Lors du processus d'intégration, la configuration des dépenses pour votre entreprise a été effectuée par votre équipe de mise en œuvre des avantages sociaux. Vous pouvez toutefois modifier certains de ces paramètres si nécessaire. Paramètres > Compte > Entreprises en sélectionnant l'entreprise et en cliquant Afficher les paramètres de dépenses.
Prudence: Ces paramètres influent sur le traitement des dépenses. Assurez-vous de sélectionner l'entreprise concernée et de bien comprendre l'impact sur celle-ci avant d'effectuer toute modification.
Paramètres généraux
Dans cette section, vous pouvez ajuster les paramètres généraux de votre entreprise, tels que le service de taux de change utilisé pour calculer la conversion des devises.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom de l'entité juridique concernée par ces paramètres. Ces informations sont affichées à titre indicatif uniquement. Vous pouvez les modifier depuis la page principale des paramètres de l'entreprise. |
| Source des taux de change | Service de change utilisé pour calculer la conversion des devises. Voir Taux de change et conversion de devises à Perk. |
Examen d'approbation et de financement
Cette section vous permet de modifier le processus d'approbation des dépenses de votre entreprise, qui comporte deux étapes :
- Stratégie d'approbation (c.-à-d. approbation commerciale)
- stratégie d'examen financier
De plus, vous pouvez sélectionner des modes de paiement ne nécessitant pas d'approbation et empêcher les employés de se faire rembourser leurs frais pour les statuts suivants. Si vous effectuez des modifications, assurez-vous de cliquer Sauvegarder par la suite. Sinon, toute modification risque d'être perdue.
| Champ | Description |
|---|---|
| Stratégie d'approbation |
Cette stratégie est définie lors du processus de mise en œuvre pour votre entreprise.
Si votre entreprise exige un flux d'approbation différent de la stratégie d'examen standard (ou combinant les stratégies d'approbation des responsables hiérarchiques et des centres de coûts), vous devez mettre en place un Flux de travail personnalisé à l'aide du concepteur de flux de travail. Vous pouvez modifier cette stratégie à tout moment ; toutefois, elle ne s’appliquera qu’aux nouveaux documents. Les dépenses existantes resteront soumises à la stratégie précédente. |
| Activer l'approbation automatique |
Cette option n'est disponible que si Approbation de l'objet de coût ou Approbation du responsable hiérarchique est sélectionné. Permet les approbations automatiques si une dépense est inférieure à un certain seuil et sans avertissement. Le seuil est spécifié à différents endroits selon que vous sélectionniez l'approbation de l'objet de coût ou l'approbation du responsable hiérarchique :
|
| stratégie d'examen financier |
Cette stratégie est définie lors du processus de mise en œuvre pour votre entreprise.
|
| Désactiver l'option de rejet des demandes d'approbation |
Cocher cette case empêche les approbateurs et les vérificateurs financiers de rejeter définitivement les notes de frais payées par des particuliers. Ils peuvent seulement renvoyer la note pour modification. Si la case reste décochée, les notes de frais payées à titre privé peuvent être rejetées définitivement, mais pas les notes de frais payées par carte d'entreprise ni les frais de voyage. |
| Les modes de paiement qui ne nécessitent pas l'approbation du responsable sont les suivants : | Choisissez les options de paiement (paiement privé, carte d'entreprise et prestataire de voyages) qui ne nécessitent pas l'approbation d'un responsable de centre de coûts ou d'un supérieur hiérarchique. Les dépenses réglées avec ces modes de paiement sont directement transmises au service financier pour vérification. |
| Empêcher les déclarants de rappeler les dépenses pour les statuts suivants | Choisissez les statuts (en approbation, en cours de vérification, prêt pour l'exportation) pour lesquels vous ne souhaitez pas que les employés puissent consulter les notes de frais. Par exemple, vous pouvez interdire aux employés de consulter une note de frais approuvée, vérifiée et prête à être exportée. |
Définition d'une note de frais
Cette section détermine la visibilité des types de frais journaliers et kilométriques, et vous permet de définir comment des scénarios de dépenses spécifiques sont gérés dans Perk.
