L'intégration de Perk pour Oracle NetSuite connecte Perk au système ERP NetSuite de l'entreprise, permettant ainsi le transfert automatique des données de dépenses entre les deux. Cet article explique le fonctionnement de l'intégration, la cartographie et le flux des données entre Perk et NetSuite, ainsi que le comportement de chaque type d'enregistrement (employés, cartes d'entreprise, etc.) une fois la connexion établie. Lisez-le pour comprendre les concepts sous-jacents à cette intégration.
Aperçu
L'intégration de Perk pour Oracle NetSuite automatise la gestion des dépenses en connectant Perk au système ERP NetSuite de l'entreprise. Elle élimine la saisie manuelle de données, garantit un suivi financier précis et fluidifie le traitement des dépenses à l'échelle de l'entreprise. Cette intégration prend en charge le traitement entièrement automatisé des flux de travail liés aux déplacements et aux notes de frais. Conçue comme une solution gérée et évolutive, elle synchronise automatiquement les dépenses avec les modules comptables et de paie natifs de NetSuite et peut gérer des exigences et des cas d'utilisation complexes.
L'intégration offre aux entreprises plusieurs avantages concrets :
- Aucune saisie manuelle de données pour les dépenses.
- Les données de base (employés, catégories, codes fiscaux et autres données de référence) restent automatiquement cohérentes entre les deux systèmes.
- Les flux d'approbation s'exécutent dans Perk et se synchronisent automatiquement, de sorte que les approbations ne sont jamais dupliquées dans NetSuite.
- L'échange de données en temps réel assure la cohérence et la précision des deux systèmes.
- Prise en charge de plusieurs filiales NetSuite grâce à la prise en charge multi-entités (OneWorld).
- Prise en charge de plusieurs devises avec taux de change automatiques.
- Prise en charge des configurations Legacy Tax et SuiteTax.
Quelles données circulent entre Perk et NetSuite ?
Les données circulent entre Perk et NetSuite dans les deux sens, et le délai dépend du type d'enregistrement : certaines données se synchronisent en temps réel, d'autres selon une planification, et d'autres encore uniquement lorsqu'une personne les déclenche manuellement.
NetSuite envoie ces données de base à Perk : employés, catégories de dépenses, objets de coûts (construits à partir de classifications NetSuite telles que les départements, les classes, les emplacements, les segments personnalisés, les projets ou les clients), champs personnalisés et balises (dimensions de classification supplémentaires, construites de la même manière que les objets de coûts), codes fiscaux et fiches d’entreprise créées dans NetSuite.
Perk envoie ces données transactionnelles à NetSuite : les dépenses approuvées (payées par l’entreprise, payées à titre privé et frais de voyage) et les cartes d’entreprise créées dans Perk.
Les deux systèmes échangent ces données via des points de terminaison d'API REST sécurisés, utilisant l'authentification par jeton OAuth 1.0 pour sécuriser la connexion.
Comment les données de Perk et de NetSuite sont-elles mises en correspondance ?
Chaque objet NetSuite possède un objet correspondant dans Perk, et la compréhension de cette correspondance facilite le suivi du déplacement d'un enregistrement entre les deux systèmes.
| Objet NetSuite | Objet d'avantage | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Employé | Utilisateur | Gestion des utilisateurs |
| Classification (département, classe, emplacement, segment personnalisé, projet ou client) | Objet de coût | Gestion des objets de coûts et répartition des coûts |
| Classification (département, classe, emplacement, segment personnalisé, projet ou client) | Champ personnalisé | Gestion de la classification secondaire et des dimensions |
| Carte d'entreprise | Carte d'entreprise | Gestion des cartes d'entreprise |
| Code fiscal | taux d'imposition | Gestion des taux d'imposition |
| Catégorie de dépenses | Catégorie de dépenses | Gestion des catégories de dépenses |
Gestion des employés et autres données de référence
Les données de référence constituent le socle sur lequel repose l'intégration : employés, catégories, objets de coûts, taux d'imposition, fiches d'entreprise et champs personnalisés se synchronisent chacun à leur manière entre Perk et NetSuite.
Employés
Pour que les dépenses de Perk puissent être exportées vers NetSuite, un utilisateur doit effectuer une synchronisation. L'intégration synchronise chaque employé avec la même entité juridique Perk que la filiale à laquelle il appartient dans NetSuite, et enregistre l'identifiant interne NetSuite de l'employé dans le champ « Compte (ERP) » de son profil Perk. L'adresse e-mail de chaque utilisateur doit être unique dans les deux systèmes, car elle sert de clé d'identification. Les adresses e-mail utilisant un suffixe (« + ») (par exemple, nom+nom@exemple.com) ne sont pas prises en charge. Seuls les employés appartenant à des filiales connectées à Perk (c'est-à-dire des filiales disposant déjà d'un identifiant d'entité juridique) peuvent effectuer la synchronisation.
