L'intégration DATEV (Dépenses) est une intégration basée sur une API qui utilise les services de DATEV. Service de données de réservation pour toutes sortes de dépenses (dépenses courantes, transactions par carte et frais de voyage).
Une fois que le service financier a examiné et approuvé les dépenses, l'exportation des dépenses depuis Perk convertit ces dernières en un journal comptable au format CSV qui est transféré au centre de calcul DATEV (Centre de calcul ou RZ), ainsi que le reçu correspondant.
Les reçus sont envoyés à DATEV et consultables dans DATEV Unternehmen Online (DUO). Le fichier au format DATEV peut également être généré sans envoi à DATEV. Dans DATEV, les réservations et leurs reçus associés peuvent être importés depuis Rechenzentrum, modifiés (sauf si les réservations sont verrouillées dans Perk) et validés.
DATEV ne propose aucun point d'accès pour obtenir les données de référence de Perk. Par conséquent, cette intégration ne concerne que l'exportation des données de réservation.
L'intégration utilise DATEV comptabilité : documents et comptabilité : fichiers extf API publiques.
Logique comptable et format de fichier de réservation
Le journal comptable est établi dans le Format DATEV :
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Description |
|---|---|
| Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Montant brut en devise d'origine |
| Soll/Haben-Kennzeichen | « H » pour note de crédit, sinon « S » |
| WKZ Umsatz | Devise d'origine de la dépense. À indiquer uniquement si la dépense est effectuée en devise étrangère. |
| Cours | Taux de change |
| Basis-Umsatz | Montant brut en monnaie de base |
| Base WKZ | Monnaie de base |
| Compte | Compte |
| Gegenkonto (sans BU-Schlüssel) | Compte créancier |
| Clé BU | Code de taxe. Uniquement si la taxe est présente. |
| Belegdatum | Configuration dans Perk. Date de dépense ou date de comptabilisation |
| Belegfeld 1 | Configuration au sein de l'avantage |
| Texte de réservation | Objectif commercial / description |
| Postensperre | 0 |
| Zinssenprère | 0 |
| KOST1 - Kostenstelle | Configuration au sein de l'avantage |
| KOST2 - Kostenstelle | Configuration au sein de l'avantage |
| EU-Land u. UStID (Bestimmung) | Numéro d'identification fiscale du commerçant |
| Zahlweise | 3 |
| Festschreibung | Configuration au sein de l'avantage. Peut être 0 ou 1. |
| Zusatzinformation - Art 1 | « Identifiant d’avantage d’origine » |
| Informations complémentaires - Contenu 1 | Identifiant de dépense interne de l'avantage |
| Informations complémentaires - Art. 2 | « Nom de l'employé » |
| Informations complémentaires - Contenu 2 | Nom et prénom de l'employé |
L'en-tête du fichier est défini comme suit :
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Valeur |
|---|---|
| Drapeau | «EXTF» |
| Numéro de version | 700 |
| Catégorie de format | 21 |
| Nom du format | « Buchungsstapel » |
| Version du format | 12 |
| Créé le | Horodatage |
| Numéro de consultant | Selon les paramètres de connexion. Extrait des paramètres. |
| Numéro de client | Selon les paramètres de connexion |
| Début de l'année d'activité | Configuration au sein de l'avantage |
| longueur du compte G/L | Configuration au sein de l'avantage |
| Date jusqu'à | Dernière date de réservation (Belegdatum) de toutes les réservations contenues dans le fichier |
| Date jusqu'à | Dernière date de réservation (Belegdatum) de toutes les réservations contenues dans le fichier |
| Désignation | « Exportation du traitement des dépenses » |
| Initiales | « AAA » |
| Type d'enregistrement | 1 |
| Raison comptable | 0 |
| Verrouillage | Configuration au sein de l'avantage. Soit 0, soit 1 |
| Code de devise | Monnaie de base |
| Plan comptable général | Configuration au sein de l'avantage. SKR03, SKR04, SKR07 |
Ce fichier de réservation est également stocké dans Perk et peut être téléchargé pour consultation.
