Utilisez cet article pour créer un barème kilométrique progressif dans Perk. Le barème kilométrique progressif rembourse les employés à des taux différents selon le nombre de kilomètres parcourus. Utilisez-le lorsque votre police d'assurance prévoit un taux plus élevé pour les premiers kilomètres et un taux inférieur au-delà d'un certain seuil.
Comment fonctionnent les barèmes kilométriques progressifs ?
Avec un barème kilométrique progressif, vous définissez une ou plusieurs tranches de distance, chacune avec son propre tarif par kilomètre ou mile. Perk suit le kilométrage cumulé de chaque employé et applique automatiquement la tranche appropriée.
Exemple : Votre entreprise rembourse les frais kilométriques de ses employés à hauteur de 0,45 £/km pour les 10 000 premiers kilomètres parcourus par an, puis de 0,25 £/km pour les kilomètres supplémentaires. Un employé ayant cumulé 9 800 km effectue un trajet de 500 km. Perk rembourse les 200 premiers kilomètres à 0,45 £/km et les 300 km restants à 0,25 £/km.
Chaque tranche d'un barème kilométrique progressif peut avoir son propre taux de taxe. Lorsque les taux de taxe sont liés, Perk calcule automatiquement la taxe sur chaque portion de la dépense en fonction de la tranche correspondante.
Remarque : Pour les barèmes kilométriques progressifs, le montant de la taxe indiqué lors de la soumission et de la vérification est une estimation. Le calcul final de la taxe est effectué lors de l’exportation de la dépense, car le remboursement définitif dépend du kilométrage total cumulé de l’employé pour la période. Le montant exporté peut différer légèrement du chiffre indiqué précédemment ; cette différence est normale et garantit l’exactitude des informations.
Création d'un tarif kilométrique progressif
Étape 1 : Ajoutez le tarif et renseignez les informations de base.
- Allez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Taux kilométriques.
- Cliquez Ajouter un nouveau tarif kilométrique.
- Sélectionner Taux kilométrique progressif.
- Saisissez tous les détails pour le taux de kilométrage progressif.
Note: Les indemnités kilométriques ne peuvent être utilisées qu'après leur activation (et leur attribution à la politique de l'employé, le cas échéant). Veillez à activer l'indemnité une fois toutes les informations saisies.
Configuration du taux kilométrique par paliers
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom du taux kilométrique. |
| Catégorie | La catégorie à laquelle le taux kilométrique doit être rattaché. Cela garantit que les frais kilométriques sont imputés au bon compte de dépenses. |
| Devise | La devise dans laquelle le taux kilométrique est affiché. |
| Valable à partir de (facultatif) | Indiquez une date de début à partir de laquelle le taux kilométrique est actif, le cas échéant. |
| Valable jusqu'au (facultatif) | Définissez une date de fin de validité du taux kilométrique, le cas échéant. |
| Pays concernés (facultatif) | Définir le pays dans lesquels le taux kilométrique est valable. |
| Description (facultatif) | Incluez une description du taux kilométrique, le cas échéant. |
| Priorité (facultatif) | Indiquez le niveau de priorité du taux kilométrique en saisissant un chiffre. Plus le chiffre est élevé, plus la priorité est grande. Cela permet à Perk d'attribuer automatiquement un taux kilométrique à une dépense. |
| Distance minimale pour remboursement (facultatif) | Lors de la saisie, le kilométrage n'est calculé que si la distance parcourue par trajet dépasse le seuil défini. Autrement dit, si la distance parcourue par trajet est inférieure, aucun versement n'est effectué. |
| Pièce jointe requise | Activez cette option pour obliger les employés à télécharger un justificatif de frais kilométriques. |
Étape 2 : Ajouter les tranches de taux
- Sous Taux progressif, pour la première parenthèse, saisissez :
- À partir de : la distance de départ pour ce support (généralement 0).
- Taux progressif : le montant du remboursement par km ou mile pour cette tranche.
- Taux d'imposition (facultatif) : taux d'imposition applicable à la partie de la dépense comprise dans cette tranche. Si cette option est sélectionnée, Perk calcule automatiquement la taxe correspondante.
- Cliquez à nouveau sur Ajouter un taux pour ajouter la bande de distance suivante.
- Répétez l'opération jusqu'à ce que toutes vos tranches soient définies. La dernière tranche n'a pas de limite supérieure ; elle s'applique à toute distance au-delà du seuil précédent.
Exemple de configuration pour le taux à deux tranches ci-dessus :
| À partir de (km) | Tarif (£/km) | taux d'imposition |
|---|---|---|
| 0 | 0,45 £ | TVA de 20 % |
| 10,000 | 0,25 £ | TVA de 20 % |
Étape 3 : Enregistrer et activer
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le tarif comme brouillon, ou sur Activer pour le rendre disponible immédiatement.
Attention : un tarif kilométrique ne peut être utilisé qu’après activation. Assurez-vous de l’activer une fois que vous avez saisi toutes les informations.
Comment la taxe est appliquée aux taux kilométriques progressifs
Lorsque vous associez un taux d'imposition à une ou plusieurs tranches, Perk applique automatiquement ces taux d'imposition aux portions de chaque dépense qui se situent dans les tranches respectives.
Étant donné que les calculs à taux progressifs dépendent du kilométrage cumulé — qui peut varier à mesure que des dépenses supplémentaires sont soumises au cours de la période —, le calcul final des taxes a lieu au moment de l'exportation afin de garantir l'exactitude des montants.
Exemple : L’entreprise d’Alex applique deux barèmes : 0,45 £/km avec 20 % de TVA pour les 10 000 premiers kilomètres, puis 0,25 £/km avec 20 % de TVA au-delà. Alex soumet une note de frais pour un trajet de 500 km qui chevauche les deux barèmes. Perk affiche une estimation de la taxe sur le formulaire de note de frais. Lors de l’exportation de la note de frais, Perk recalcule la taxe en fonction du kilométrage total parcouru par Alex et met à jour le montant de la taxe en conséquence.
Remarque : Si aucun taux de taxe n’est sélectionné pour une tranche, le champ de taxe correspondant à cette partie de la dépense sera vide. Toutefois, les employés peuvent ajouter manuellement un taux de taxe s’ils peuvent voir la section « Taxe » dans le formulaire de frais kilométriques.
Attribuer le taux à une police
Le taux kilométrique n'est accessible aux employés qu'une fois associé à une police d'assurance. Pour ce faire :
- Accédez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Politiques des employés.
- Sélectionnez la police d'assurance à laquelle vous souhaitez appliquer le taux.
- Sous Taux kilométriques applicables, sélectionnez le taux que vous venez de créer.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour en savoir plus sur la façon dont Perk calcule les remboursements kilométriques progressifs et applique les taxes, consultez Comment les frais kilométriques sont calculés.