| Option | Description |
|---|---|
| Activer les indemnités journalières | Activez les indemnités journalières, leur calcul et leur remboursement. Vous pouvez définir où les employés pourront accéder à la création des indemnités journalières. |
| Activer les frais kilométriques | Activer le suivi, le calcul et le remboursement des frais kilométriques. Vous pouvez déterminer où vous souhaitez que les employés puissent accéder à la création de notes de frais kilométriques. |
| Date de réinitialisation du compteur kilométrique | Définissez les critères d'accumulation des kilomètres. Choisissez parmi Mensuel et Annuellement (année civile) pour définir la fréquence de remise à zéro du kilométrage des employés. Cela permet de définir des limites spécifiques pour l'application de différents taux kilométriques (par exemple, jusqu'à 10 000 km : 0,75 CHF/km et à partir de 10 001 km : 0,60 CHF/km). |
| Autoriser les dépenses sans justificatif | Autoriser la création de notes de frais pour les reçus perdus ou sans justificatif. Si cette option est activée, les employés peuvent créer des notes de frais personnelles sans justificatif. |
| Activer les dépenses sans justificatif | Le reçu est facultatif pour les dépenses payées à titre privé, ce qui permet de soumettre les dépenses sans reçu. |
| Activer les dépenses sans justificatif pour les transactions | Le reçu est facultatif pour les dépenses par carte d'entreprise lors de la soumission de transactions sans reçu. |
| Prévoir les frais supplémentaires (pourboires, frais, etc.) | Autoriser l'ajout de frais à la catégorie principale. Si cette option est activée, les employés peuvent ajouter des frais supplémentaires à la dépense dans une section distincte de la note de frais, lesquels ne sont pas soumis à la TVA. |
| Activer plusieurs catégories par dépense | Une fois activée, cette fonction permet aux employés d'attribuer plusieurs catégories à une même dépense. |
| Activer la répartition des frais supplémentaires restants lors de la réservation | Autoriser la comptabilisation fractionnée des dépenses. Si cette option est activée, les frais supplémentaires d'une note de frais sont comptabilisés sur des lignes distinctes. Si cette option est désactivée, le montant total extrait de la dépense et les frais supplémentaires sont comptabilisés sur une seule ligne. |
| Activer la répartition des modifications pour les lignes de réservation journalières |
Si cette option est activée, les modifications apportées à une indemnité journalière sont enregistrées sur des lignes distinctes. Si elle est désactivée, l'indemnité journalière, modifications comprises, est enregistrée sur une seule ligne. Note: ceci n'est pas compatible avec Activer la ventilation des montants imposables et non imposables pour les lignes de réservation journalièresSi les deux options sont sélectionnées, Perk ne répartit les indemnités journalières qu'en lignes imposables/non imposables. |
| Activer la ventilation des montants imposables et non imposables pour les lignes de réservation journalières |
Répartissez les indemnités journalières en montants imposables et non imposables. Cette règle s'applique à tous les systèmes financiers qui exportent des lignes de débit. Note: ceci n'est pas compatible avec Activer la répartition des modifications pour les lignes de réservation journalièresSi les deux options sont sélectionnées, Perk ne répartit les indemnités journalières qu'en lignes imposables/non imposables. |
| Activer les pièces jointes XML pour les dépenses |
Autoriser le téléchargement de fichiers XML comme pièces justificatives pour les dépenses avec ou sans justificatif, les demandes de remboursement de frais kilométriques et les indemnités journalières. Note: Assurez-vous que votre système d'intégration financière prend en charge l'importation de fichiers XML avant d'activer cette option. |
| Surcharge de change en pourcentage |
Définissez un pourcentage qui s'ajoute au taux de change par défaut géré par Perk. Par exemple, si une personne règle des dépenses avec sa carte personnelle, cette majoration compense les taux de change défavorables. Cependant, il est recommandé d'utiliser cette option avec précaution car elle applique une majoration fixe en pourcentage. toutes les dépenses en devises étrangères. |
| Activer le modèle de catégorie v2 | L'activation du modèle V2 améliore la sélection des catégories par Perk AI. |
| Désactiver la sélection des objets de coûts (Voyages) et ignorer les objets de coûts (Dépenses). |
Cocher cette option empêche les employés d'affecter eux-mêmes leurs dépenses/voyages aux objets de coûts ; les objets de coûts restent obligatoires. Cela nécessite de définir un objet de coût par défaut pour toutes les personnes dans leur profil.