Transmission de réception
Actuellement, Perk prend en charge les formats suivants pour la transmission du reçu à DATEV :
- PNG
- JPG / JPEG
Les reçus sont envoyés avec les métadonnées suivantes :
| Champ | Valeur |
|---|---|
| type_document | « Rechnungseingang » |
| note | «Beleg zu Perk Spese » |
| catégorie | « Avantage » |
| dossier | « Spesen » |
| registre | Date de la dépense (comptabilisation) au format AAAA/MM (La date prise en compte dépend de la configuration `Belegdatum`) |
Les trois dernières entrées servent à catégoriser les reçus dans la structure de dossiers suivante.
Belegablage///Cela signifie qu'un reçu datant de janvier 2022 se trouve sous Belegablage/Perk/Spesen/”2022/01”.
Configuration dans DATEV
Pour pouvoir intégrer Perk, vous devez préalablement activer… Service de données de réservation dans le compte DATEV.
Veuillez consulter les ressources suivantes de DATEV :
Si vous ne parvenez pas à activer le service, veuillez contacter votre conseiller fiscal.
Configuration dans l'avantage
Établissement d'une nouvelle connexion : authentification
Prérequis : Vous devez connaître le identifiant client Il comprend le numéro de consultant et le numéro de client. Vous pouvez obtenir ces informations auprès de votre conseiller fiscal ou les consulter dans l'application DATEV.
Comme sur DATEV, toutes les réservations sont converties dans la devise de l'entreprise (généralement l'EUR), seules les Montants des exportations en monnaie de l'entreprise La stratégie de réservation en devises est prise en charge.
Pour configurer la connexion avec DATEV :
- Allez à Paramètres > Intégrations > Exportation des dépenses
- Cliquez Système ERP pour le type de dépense concerné (Dépenses/Transactions par carte/Frais de voyage)
- Sélectionner Service de données de réservation DATEV établir une nouvelle connexion.
Voir Réutilisation d'une connexion existante si vous souhaitez réutiliser une connexion existante. - Renseignez le numéro du consultant et le numéro du client. Assurez-vous que le Le bloqueur de fenêtres publicitaires est désactivé..
- Cliquez Connectez-vous à DATEV.
-
Une fenêtre contextuelle apparaît dans laquelle vous devez vous connecter à DATEV :
- Choisissez votre méthode de connexion et indiquez le mot de passe si nécessaire.
-
Si la connexion a réussi, il vous sera demandé de donner votre consentement :
- Cliquez Je suis d'accord si vous acceptez d'accorder à Perk les autorisations décrites.
- La connexion est établie et testée. Les résultats du test de connexion sont affichés sous la section relative à la configuration requise pour l'ERP.
Vous pourriez rencontrer l'un de ces scénarios :
| État de la connexion | Explication |
|---|---|
| Mise à jour de l'état de la connexion… | La connexion est en cours de test. |
| La connexion avec DATEV est active. | La connexion est active et tous les services pertinents sont disponibles sur DATEV. |
| Les services concernés sont manquants dans DATEV. Veuillez vérifier les informations relatives au consultant, au numéro de client et aux services disponibles dans DATEV. | La connexion est active, mais certains services sont manquants. Veuillez vérifier que les services « Buchungsdatenservice » et « Belegbilderservice » sont activés dans DATEV. |
| Le client est introuvable dans DATEV ou ses droits d'accès sont insuffisants. Veuillez vérifier les informations relatives au consultant et au numéro de client, ainsi que les droits d'accès dans DATEV. | Votre utilisateur ne dispose pas des droits d'accès à l'identifiant client saisi ou cet identifiant n'existe pas. Veuillez vérifier que vous avez correctement saisi le numéro de consultant et le numéro de client. |
| Numéro de consultant et/ou de client manquant, veuillez vous reconnecter. | Soit aucune tentative de connexion n'a été effectuée précédemment, soit elle a échoué et le numéro du consultant et/ou le numéro du client sont manquants. Vous devez vous reconnecter. |
| Aucun jeton d'actualisation n'est disponible. Veuillez établir une connexion pour obtenir un nouveau jeton. | Les tentatives de connexion précédentes ont échoué et aucun jeton n'a été reçu de DATEV. Veuillez vous reconnecter et consulter la FAQ à la fin de cette documentation pour connaître les erreurs éventuelles. |
| La connexion avec DATEV a été révoquée dans Perk. | Un utilisateur de Perk a révoqué la connexion avec DATEV et celle-ci doit être rétablie. |
| La connexion avec DATEV a été interrompue, veuillez vous reconnecter. | Les jetons de connexion ne fonctionnent plus, probablement parce que la connexion a expiré (cela se produit après 2 ans) ou a été révoquée en dehors de Perk. |
| L'état de la connexion n'a pas pu être déterminé, veuillez contacter l'assistance. | Une erreur imprévue s'est produite. Veuillez contacter Soutien aux avantages sociaux. |
Gestion de la connexion à DATEV
Vous pouvez déconnecter la connexion avec DATEV à tout moment en cliquant Déconnectez-vous de DATEVSinon, le lien Gérer les connexions dans DATEV vous offre une vue d'ensemble complète de toutes vos connexions au sein de DATEV et vous permet de les déconnecter.
