Vous pouvez configurer Perk pour importer automatiquement les données de base relatives au traitement des dépenses et des factures via SFTP. Pour importer les fichiers, vous devez :
Vous pouvez importer ces types d'objets en utilisant le format d'importation standard de Perk (CSV) :
Une fois la configuration initiale de la connexion SFTP effectuée pour autoriser l'accès au serveur SFTP Perk, vous devez définir comment Perk doit traiter les fichiers téléchargés dans le répertoire sécurisé. Vous devez configurer chaque type d'objet de données séparément. Seules les configurations actives sont prises en compte. Si vous désactivez une configuration, Perk ignorera ces fichiers lors de l'importation.
Lorsqu'un nouveau fichier est ajouté au serveur SFTP, Perk vérifie l'existence d'une configuration active définissant son traitement. Si une configuration active est trouvée, le fichier est immédiatement traité, téléchargé, puis déplacé vers le dossier d'archivage une fois le traitement terminé. Dans le cas contraire, le fichier reste sur le serveur sans être traité.
Note: Veuillez noter que le serveur SFTP est reconstruit quotidiennement vers 20h00 UTC. Ce processus dure environ 5 minutes. Il se peut donc que vous ne puissiez pas vous connecter pendant ce temps.
Prudence: Cette fonctionnalité ne prend pas en charge toute configuration existante pour les importations de fichiers Perk ou les fichiers d'importation personnalisésSi vous devez modifier la configuration d'importation existante pour les formats de fichiers standard Perk ou la configuration d'importation pour les formats de fichiers personnalisés, contactez Perk.
Ajout d'une configuration d'importation SFTP
Vous configurez l'importation dans Paramètres > Outils de développement > Outils de dépenses, Importation SFTP languette.
Note: Vous devez avoir préalablement Configurer la connexion SFTP Avant de pouvoir configurer l'importation, n'oubliez pas que la configuration de la connexion SFTP initiale est nécessaire. Cela peut prendre jusqu'à 24 heures.Pour spécifier la configuration d'un type d'objet de données particulier, cliquez + Ajouter l'importation SFTP.
Fichier source
Vous devez déterminer le dossier où se trouve le fichier et le format de son nom.
Dans DossierSélectionnez le dossier source où vous téléchargez le fichier à importer. La configuration récupère les noms de tous les sous-dossiers du dossier source. à_yokoy dossier sur le serveur SFTP.
Modèle de nom de fichierSaisissez une expression régulière (RegEx) permettant d'identifier le nom du fichier. Par exemple, utilisez : catégories[.]csv pour les fichiers nommés catégories.csvVous pouvez également utiliser des modèles de nommage plus complexes.
Exemple de modèles acceptés :
catégoriescatégories.csvcatégories[.]csvcatégories_.*csvcatégorie_import_company1_\d{8}[.]csv
Il est important de noter que le modèle doit être unique au sein de l'organisation. Si vous configurez plusieurs modèles pouvant identifier un même fichier, Perk ne pourra pas déterminer la configuration à utiliser pour le traitement des fichiers et interrompra le processus.
Par exemple, si vous configurez deux configurations pour utiliser un modèle de nom de fichier de catégorie.*csv et catégorie[.]csvPerk ne parvient pas à déterminer lequel utiliser pour importer un fichier nommé catégorie.csv.
Bien que les fichiers soient traités à chaque fois qu'ils sont ajoutés au répertoire sécurisé SFTP, il est recommandé que le nom du fichier soit unique entre les téléchargements, en ajoutant un horodatage ou une date pour assurer la traçabilité.
Conseil: Testez votre expression RegEx en utilisant regex101.com pour s'assurer que le modèle de fichier est correct.
Emploi d'importation
Dans Type de collecte de donnéesSélectionnez le type d'objet de données inclus dans le fichier. Vous pouvez choisir parmi :
- Catégories de dépenses
- Catégories de factures (si le traitement des factures est activé)
- Fournisseurs (si le traitement des factures est activé)
Vous pouvez télécharger un exemple du fichier d'importation à utiliser dans le formulaire.
Cartographie d'entreprise
Enfin, avant de pouvoir enregistrer la configuration, vous devez déterminer la ou les entreprises dans lesquelles les données sont importées.
Si le fichier contient des données pour une seule entreprise ou si vous souhaitez importer les mêmes données dans plusieurs entreprises, c'est-à-dire créer les mêmes objets de coûts ou catégories dans toutes les entreprises sélectionnées, sélectionnez les entreprises correspondantes dans le Entreprise champ.
Si le fichier contient des données pour plusieurs entreprises dans un seul fichier (c'est-à-dire des données distinctes pour chaque entreprise), vous devez activer cette option. Activer la division des données.
Dans ce cas, vous devez préciser :
-
Nom de la colonne pour la division des données: saisissez le nom de la colonne que Perk peut utiliser pour déterminer à quelle entreprise les données s'appliquent, par exemple
Nom de l'entreprise -
Valeur fractionnée: indiquez la valeur figurant dans le fichier qui identifie l'entreprise, par exemple
entreprises. - Entreprise: sélectionnez la société Perk à associer à la valeur de partage, par exemple Société A - Entité espagnole.
Vous pouvez ajouter autant de valeurs que nécessaire pour couvrir tous les besoins. Les lignes ne contenant aucune valeur ou contenant une valeur non spécifiée et non associée à une entreprise dans la configuration seront ignorées.
Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires, vous pouvez soit :
- Enregistrer comme inactifLa configuration est conservée mais n'est pas prise en compte lors du chargement du fichier.
- Enregistrer comme actifLa configuration est conservée et utilisée par Perk pour traiter les fichiers téléchargés sur le serveur SFTP.
Affichage et modification des configurations SFTP
Dans l'onglet d'aperçu de l'importation SFTP, vous pouvez voir toutes les configurations qui ont été mises en place pour l'organisation.
Le tableau affiche les entreprises concernées par l'importation, le type de données, le modèle de nom de fichier utilisé, l'emplacement où le fichier doit être téléchargé sur le serveur SFTP et la date de la dernière modification de la configuration.
Vous pouvez modifier n'importe quel paramètre en cliquant ModifierVous pouvez activer ou désactiver l'importation de fichiers selon vos besoins en cliquant sur le bouton correspondant. Statut colonne.
N'oubliez pas que lors de la désactivation ou de l'activation d'une configuration, celle-ci est uniquement pris en compte pour les fichiers nouvellement téléchargésSi des fichiers non traités se trouvent déjà sur le serveur SFTP, ils ne seront pas traités. Vous devrez les télécharger puis les téléverser à nouveau pour déclencher le processus d'importation.