Par conséquent, vous devez vous assurer que :
|
| Désactiver les objets de coût (Voyages) | Les objets de coût ne sont plus obligatoires lors des déplacements. |
Conformité
Cette section contient les paramètres qui déterminent les notifications déclenchées lorsqu'une dépense ne répond pas à des critères spécifiques, et qui peut effectuer certaines actions sur les dépenses.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Activer les avertissements en double pour les indemnités journalières | Signale les indemnités journalières en double. Voir Allocation déjà demandée. |
| N’autorisez pas les voyages dont les dates se chevauchent. | Signale les voyages ayant les mêmes dates. Voir notifications spécifiques au voyage. |
| Activer les politiques spécifiques à l'utilisateur |
Activez cette option si votre entreprise applique des politiques et des règles de remboursement des frais différentes selon le poste occupé, la situation géographique ou d'autres caractéristiques au sein d'une même entité. Par exemple, les frais des administrateurs ne sont remboursés que s'ils dépassent 50 CHF. Si cette option est activée, vous pouvez configurer différentes règles pour différentes politiques d'employés et les attribuer à une personne spécifique. Personnes, Organisation languette. Vous devez choisir un Politique par défaut qui est configurée comme solution de secours pour les nouveaux utilisateurs lors de l'activation de politiques spécifiques à chaque personne. |
| Activer les règles de dépenses | Signale les dépenses non conformes aux règles en vigueur. Voir Violation de la politique. |
| Journées du week-end du drapeau | Signale si la dépense a lieu un week-end. Voir Jours de week-end. |
| Activer les alertes IA (doublons, validation des montants) |
Déclenche des alertes lorsque l'IA détecte une situation où la dépense n'est pas conforme. Voir Avertissements basés sur l'IA. Pour la validation des montants, Perk signale les dépenses pour lesquelles la différence entre le montant saisi manuellement et le montant calculé par l'IA est supérieure à un pourcentage spécifié. Vous pouvez configurer ce pourcentage dans Écart accepté en pourcentage champ. |
| Veuillez nous informer si une facture officielle du fournisseur est requise. | Signale les dépenses qui nécessitent une facture en fonction de leur montant. Voir Facture officielle requise. |
| Utiliser le nom de l'indemnité journalière à des fins commerciales | La sélection de cette option renseigne automatiquement le nom de l'indemnité journalière comme motif/description de l'activité professionnelle. Si cette option n'est pas sélectionnée, les personnes concernées doivent préciser le motif de leur demande de remboursement. |
| Activer les alertes pour les dépenses sans justificatif | Signale les dépenses sans justificatifs. Voir Aucune dépense sur justificatif. |
| Activer les dépenses exportées dans les dépenses déléguées | Activez cette option si vous souhaitez permettre aux personnes qui soumettent des notes de frais pour le compte d'une autre de consulter les dépenses exportées des personnes qu'elles aident. Ces informations sont affichées dans Dépenses > Dépenses > Dépenses déléguées. Voir Gérer les dépenses en tant qu'assistant d'une autre personne. |
| Activer l'avertissement si l'objet de coût utilisateur s'écarte de l'objet de coût de dépense | Signale les dépenses dont l'objet de coût diffère de l'objet de coût par défaut de la personne. Voir Objet de coût par défaut. |
| Afficher un avertissement en cas d'informations fiscales manquantes | Signale les dépenses sans information fiscale. Voir Taux de TVA/taxe. |
| Avertir si le seuil de distance de Google Maps est dépassé. | Signale les déclarations de kilométrage lorsque la personne a modifié manuellement la distance calculée automatiquement. Voir Distance en frais kilométriques. |
Participants
Détermine comment Perk gère les dépenses des participants. Voir Configurer les participants aux dépenses.
Paramètres de vérification en double
Vous pouvez définir quand un avertissement de doublon s'affiche pour les dépenses en configurant le nombre de paramètres qui doivent correspondre pour déclencher l'avertissement.
Les paramètres sont :
- Numéro fiscal/Hash du document : Le numéro fiscal correspond au numéro de TVA intracommunautaire unique de l'entreprise, tel qu'il figure sur le justificatif de dépenses. Le hachage du document, quant à lui, correspond à la valeur de hachage du fichier utilisé pour la création de la note de frais (par exemple, l'image ou le PDF). Ces deux éléments constituent les critères fondamentaux de détection des doublons.
- Réclamation totale : Le montant total de la réclamation correspond au montant total indiqué sur le reçu d'une dépense.
- DeviseLe terme « devise » désigne la devise figurant sur le reçu d'une dépense.
- DateLa date fait référence à la date figurant sur le reçu de la dépense.
- Heure : L’heure indiquée correspond à celle figurant sur le reçu de la dépense.
Note: Moins il y a de paramètres requis pour déclencher une alerte, plus Perk est sensible aux faux positifs. Bien que vous puissiez modifier ces paramètres, il est recommandé de conserver la configuration initiale.