De plus, vous pouvez accéder à la disponibilité du centre de traitement de données DATEV et à des informations plus détaillées sur les produits via le service de gestion des réservations (Buchungsdatenservice).
Configuration
Une fois la connexion établie avec succès, le formulaire de configuration suivant s'affiche :
Vous devez configurer ces paramètres :
| Configuration | Description |
|---|---|
| Numéro de consultant | Le numéro de consultant, tel que défini lors de l'établissement de la connexion, doit rester identique au paramètre de connexion correspondant et ne peut donc pas être modifié dans la configuration. Si ce numéro doit être mis à jour, une nouvelle connexion doit être établie. |
| Numéro de client | Le numéro de client, tel que défini lors de l'établissement de la connexion, doit rester identique au paramètre de connexion correspondant et ne peut donc pas être modifié dans la configuration. Si le numéro de consultant doit être mis à jour, une nouvelle connexion doit être établie. |
| longueur du compte G/L | La longueur du compte (Sachkontenlänge) doit être cohérente avec DATEV. Elle se trouve dans DATEV sous Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen. |
| Plan comptable | Le plan comptable (Standardkontenrahmen) doit être conforme à DATEV. Il se trouve dans DATEV sous Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen. |
| Méthode pour la colonne « Belegfeld 1 » |
La colonne « Belegfeld 1 » permet un rapprochement automatique (selon les paramètres, les réservations dont la valeur est nulle ne sont pas affichées). Perk propose actuellement plusieurs options pour définir la valeur de la colonne « Belegfeld 1 » :
|
| Valeur / mappage pour la colonne 'Belegfeld 1' |
Ce champ de configuration complète le précédent. Si vous choisissez la méthode « valeur constante », vous devez saisir la valeur souhaitée dans ce champ. Si vous choisissez la méthode « correspondance avec le mois de la dépense », la correspondance est spécifiée au format JSON, par exemple : {“1”: “première valeur”, “2”: “deuxième valeur”, “3”: “troisième valeur” …} |
| Valeur pour le champ 'KOST1 - Kostenstelle' |
Perk propose actuellement trois options pour définir la valeur du champ « KOST1 - Kostenstelle » :
|
| Valeur pour le champ 'KOST2 - Kostenstelle' |
Perk propose actuellement trois options pour définir la valeur du champ « KOST2 - Kostenstelle » :
|
| Dimension de balise pour le champ 'KOSTx - Kostenstelle' | Si vous choisissez l'option d'étiquette pour l'un des champs KOST, ce champ permet de spécifier la dimension de l'étiquette à utiliser. |
| Début de l'exercice (JJ-MM) | Jour et mois de début de l'exercice (au format JJ-MM). Veuillez noter que seules les dépenses d'un même exercice peuvent être exportées ensemble. |
| Verrouiller les publications exportées | Faut-il verrouiller ou non les réservations (Festschreibung). |
| Date pour la colonne `Belegdatum` |
Date d'exportation dans la colonne `Belegdatum`. Les options suivantes sont disponibles :
Par défaut, c'est la date de publication qui est prise en compte. |
| Choisissez le traitement des documents |
Pour savoir s'il faut ou non envoyer les reçus à DATEV, les options suivantes sont disponibles :
Le PDF généré correspond au format PDF standard de récapitulatif des dépenses de Perk. Si la dépense est accompagnée d'un justificatif, celui-ci est intégré au PDF. Si des documents sont transmis à DATEV (toutes les options sauf la première), le service Belegbilderservice doit être disponible (généralement activé automatiquement lors de l'activation du service Buchungsdatenservice). |
| Exporter le résumé PDF des voyages | Si cette option est cochée, un récapitulatif de voyage au format PDF est transmis comme justificatif des dépenses liées au voyage. |
| Ignorez les réservations à montant nul dans l'exportation | Si cette option est cochée, les dépenses d’un montant nul ne sont pas transmises à DATEV, mais restent marquées comme « exportées ». |
| Les indemnités journalières doivent être exclues des exportations | Sélectionnez les taux journaliers qui ne doivent pas être transmis à DATEV, mais qui doivent tout de même être définis sur le statut « exporté ». |
| Les taux kilométriques doivent être exclus de l'exportation | Sélectionnez les taux kilométriques qui ne doivent pas être transmis à DATEV, mais qui doivent tout de même être définis sur le statut « exporté ». |
Tous les paramètres de configuration sont obligatoires, à l'exception des suivants :
- Le champ « Valeur / mappage pour 'Belegfeld 1' » peut rester vide si vous utilisez la méthode « ID de dépense ».
