Dans certains pays, certaines dépenses professionnelles ou certains cadeaux peuvent avoir des conséquences sur la paie. Autrement dit, les employés peuvent être redevables de l'impôt sur le revenu sur les sommes reçues. Les entreprises sont légalement tenues de déduire ces montants du salaire de leurs employés.

Pour faciliter la paie, Perk génère un rapport des dépenses imposables (c'est-à-dire les montants soumis à l'impôt sur le revenu), ventilé par employé afin qu'il puisse être traité par un système de paie externe. Perk calcule le montant de l'impôt sur les dépenses justifiées, non justifiées et les indemnités kilométriques. Les dépenses notées sous forme d'avoirs sont exclues de ce calcul.

Calcul du montant imposable pour l'impôt sur les avantages sociaux

Dans Perk, vous configurez des règles fiscales pour calculer le montant imposable applicable par employé. Ces règles définissent la période de cumul des dépenses et le seuil à partir duquel les dépenses sont imposables. Elles sont définies pour des catégories spécifiques : toutes les dépenses, qu'elles soient justifiées ou non, ainsi que les indemnités kilométriques, soumises pour ces catégories sont soumises à la règle fiscale. Le calcul se base sur le montant total des dépenses. La configuration de la catégorie n'a aucune incidence sur le calcul ; elle sert uniquement à le déclencher.

Par exemple, vous définissez une règle fiscale stipulant que tous les frais de repas supérieurs à 100 € par an sont soumis à l'impôt sur le revenu. Un employé effectue deux déplacements professionnels au cours de l'année et déclare deux repas d'un montant de 45 € chacun. Les frais de repas du premier déplacement ne dépassent pas le seuil annuel ; ils ne sont donc pas imposables. Lors du deuxième déplacement, le premier repas dépasse le seuil cumulé de 100 € ; une partie de ce repas est donc imposable. Le dernier repas est intégralement imposable.

Montant imposable par participant

Les montants imposables sont calculés pour tous participants de l'entreprise (c'est-à-dire les utilisateurs appartenant à l'entité juridique de la dépense). Perk ne calcule pas les montants imposables pour les participants d'autres entreprises de l'organisation ni pour les participants externes (c'est-à-dire les employés d'autres organisations).

Pour les dépenses où les participants ont été spécifiés par un nombre et un nom dans un champ texte, ainsi que pour les frais kilométriques, les montants imposables sont calculés pour le déclarant de la dépense ou pour la personne pour laquelle l'utilisateur la déclare, dans le cas d'assistants. Le montant de la dépense est toujours divisé équitablement entre les participants (qu'ils soient utilisateurs Perk ou externes). Par exemple, si une dépense de 100 € concerne 2 participants, le montant imposable est de 50 €.

Frais de 498,65 EUR répartis entre 4 participants.
Perk ne calcule les montants imposables que pour les 2 qui appartiennent à l'entreprise.

Montants imposables calculés sur les dépenses exportées

Le montant imposable au titre de l'impôt sur les avantages en nature est calculé lors du processus d'exportation . Les dépenses en cours d'élaboration, d'approbation, de révision ou prêtes à être exportées ne sont pas prises en compte dans le calcul du montant imposable. Ce calcul tient compte de la dépense actuelle et de toutes les dépenses précédemment exportées pour le même employé et la même catégorie, au cours de la même période, conformément à la réglementation fiscale.

Figure 1. Montant total imposable d'une dépense répartie entre 4 participants (montant total des dépenses : 498,65 EUR)

Lors de l'exportation, la dépense est mise à jour avec un récapitulatif des montants imposables pour chaque règle fiscale, pour les participants mentionnés. Ce récapitulatif affiche également les dépenses précédentes associées à la même règle fiscale, à des fins de traçabilité. Si plusieurs dépenses sont exportées simultanément, Perk calcule successivement le montant imposable de chaque dépense en fonction (par ordre de priorité) :

• Date de dépense
• Date de soumission
• Date de révision
• Date d'approbation

Autrement dit, s'il existe plusieurs dépenses pour une opération d'exportation, la dépense dont la date est la plus ancienne est calculée en premier, puis la suivante, et ainsi de suite jusqu'à ce que les montants imposables de toutes les dépenses incluses dans l'opération d'exportation soient calculés.

Le calcul du montant imposable étant effectué immédiatement après l'exportation des dépenses, si une opération d'exportation échoue à quelque étape que ce soit, aucun calcul n'est effectué. Par conséquent, les dépenses peuvent être réexportées sans incidence sur le calcul du montant imposable.

Si une dépense est puis réexportée, le montant imposable est considéré comme ayant été calculé et exporté vers un système tiers ; par conséquent, il n’est pas recalculé. Tout ajustement doit être effectué manuellement dans le système tiers.

applicabilité des règles fiscales

Les règles fiscales sont totalement indépendantes ; autrement dit, l’application d’une règle fiscale à une catégorie spécifique n’a aucune incidence sur le calcul des autres règles fiscales applicables à cette même catégorie. Si plusieurs règles fiscales s’appliquent à une même catégorie (par exemple, une règle avec une période d’agrégation hebdomadaire et une autre avec une période d’agrégation mensuelle), Perk calcule les montants imposables pour règle Étant donné que Perk fournit le montant par participant pour chaque règle, il incombe au client de quelle règle fiscale et quel montant imposable doit être pris en compte pour le calcul de l’impôt sur les avantages sociaux afin d’éviter une double imposition.

