Une politique relative aux employés détermine les paramètres mis à la disposition d'un groupe d'employés. Une politique relative aux employés détermine :
- catégories: les catégories que les utilisateurs peuvent sélectionner.
- règles de dépenses: les règles de calcul des dépenses utilisées pour ces personnes.
- indemnités journalières: indemnités journalières applicables au niveau mondial (indépendamment des passages de frontières)
- kilométrage: taux kilométriques applicables au niveau mondial (indépendamment du compteur kilométrique de l'employé)
Elle peut être utilisée dans les entreprises dont les politiques internes prévoient des règles différentes selon les catégories de personnel. Par exemple, les indemnités journalières peuvent être calculées différemment pour les cadres et les employés, ou les indemnités kilométriques peuvent varier selon le service auquel appartient l'employé (par exemple, les ventes par rapport aux achats).
Prudence: Si vous ajoutez un nouveau taux journalier, une nouvelle catégorie, une nouvelle règle de dépenses ou un nouveau taux kilométrique, n'oubliez pas de l'associer à la politique relative aux employés. Sinon, il ne sera pas appliqué aux employés malgré son activité.
Activer les politiques relatives aux employés
Les politiques sont activées au niveau de l'entreprise et s'appliquent à tous les employés associés à cette entreprise.
Note: Vous pouvez choisir d'utiliser ou non les politiques relatives aux employés dans votre entreprise. Cependant, lorsque vous les activez, vous doit en choisir un pour chaque personne.
- Allez à Paramètres > Compte > Entreprises, sélectionnez une entreprise, puis faites défiler vers le bas et cliquez Afficher les paramètres de dépenses.
- Dans Conformité, cochez la case Activer les politiques relatives aux employés.
Le Politiques relatives aux employés La configuration est désormais accessible sous Paramètres > Paramètres des dépenses.
Déterminer une politique par défaut pour les employés
Une fois les politiques relatives aux employés activées, chaque personne doit se voir attribuer une politique. Cela signifie que vous doit Veuillez fournir un numéro d'identification valide pour la police d'assurance des employés. lors de l'importation de personnes à partir de solutions tierces (ou via l'API PerkCertaines solutions peuvent ne pas fournir cette information. Par conséquent, à titre de solution de contournement, vous pouvez attribuer une politique d'employé par défaut qui sera utilisée lorsque l'intégration ne parvient pas à inclure une politique d'employé pour la personne concernée.
Prudence: Si vous importez des utilisateurs depuis une autre solution, veillez à leur attribuer une stratégie par défaut. Sinon, les utilisateurs seront créés avec un statut inactif. Avant de pouvoir sélectionner une stratégie par défaut, vous devez avoir… a créé une politique.
Pour définir une politique par défaut :
- Allez à Paramètres > Compte > Entreprises, et sélectionnez Afficher les paramètres de dépenses.
- Dans Conformité, sélectionnez la politique relative aux employés que vous souhaitez utiliser par défaut lorsque l'identifiant de la politique n'est pas fourni.
- Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter une nouvelle politique relative aux employés
Dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Politiques relatives aux employésVous pouvez consulter toutes les politiques relatives aux employés définies pour l'entreprise. Vous pouvez associer à chaque politique autant de catégories, de règles de dépenses, de taux kilométriques, d'indemnités journalières et d'étiquettes que vous le souhaitez.
Les politiques relatives aux employés sont créées au niveau de l'entreprise. Si vous souhaitez appliquer une politique similaire dans plusieurs entreprises, vous devez créer des politiques distinctes pour les employés (ainsi que les catégories et règles de dépenses correspondantes) pour chacune d'elles. Vous pouvez télécharger la configuration spécifique d'une politique en cliquant sur le lien suivant : Télécharger icône.
Par défaut, vous visualisez les polices d'assurance actives de l'entreprise. Vous pouvez toutefois choisir d'afficher les polices actives, inactives ou en cours de rédaction. Statut liste déroulante.