Exportation de données et configuration ERP
Le Exportation de données et configuration ERP Cette section contient plusieurs options permettant de déterminer le comportement lors de l'exportation des dépenses, notamment les informations incluses dans l'exportation et les fichiers supplémentaires. L'impact de ces paramètres dépend de l'intégration configurée. Intégrations (Gestion des dépenses) languette, Exportation des dépenses).
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Exclure les objets de coûts de l'exportation | Choisissez si vous souhaitez exclure les objets de coûts de l'exportation ou les conserver dans le rapport. |
| Exporter séparément les indemnités journalières et kilométriques versées à la paie. |
Divisez l'exportation des dépenses en deux exportations (c'est-à-dire pour une comptabilisation séparée dans les systèmes de comptabilité financière et de paie). Lorsqu'elle est activée, cette option active une section distincte dans Intégrations, dans le Exportation des dépenses configuration permettant de configurer un système de paie en vue de son exportation. Vous pouvez choisir de répartir les indemnités journalières en :
Vous ne pouvez pas fractionner les indemnités journalières selon les deux critères.Si les deux options sont sélectionnées, les indemnités journalières sont uniquement ventilées en montants imposables et non imposables. Remarque : Ceci est uniquement compatible avec les dépenses exportées déclenchées manuellement. Si vous utilisez un tâche d'exportation automatique, le Pour l'API Perk, ou toute intégration basée sur l'API Perk, cette séparation ne peut pas être effectuée. |
Envoi de devises
Dans Perk, vous pouvez choisir l'une des trois devises de comptabilisation des dépenses :
-
Montants des exportations dans la devise du reçu d'origine : Conservez les montants dans la devise d'origine du reçu.
Dans ce cas, la conversion de devises est effectuée dans votre système ERP ou tout autre système utilisé par votre entreprise. - Montants des exportations en devise de l'entreprise : Convertissez vos dépenses en devises étrangères dans la devise de votre entreprise avec Perk.
- Montants des exportations exprimés en devise de l'employé (en cas de repli : devise de l'entreprise)Convertissez les frais de change dans la devise de votre employé si celle-ci diffère de la devise de l'entreprise.
Rapports et fichiers supplémentaires
Que les données soient exportées directement vers un système tiers via une API ou sous forme d'exportation de fichiers (configurée dans Intégrations), vous pouvez également générer d'autres fichiers répertoriant toutes les dépenses exportées.
Perk vous permet de générer ces fichiers :
| Option | Description |
|---|---|
| Journal comptable d'exportation [.csv] | Générez le journal comptable standard Perk et spécifiez le nom du fichier à utiliser lors de la génération du fichier de sortie. |
| Pièces jointes exportées |
Veuillez inclure tous les reçus et justificatifs lors de l'exportation des dépenses sous forme de fichier ZIP. Ces fichiers sont accessibles dans le Journal d'exportation. Les documents sont exportés dans le même format que celui utilisé lors du téléchargement (c'est-à-dire JPG, PNG, PDF ou XML si cette option est activée). |
| Nom du dossier ZIP pour les pièces jointes exportées | Si vous sélectionnez Exporter les pièces jointes, choisissez un nom de dossier pour les pièces jointes. Par défaut, Perk utilise Pièces jointes. |
| Activer l'exportation au niveau du trajet | Ajoute un onglet supplémentaire pour les types de dépenses Voyages sur la page Exporter pour permettre aux analystes financiers d'exporter toutes les dépenses de voyage ensemble.Voir Exporter les dépenses, les voyages, les transactions et les factures examinés. |
| Activer le rapport CSV des montants des dépenses soumises à l'impôt sur le revenu | Générer un rapport de tous les montants imposables calculés sur les dépenses. |
| Fichier de paiement d'exportation | Perk vous permet de générer des fichiers de paiement aux formats PAIN suisse, allemand, français et britannique. |
| Rapport d'exportation [.pdf] | Générer un résumé des notes de frais examinées, y compris les reçus joints. |
| Rapport d'exportation avec total par personne [.pdf] | Vous pouvez choisir de générer un rapport détaillant les dépenses par personne et spécifier le nom du fichier à utiliser lors de la génération du fichier de sortie. |
| Rapport d'exportation par dépense [.pdf] | Vous pouvez choisir de générer un rapport pour chaque dépense et spécifier le nom du fichier à utiliser lors de la génération du fichier de sortie. |
Ces fichiers sont accessibles depuis Finance > Revue >Journal d'exportation. Ils ne sont pas accessibles via l'API.
