Pour permettre aux employés de soumettre frais kilométriques dans PerkVous devez activer la fonctionnalité et configurer certains paramètres.

Activer les frais kilométriques

Avant de pouvoir définir des taux kilométriques, vous devez activer les frais kilométriques pour l'entreprise :

1. Allez à Paramètres > Compte > Entreprises et sélectionnez une entreprise.
2. Faites défiler vers le bas et cliquez Afficher les paramètres de dépenses.
   
3. Dans Général, sélectionnez le mesure de distance (soit en kilomètres, soit en miles).
4. Dans Définition d'une note de frais, activer frais kilométriquesChoisissez où les utilisateurs peuvent accéder au kilométrage (par exemple, barre de navigation, création de trajet, application mobile).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les frais kilométriques sous forme de rapports individuels

Une fois cette option activée, configurez la manière dont les notes de frais kilométriques sont créées au sein de l'entreprise :

1. Sélectionnez le Date de réinitialisation du compteur kilométrique:
   • Mensuel: réinitialise le Kilométrage cumulé de l'employé à la fin de chaque mois (le 30).
   • Annuellement (année civile): réinitialise le kilométrage cumulé de l'employé à la fin de l'année (31 décembre).
2. Définir un emplacement par défaut dans Adresses enregistrées pour les trajets et le kilométrage.
3. Pour calculer automatiquement les distances :
   • Activer Notification à Google Maps : le seuil de distance a été dépassé. et Définir un seuil pour alerter les utilisateurs en cas de modification manuelle des distances..
   • Activer Tous types de recherche pour une saisie de localisation flexible (par exemple, adresses complètes, établissements, villes, etc.).

Prudence: Passer d'un paiement annuel à un paiement mensuel réinitialise tout le kilométrage accumulé.

Configurer les frais kilométriques des trajets

Le kilométrage peut être calculé automatiquement lors d'un déplacement. Vous pouvez définir la distance minimale que les employés doivent parcourir pour que les frais kilométriques soient comptabilisés dans le cadre d'un déplacement.

Pour imputer les frais kilométriques à un voyage :

1. Allez à Paramètres > Compte > Entreprises et sélectionnez une entreprise.
2. Cliquez Afficher les paramètres de dépenses, et dans Définition d'une note de frais, activez les frais kilométriques en cliquant Voyage.
3. Choisissez le date de réinitialisation du compteur kilométrique (mensuel ou annuel).
4. Entrez dans Distance minimale pour appliquer les tarifs kilométriques.
5. Définissez le lieu par défaut dans les adresses enregistrées pour les trajets et le kilométrage.
6. Si vous souhaitez calculer automatiquement les distances (facultatif) :
   • Type de recherche de lieu pour une saisie flexible du lieu.
   • Sélectionner Notification à Google Maps : le seuil de distance a été dépassé. avec une valeur seuil à avertir les personnes si les distances sont modifiées manuellement.