Avant de commencer à créer une politique, assurez-vous d'avoir configuré tous les éléments nécessaires. catégories, règles de dépenses, indemnités kilométriques, taux journaliers et étiquettes d'abordCes éléments sont indispensables au respect de la politique. Si vous ajoutez de nouvelles catégories, règles de dépenses, taux kilométriques, indemnités journalières ou étiquettes après avoir créé la politique relative aux employés, n'oubliez pas de les associer par la suite. Sinon, même actifs, ils resteront invisibles et inutilisables.
Si vous devez modifier les détails d'une police d'assurance, cliquez dessus et modifiez les paramètres concernés. Une fois créée, impossible de supprimer une politiqueLes politiques sont conservées à des fins d'audit. Vous pouvez désactiver une politique si nécessaire en cliquant sur le bouton correspondant. Désactiver icône.
- Sélectionnez l'entreprise
- Cliquez + Ajouter une nouvelle police. Sinon, vous pouvez importer plusieurs polices simultanément.
- Saisissez la configuration de la stratégie.
- Cliquez Sauvegarder tenir un brouillon ou Activer rendre la police d'assurance disponible à la sélection.
Prudence: Seulement Actif Les politiques peuvent être attribuées aux employés.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom de la police d'assurance. |
| Numéro de police d'assurance* | L'identifiant unique de la police d'assurance, généré automatiquement. |
| Catégories applicables | Catégories à afficher pour les personnes bénéficiant de cette police d'assurance. |
| Règles applicables en matière de dépenses | Règles de dépenses applicables à cette police. Sélectionnez toutes celles qui s'appliquent. |
| Tarifs kilométriques applicables | Tarifs kilométriques applicables à cette police. Sélectionnez tous les tarifs applicables. |
| Indemnités journalières applicables | Indemnités journalières applicables à cette police. Sélectionnez toutes les options qui s'appliquent. |
| Dimensions de l'étiquette applicable (facultatif) | Dimensions des étiquettes à afficher pour les personnes bénéficiant de cette police d'assurance. Sélectionnez toutes les options applicables. |
| Code (ERP) | Code (ERP) de la politique relative aux employés. Référence ERP. |
| Description (facultatif) | Si nécessaire, veuillez inclure une description de la politique. Cochez toutes les cases applicables. |
Politiques d'importation des employés
Pour importer plusieurs polices simultanément, cliquez Fichier d'importation Dans le coin supérieur droit de votre écran, une fenêtre s'ouvre vous permettant de télécharger un exemple de fichier CSV.
Le fichier CSV contient les mêmes champs que celui utilisé pour la création manuelle d'une politique, avec un champ ID supplémentaire pour l'identifiant unique de la politique. Vous n'avez pas besoin de saisir d'identifiant, car celui-ci est généré automatiquement lors de l'importation.
Perk prend en charge les fichiers CSV avec l'encodage UTF-8, UTF-16 et ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).
Une fois que vous avez saisi toutes les données requises dans le fichier CSV, cliquez sur Fichier d'importation dans le coin supérieur droit de votre écran et sélectionnez l'entité de l'entreprise à laquelle vous souhaitez appliquer les modifications. Cliquez Choisir un fichier Pour importer votre fichier CSV, vous pouvez également utiliser la fonction glisser-déposer pour le déposer directement dans le champ. Pour terminer, cliquez sur Démarrer l'importation.
Une fois l'importation terminée, vous pourrez télécharger un rapport qui vous aidera à résoudre les éventuelles erreurs.
Attribuer une politique relative aux employés à une personne
Pour appliquer les règles à un groupe de personnes, vous devez sélectionner une politique dans leur profil personnel.
Pour ce faire :
- Allez à Personnes
- Cliquez sur un employé.
- Allez à Organisation languette.
- Dans la section Politiques et approbations, dans Politique relative aux employés Choisir la police d'assurance adaptée à la personne.
- Cliquez Sauvegarder.