- « La dimension d'étiquette pour le champ 'KOSTx - Kostenstelle' peut rester vide si l'étiquette n'est utilisée pour aucun des deux champs KOST. »
Réutilisation d'une connexion existante
Perk offre la possibilité d'utiliser différents systèmes ERP pour les dépenses courantes, les transactions par carte de crédit et les frais de déplacement. Cependant, il arrive souvent que les enregistrements relatifs à ces trois types de dépenses soient exportés vers le même système ERP.
Dans ce cas, vous pouvez réutiliser la connexion établie pour les dépenses communes avec les mêmes configurations en sélectionnant Service de données de réservation DATEV avec une connexion existante » du champ du système ERP.
Réservation à DATEV
Les données de réservation exportées de Perk sont envoyées sous forme de lot de transactions (« Buchungsstapel ») au centre de données de DATEV (« Rechenzentrum », « RZ »). Pour connaître la procédure de récupération des données de réservation auprès du centre de données et d'enregistrement des réservations dans DATEV, veuillez consulter la documentation. Documentation DATEV.
Foire aux questions (FAQ)
Après avoir cliqué sur « Se connecter avec DATEV », rien ne se passe.
Vérifiez si votre navigateur bloque les fenêtres contextuelles. Le processus d'authentification ouvre une fenêtre contextuelle pour vous connecter à DATEV. Selon les paramètres de votre navigateur, les fenêtres contextuelles peuvent être bloquées.
Après avoir cliqué sur « Se connecter avec DATEV », une fenêtre vide apparaît.
Le mot de passe de l'identifiant mIDentity est très probablement demandé dans une fenêtre qui peut être cachée derrière d'autres fenêtres.
Après l'établissement de la connexion avec DATEV, l'état de la connexion est affiché comme Service manquant.
Tous les services requis n'ont pas été activés dans DATEV. Veuillez vérifier auprès de DATEV et de votre conseiller fiscal.
Comment puis-je vérifier si je peux me connecter à DATEV ?
Sous l'état de la connexion se trouve un lien vers Gérer les connexions dans DATEVSi vous pouvez vous connecter à l'aperçu des connexions DATEV (« Verbundene Anwendungen »), vous pouvez également vous connecter à DATEV. Cependant, cela ne fournit aucune information sur la disponibilité des services DATEV requis, ni sur les autorisations d'accès à un identifiant client spécifique.
Puis-je connecter plusieurs entités juridiques ayant le même identifiant client dans DATEV ?
Oui, c'est possible. Veuillez prendre en compte le point suivant.
Je souhaite connecter plusieurs entités juridiques à DATEV (éventuellement avec le même identifiant client). Lorsque j'essaie de connecter la deuxième entité juridique, l'authentification n'est plus requise et la connexion échoue. Que dois-je faire ?
DATEV semble mémoriser les tentatives de connexion précédentes du navigateur et ne demande pas de nouvelle authentification. Cela peut parfois entraîner des échecs de connexion. Veuillez redémarrer le navigateur (ou ouvrir une nouvelle fenêtre) entre chaque tentative de connexion.
Puis-je également utiliser l'intégration DATEV de Perk avec des systèmes sur site ?
Oui, c'est possible. La seule condition est une connexion au centre de données de DATEV (« Rechenzentrum », RZ). Dans la grande majorité des cas, une telle connexion existe déjà pour d'autres sujets comme « USt-Übermittlung » ou « Bezug von Kontoauszugsdaten ».