La stratégie de synchronisation utilisée par une entreprise dépend de la manière dont elle configure les utilisateurs dans Perk :
- Transfert des employés : pour les entreprises où NetSuite crée et gère les employés, et où ces employés doivent être intégrés à Perk. NetSuite transfère les données des employés, et Perk renvoie le nouvel identifiant utilisateur Perk à NetSuite.
- Récupérer l'identifiant Perk par e-mail : pour les entreprises dont les utilisateurs existent déjà dans Perk (par exemple, provisionnés via SCIM ou créés manuellement) et doivent être liés à leur fiche employé NetSuite. La correspondance s'effectue par adresse e-mail.
- Récupérer l'ID de l'avantage par l'ID de l'employé : même cas d'utilisation que la récupération par e-mail, mais la correspondance se fait à l'aide de l'ID de l'employé NetSuite.
La synchronisation peut s'effectuer enregistrement par enregistrement en temps réel, ou en masse via une importation CSV dans NetSuite.
Catégories
Dans Perk, les catégories servent à enregistrer les dépenses et chacune est liée à un compte du grand livre dans NetSuite. La synchronisation des catégories s'effectue individuellement et en temps réel. Une catégorie activée pour une seule filiale NetSuite est synchronisée uniquement avec l'entité juridique Perk de cette filiale.
Objets de coût
Dans Perk, les objets de coûts sont des structures hiérarchiques qui attribuent des coûts à des dimensions telles que les départements, les projets ou les clients. L'intégration permet à une entreprise de choisir la classification NetSuite qui servira d'objet de coûts (départements, classes, emplacements, segments personnalisés, projets ou clients), et crée automatiquement une table d'objets de coûts dédiée, liée à cette classification.
L'intégration crée et gère les objets de coûts par entité juridique et les limite automatiquement aux filiales où la classification choisie est activée. Les relations parent-enfant, notamment les hiérarchies de départements, sont conservées de NetSuite dans la structure des objets de coûts de Perk. Une entreprise peut définir des approbateurs et des limites d'approbation pour chaque objet de coût dans NetSuite, mais l'approbateur doit être synchronisé avec Perk avant que quiconque puisse le sélectionner.
La synchronisation des objets de coût s'effectue en deux étapes : NetSuite les crée d'abord à partir de la classification choisie, puis ils sont synchronisés avec Perk.
Taux de taxe
L'intégration est compatible avec Legacy Tax et SuiteTax. Seuls les codes fiscaux liés à une immatriculation fiscale active (lien fiscal) d'une filiale connectée peuvent être synchronisés ; les groupes fiscaux ne sont pas pris en charge, seuls les codes fiscaux individuels le sont. La synchronisation des codes fiscaux s'effectue individuellement et en temps réel.
Cartes d'entreprise
Pour qu'une carte d'entreprise puisse être exportée, elle doit être associée à Perk dans NetSuite. Chaque carte doit avoir un titulaire actif, employé dont le compte est synchronisé avec Perk. La synchronisation peut être effectuée manuellement ou quotidiennement, et l'intégration détecte automatiquement les cartes Perk non encore synchronisées avec NetSuite. L'exportation d'une transaction est impossible tant que le champ « Numéro de créancier (ERP) » de la carte dans Perk ne contient pas l'identifiant interne NetSuite correspondant.
champs_personnalisés_utilisateur
Les champs personnalisés de Perk, construits à partir des classifications NetSuite de la même manière que les objets de coûts, ajoutent un niveau de classification secondaire aux dépenses, offrant ainsi des rapports plus précis en complément de l'objet de coût principal. Une entreprise peut utiliser simultanément plusieurs classifications comme champs personnalisés. Pour que les exportations fonctionnent, le code du champ personnalisé dans Perk doit correspondre à l'identifiant interne de l'enregistrement correspondant dans NetSuite. À l'instar des objets de coûts, les champs personnalisés sont créés et gérés par entité juridique, et l'intégration les limite automatiquement aux filiales pour lesquelles la classification source est activée.
