choisir de soumettre les frais de voyage et toutes les dépenses qui y sont incluses, qu'il s'agisse de frais de déplacement ou d'autres dépenses telles que les indemnités journalières, les justificatifs, etc. Cela signifie que les frais de déplacement ainsi que toutes les autres dépenses éventuellement incluses dans le voyage sont envoyés pour approbation, vérification et exportation. Le statut global du voyage est le plus bas : si une dépense est En cours de vérification, mais que toutes les autres sont Prêtes à l'exportation, alors le voyage est considéré comme En cours de vérification.