Configurer les frais de voyage générés par les voyages réservés

Seulement administrateurs de compte peut effectuer cette tâche.

Vous pouvez configurer si Perk génère ou non des frais de voyage pour chaque entreprise à partir des voyages réservés.

Vous pouvez choisir le statut par défaut des frais de voyage et si les frais de voyage sont attribués à la personne qui a effectué la réservation ou au voyageur, déterminez la catégorie de dépenses à utiliser pour chaque type de réservation, indiquez le compte de transfert utilisé pour le paiement et choisissez de créer des frais de voyage à partir des réservations qui permettent aux personnes d'ajouter d'autres dépenses pour un traitement plus facile des dépenses par voyage.

Remarque : Si vous choisissez de ne pas créer de dépenses directement à partir de vos voyages réservés, vous devez télécharger manuellement les factures de voyage Perk pour traitement.

Pour configurer les paramètres des réservations de voyage :

  1. Accédez à Paramètres > Paramètres des dépenses > Réservations de voyage.
  2. Activez la Synchronisation des dépenses pour les réservations de voyage.
  3. Configurez les champs obligatoires :
 
Option Obligatoire Description
Compte de dépôt Obligatoire

Les réservations de voyage sont enregistrées sur un compte de transfert dans le système financier.

Selon le mode de paiement, ces informations peuvent être nécessaires ou non :

  • Si le mode de paiement est une carte d'entreprise, la dépense est imputée au compte ERP spécifié sur la carte.
  • Si le mode de paiement est « Prestataire de voyages », le compte de virement doit être précisé.

Si un compte n'est pas requis (c'est-à-dire payé par carte d'entreprise), saisissez na car il s'agit d'un champ obligatoire.
État de dépense par défaut Obligatoire

Détermine comment Les frais de déplacement sont gérés dans Perk. Il peut s'agir de :

  • Brouillon (Le soumissionnaire verra les frais) ou
  • Brouillon de voyage (seul l'administrateur des voyages peut voir les dépenses dans le menu Administrateur des voyages)
Catégorie pour les frais de vol Facultatif Catégorie de dépenses à sélectionner pour les vols.
Catégorie pour les frais d'hôtel Facultatif Catégorie de dépenses à sélectionner pour les hôtels.
Catégorie pour les frais de train Facultatif Catégorie de dépenses à sélectionner pour les billets de train
Catégorie pour les frais de voiture Facultatif Catégorie de dépenses à sélectionner pour les locations de voitures
Catégorie pour les autres dépenses Facultatif Catégorie de dépenses à sélectionner pour les autres dépenses, par exemple les frais de réservation d'avantages.
Imputer la dépense au voyageur, et non à l'organisateur de la réservation (non pris en charge en cas de paiement par carte, sauf carte Perk Lodge). Facultatif

Cela permet d'utiliser une stratégie d'importation alternative pour les dépenses payées par le prestataire de voyage. Dans ce cas, Perk tente d'imputer la dépense au voyageur mentionné sur la facture.

 
Créer des voyages Facultatif Création automatique des frais de voyage à partir des itinéraires de voyage Perk. Voir Créer des frais de voyage à partir des voyages Perk.

 

 

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