Processus métier pris en charge
L'intégration couvre les processus de dépenses essentiels dont la plupart des équipes financières ont besoin au quotidien.
| processus métier | Ce qu'il couvre |
|---|---|
| Remboursements de frais | Inscription et remboursement des frais payés par les employés |
| Codage comptable et affectation des comptes | Lier les catégories de dépenses aux comptes du grand livre général |
| Répartition des coûts et dimensions | Affectation des dépenses aux objets de coûts et aux champs personnalisés |
| Gestion des transactions par carte de crédit | Appariement et enregistrement des transactions par carte d'entreprise |
| Cartes d'abonnement | Gestion des dépenses récurrentes par carte |
| Amortissement | Répartition des coûts sur plusieurs périodes |
| Gestion de la TVA | Application des codes et taux d'imposition via Legacy Tax ou SuiteTax |
Comment les dépenses sont-elles enregistrées dans NetSuite ?
Une fois qu'un élément est approuvé dans Perk, il est transféré vers NetSuite dans un format correspondant à la structure de l'enregistrement sous-jacent dans Perk. Chaque note de frais Perk devient une note de frais NetSuite. Perk utilise les voyages comme conteneurs pour plusieurs dépenses ; ainsi, lors de l'exportation d'un voyage, chaque dépense individuelle qu'il contient devient une ligne distincte. De même, si une dépense est répartie entre plusieurs catégories ou objets de coûts, plusieurs lignes sont créées.
Une dépense de voyage — une réservation importée dans Perk à partir d'une intégration de voyage, déjà payée et suivie séparément des notes de frais — devient une écriture comptable par dépense de voyage, à nouveau divisée en plusieurs lignes si elle couvre plusieurs catégories ou objets de coûts.
Chaque transaction par carte d'entreprise est enregistrée dans le journal : la ligne de débit utilise le compte de dépenses de la transaction, et la ligne de crédit utilise le compte de la carte configuré lors de la synchronisation avec NetSuite. Une transaction répartie entre plusieurs catégories ou objets de coûts génère plusieurs lignes d'écriture comptable, et les avoirs sont exportés en montants négatifs sur ces lignes.
| Type de dépense | Enregistrement NetSuite | Sa structure |
|---|---|---|
| Frais à la charge du patient | Rapport de dépenses | Une ligne de note de frais par dépense, en utilisant le compte de la catégorie ; l’employé est le créancier. |
| Indemnités journalières | Rapport de dépenses | Une ligne de note de frais par indemnité journalière, le montant étant calculé à partir du taux journalier applicable et non sur présentation d'un justificatif. |
| Frais kilométriques | Rapport de dépenses | Une ligne de note de frais par kilométrage, le montant étant calculé à partir du taux kilométrique. |
| Dépenses par carte | Entrée de journal | Une ligne de débit par dépense, utilisant le compte de la catégorie, compensée par une ligne de crédit sur le compte NetSuite de la carte. |
| Réservations de voyages | Entrée de journal | Une ligne de débit par dépense, imputée au compte de la catégorie, compensée par une ligne de crédit sur le compte de transfert du prestataire de voyages configuré. |
Architecture et sécurité
L'intégration connecte Perk et NetSuite via des points de terminaison d'API REST sécurisés, utilisant l'authentification par jeton OAuth 1.0. Ainsi, les communications restent chiffrées grâce aux clés et jetons fournis par NetSuite. Perk stocke ces informations d'identification dans ses paramètres d'intégration, et une entreprise peut les révoquer ou les renouveler auprès de NetSuite à tout moment.
Les données circulent dans les deux sens : les données de référence circulent de NetSuite vers Perk, et les données transactionnelles circulent de Perk vers NetSuite, avec une synchronisation en temps réel, planifiée ou déclenchée manuellement selon le type d’enregistrement.
La configuration de l'intégration installe un SuiteBundle NetSuite incluant un rôle personnalisé « Intégration Yokoy », doté des seules autorisations nécessaires à l'intégration (principe du moindre privilège). Les administrateurs du compte conservent le contrôle tout au long du processus : ils peuvent gérer les paramètres et les données de référence NetSuite directement depuis l'interface utilisateur NetSuite, et ils choisissent le moment de la mise à jour du SuiteBundle d'intégration lors de la disponibilité de nouvelles versions. L'historique des versions est consultable directement dans la nouvelle application de configuration Yokoy au sein de NetSuite.
Limitations et personnalisations
L'intégration prend en charge les fonctionnalités standard de NetSuite et est conçue de la même manière pour chaque client. La compatibilité des champs personnalisés, des flux de travail ou des scripts présents dans le compte NetSuite d'une entreprise avec l'intégration n'est pas garantie et peut nécessiter une configuration supplémentaire. Cette solution étant standardisée, elle ne comporte aucune déviation spécifique au client par rapport à ses fonctionnalités de base ; ceci est valable aussi bien pour l'environnement de test que pour l'environnement de production, et le processus d'installation est identique dans les deux cas.