Dépenses impliquant plusieurs participants et soumises à plusieurs règles fiscales

La validité d'une règle fiscale est rétroactive, mais son calcul ne l'est pas. Par exemple, une entreprise définit une règle fiscale avec une période d'agrégation annuelle au 1er mars, mais fixe rétroactivement sa date de début au 1er janvier 2025. Le calcul du montant imposable n'est effectué que pour les dépenses exportées à compter du 1er mars 2025. Le montant imposable n'est pas calculé rétroactivement pour les dépenses exportées antérieurement. Cependant, toutes les dépenses exportées dont la date d'échéance est le 1er janvier ou après sont prises en compte et influent sur le calcul des montants imposables des dépenses exportées à compter du 1er mars. Dans le récapitulatif de la règle fiscale relative à la dépense du 1er mars, ces dépenses antérieures apparaissent avec un montant imposable nul, puisqu'aucun calcul n'a été effectué pour elles. La somme des montants des dépenses antérieures détermine si la dépense actuelle dépasse le seuil.

Seuil pour les montants imposables sur les dépenses individuelles

Bien que les règles fiscales soient généralement définies sur une période d'agrégation spécifique, Perk peut également être configuré pour calculer les montants imposables sur chaque dépense. Lorsque la période d'agrégation est définie par dépense, Perk calcule le montant imposable en fonction de la dépense individuelle et ne tient pas compte des autres dépenses éventuellement soumises. Vous pouvez choisir de considérer la totalité du montant comme imposable dès qu'il dépasse le seuil, ou de ne considérer comme imposable que la partie proportionnelle qui excède ce seuil. Par exemple, si vous définissez une règle fiscale avec un seuil de 100 €, pour une dépense de 150 €, Perk peut soit considérer le montant imposable comme étant de 50 € (c'est-à-dire le montant qui excède le seuil de 100 €), soit considérer la totalité de la dépense comme imposable (soit 150 €), puisque la dépense dépasse le seuil fixé.

Conseil : Les montants imposables peuvent également être récupérés pour chaque dépense via l'API Yokoy ( incomeTaxableAmounts ).

Montants imposables des dépenses et des indemnités journalières

Cette fonctionnalité calcule les montants imposables des indemnités journalières. Autrement dit, le montant imposable de l'avantage en nature qui peut s'appliquer à tout excédent d'indemnités journalières versé par l'entreprise dans certains pays (par exemple, lorsqu'une entreprise verse à ses employés des indemnités journalières supérieures au taux national allemand) n'est pas pris en compte. Perk calcule les montants imposables des indemnités journalières séparément. Toutefois, il convient de noter double imposition peut se produire car la dépense et l'indemnité journalière peuvent être considérées comme imposables.

Par exemple, si un employé participe à une dépense de dîner, et que cette dépense est prise en compte en tant que participant, elle peut être considérée comme imposable pour cet employé, et le montant imposable est calculé en conséquence. Si l'employé choisit ensuite de déduire ce repas de son indemnité journalière, cela peut avoir une incidence fiscale sur cette dernière. Cette modification peut changer le montant exonéré d'impôt et, par conséquent, le montant imposable de l'indemnité journalière. Si les deux montants imposables (celui de la dépense et celui de l'indemnité journalière) sont additionnés, une double imposition est possible.

Exemples de calcul de l'impôt sur les avantages sociaux

Une entreprise traite trois dépenses au cours de la même période de regroupement et les exporte successivement. Un régime fiscal a été établi pour un seuil de 60 euros par an.

Le montant imposable calculé pour chaque participant est le suivant :

Affichage du détail du montant imposable dans les dépenses

Une fois qu'une ou plusieurs dépenses soumises à des règles fiscales ont été exportées, la dépense est mise à jour avec un détail des montants imposables pour tous les participants de l'entreprise pour chaque règle applicable à la dépense.

Le détail est regroupé par règle fiscale et comprend les listes suivantes :

• Règles fiscales applicables
• Seuil
• Période d'agrégation
• Montant total imposable
• Montant imposable par participant

Pour connaître la règle fiscale applicable, vous pouvez consulter toutes les dépenses prises en compte dans le calcul de la règle fiscale pour la période pour les participants en cliquant sur Afficher les dépenses du ou des participants .

Vous pouvez consulter une section extensible pour chaque participant, détaillant la dépense actuelle et les dépenses antérieures prises en compte durant la période de cumul définie par la règle fiscale. Pour chaque dépense, vous trouverez une description, la date, le statut, la part du participant et le montant imposable.

Les informations relatives aux participants sont triées selon l'ordre dans lequel ils sont ajoutés aux dépenses.

Dépense impliquant deux participants, dépassant le seuil de 20 EUR applicable aux règles fiscales. Un participant a déjà soumis une dépense soumise à ces règles.

Remarque : Pour configurer Perk afin de calculer automatiquement les montants imposables des dépenses pour chaque participant, consultez Configurer Perk pour calculer les montants imposables des avantages sociaux .

Générer un rapport analytique avec les montants imposables

Dans Analytics , vous pouvez générer un rapport de dépenses ad hoc avec tous les montants imposables par employé, ainsi que des détails sur la règle fiscale utilisée.

Les champs de données relatifs aux montants imposables des avantages sociaux que vous pouvez inclure dans les notes de frais sont les suivants :

Dans Valeurs (agrégées) , vous pouvez sélectionner Montant imposable . Le rapport obtenu peut être utilisé pour le traitement dans votre système de paie.

Conseil : Vous devez configurer une règle fiscale dans Perk pour calculer les montants imposables sur les avantages sociaux.