Activer les cartes d'entreprise
Cette section s'affiche uniquement si votre organisation utilise des cartes Avantages. Elle décrit le comportement général lors de l'utilisation des cartes Avantages (mode de paiement par carte d'entreprise). Les transactions par carte sont exportées depuis le système Avantages.
Paramètres généraux
| Option | Description |
|---|---|
| Signaler les dépenses non remboursables | Si cette option est activée, les dépenses réglées avec des cartes d'entreprise sont signalées en conséquence. |
| Désactiver les dépenses payées à titre privé | Si cette option est activée, seules les dépenses réglées avec des cartes d'entreprise sont autorisées dans Perk. |
| Activer le numéro de créancier par défaut (ERP) | Définit un numéro de carte de crédit par défaut pour l'exportation des transactions. Ce numéro peut être modifié manuellement dans les paramètres de la carte de l'entreprise. |
| Blocage automatique en cas de trop nombreux retards de paiement (pour les cartes Avantages uniquement) | L'utilisation de la carte est restreinte lorsque les demandeurs ne fournissent pas les justificatifs de dépenses correspondant aux transactions. Voir la section « Blocage automatique en cas de reçus manquants ». |
| Activer les cartes Perk Lodge | Pour une utilisation avec les intégrations des fournisseurs de voyages. Permet aux administrateurs de cartes de créer des cartes d'hébergement à utiliser avec les fournisseurs de gestion de voyages. |
| Activer les demandes de cartes | Permet aux employés de demander une carte, que les administrateurs peuvent approuver ou refuser. Voir Demander une carte Avantage. |
Importer
Cette section est nécessaire uniquement si les transactions sont importées manuellement depuis un fournisseur de cartes tiers. Chaque fournisseur de cartes possède son propre fichier de transactions. Vous devez donc indiquer ici le fournisseur de vos cartes d'entreprise.
| Option | Description |
|---|---|
| Format de relevé de carte d'entreprise | Pour les intégrations de cartes tierces, sélectionnez le format dans lequel les transactions sont importées dans Perk. |
Exporter
Vous pouvez configurer l'exportation des dépenses associées aux transactions. Vous configurez les paramètres de base de la tâche d'exportation dans les paramètres de dépenses de l'entreprise, et l'intégration elle-même dans Intégrations, exportation des dépenses - Système actuel pour les transactions par carte.
| Option | Description |
|---|---|
| Journal comptable d'exportation [.csv] | Si cette option est activée, vous pouvez exporter le journal comptable des transactions qui ont été rapprochées d'une note de frais correspondante sous Finance > Révision > Exporter le journal. |
| Nom du fichier du journal comptable | Spécifiez le nom du fichier à utiliser lors de l'exportation du journal comptable. |
| Pièces jointes exportées | Si cette option est activée, vous pouvez exporter les fichiers joints aux notes de frais. |
| Nom du dossier ZIP pour les pièces jointes exportées | Si vous souhaitez créer un dossier nommé pour vos pièces jointes, indiquez-le ici. Sinon, il sera nommé automatiquement. |
| Rapport d'exportation [.pdf] | Si cette option est activée, vous pouvez exporter un rapport de transactions par carte au format .pdf. |
| Rapport d'exportation avec total par utilisateur [.pdf] | Générez un rapport des dépenses par carte détaillant les dépenses par utilisateur. |
| Nom du fichier du rapport avec le total par utilisateur | Spécifiez le nom du fichier à utiliser lors de l'exportation du rapport utilisateur. |
| Rapport d'exportation par dépense [.pdf] | Générez un rapport pour chaque dépense. |
| Nom du dossier ZIP pour l'exportation par carte de crédit | Si vous souhaitez créer un dossier nommé pour enregistrer vos exportations, indiquez-le ici. Sinon, il sera nommé automatiquement. |
| Exclure les objets de coûts de l'exportation | Si cette option est activée, les objets de coût ne seront pas inclus dans le fichier d'exportation. |
| Devise pour l'exportation | Choisissez si vous souhaitez exporter les montants des dépenses dans la devise de la carte, dans la devise de la transaction ou dans la devise de l'entreprise. |
Activer les déplacements
Cette section contient les paramètres de configuration des trajets dans Perk. Pour plus d'informations, consultez Configurer les voyages dans Perk.
Activer la TVA/taxe
Cette section détermine le traitement fiscal des dépenses. Voir Activer les taux d'imposition.
Service de notification
Pour plus d'informations sur le service de notification, consultez Envoyer un e-mail aux employés concernant les tâches de dépenses en cours.