Pour vous aider à mieux comprendre le contexte des dépenses soumises, Perk vous permet de les consulter voyage par voyage. Vous pouvez ainsi vérifier le total des dépenses d'un voyage et approuver toutes les dépenses incluses en une seule action.
Selon les paramètres de votre entreprise, vous pouvez voir :
- Tous les voyages qui ont été soumis et approuvés par les approbateurs précédents.
- Seuls les voyages qui ont été soumis et approuvés par les approbateurs précédents, mais qui comportent un avertissement, seront pris en compte.
- Aucune dépense si la stratégie d'examen financier de votre entreprise est définie pour Examen entièrement automatisé dans le contexte de l'entreprise.
Pour examiner une note de frais, vous devez :
- Sélectionnez une entreprise et un type de dépenses.
- Examiner tous les rapports de dépenses.
- Finalisez votre avis.
Sélectionnez une entreprise et un type de dépenses
Allez à Finances > Vérification > Dépenses et facturesSelon votre rôle, vous pourriez avoir accès à plusieurs entreprises. Pour consulter les voyages, sélectionnez… Voyages Onglet en haut à droite.
Note: Si vous ne voyez pas le Voyages Dans l'onglet correspondant, vérifiez si les voyages sont activés pour votre entreprise.
S'il n'y a aucun voyage à examiner, un message s'affiche.
Évaluez un voyage
Lorsque vous consultez un voyage, vous pouvez visualiser l'itinéraire et vérifier chaque dépense individuellement afin de vous assurer que toutes les informations sont correctes et les ajuster si nécessaire.
En tant qu'analyste financier, vous pouvez modifier :
- les dates du voyage
- lieux de l'itinéraire
- ajouter des dépenses nouvelles ou existantes au voyage.
Toutefois, veuillez noter que si vous modifiez les dates ou les lieux, si le voyage comprend des indemnités journalières ou des frais kilométriques générés automatiquement, ces indemnités et frais kilométriques pourront être recalculés en tenant compte des nouvelles dates ou des nouveaux lieux.
En tant qu'analyste financier, vous pouvez modifier ces champs en fonction du type de dépense :
| Dépenses | Frais kilométriques | Indemnités journalières |
|---|---|---|
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Vous pouvez soit consulter :
- chaque dépense individuellement en cliquant sur la dépense, puis Renvoyer si vous constatez des problèmes, comme un rapport de dépenses standard
- renvoyez l'intégralité du voyage en cliquant Renvoyer (tout) dans le coin supérieur droit.
L'employé peut alors vérifier toutes les dépenses liées au voyage, modifier les dates ou les lieux si nécessaire, puis soumettre à nouveau sa demande. Une fois soumise à nouveau, la demande doit être approuvée une nouvelle fois avant d'être examinée.
Si votre administrateur Perk a configuré votre compte pour afficher les informations fiscales, vous pouvez consulter et modifier le taux et le montant de la taxe. Ces informations sont extraites automatiquement par Perk. Par conséquent, assurez-vous de les vérifier et de les corriger si nécessaire.
Si votre système d'entreprise autorise des dates de comptabilisation autres que la date du jour, vous pouvez consulter et modifier la date de comptabilisation d'une dépense. Cette date détermine la période comptable dans laquelle l'opération est enregistrée.
Finalisez votre avis
Une fois que vous avez vérifié toutes les dépenses du voyage, vous pouvez les marquer comme prêtes à être exportées en cliquant sur Terminer la révision (tout).
Une fois les frais de voyage prêts à être exportés, ils sont automatiquement transférés depuis Finances > Vérification > Dépenses et factures à Finance > Révision > Exporter.
Conseil: Une fois toutes les dépenses et tous les voyages vérifiés, vous pouvez les exporter vers un système tiers. Voir Exporter les dépenses, les voyages, les transactions et les factures examinés.