Perk vous permet de définir qui peut modifier les factures. Selon le rôle de la personne et le statut de la facture, différentes personnes peuvent apporter des modifications aux données de la facture :

• Employés: modifiez les factures ayant le statut Nouveau, Brouillon ou À réviser, sauf si vous les empêcher de modifier, supprimer, rejeter ou annuler des facturesSi la facture se trouve dans un autre statut, les expéditeurs peuvent la rappeler pour la modifier.
• Les gestionnaires: modifiez uniquement les factures en statut « En approbation », sauf si vous les empêcher de modifier.
• Traitement des facturesModifiez les factures ayant le statut « Nouveau », « Brouillon » ou « À réviser ». Les factures en cours de révision et prêtes à être exportées doivent être rappelées pour être modifiées.
• analystes financiers: modifiez les factures en statut « En cours de vérification », sauf si vous Empêcher la modification des factures quel que soit leur statut. autres que Nouveau, Brouillon et Nécessite une révision (c'est-à-dire en cours d'examen ou d'approbation).

Empêcher les gestionnaires de modifier les factures

Perk permet aux responsables (approbateurs hiérarchiques, responsables d'objets de coûts ou d'étiquettes) de modifier les factures qu'ils reçoivent pour approbation. Cependant, certaines entreprises préfèrent que les responsables n'interviennent pas sur les détails des factures et se contentent de les approuver.

Vous pouvez restreindre l'accès aux factures afin que les responsables ne puissent modifier aucun détail de la facture :

1. Allez à Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation.
2. Dans Paramètres généraux, sélectionner Les responsables ne sont pas autorisés à modifier les factures. case à cocher.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Consulter les factures en tant que gestionnaire

Si vous limitez la modification des factures pour les responsables, lorsqu'ils accèdent à une facture, tous les champs de celle-ci sont grisés :

Les seules actions disponibles sont Approuver ou Renvoyer.

Modifiez uniquement les factures ayant le statut « Nouveau », « Brouillon » ou « À réviser ».

Vous pouvez souhaiter empêcher les utilisateurs de modifier les données de facturation. après avoir été soumis pour approbation ou examen L'équipe Finance doit être vigilante, car cela pourrait avoir un impact sur les données exportées vers le système tiers. Par exemple, vous avez peut-être configuré votre intégration pour envoyer les données de facturation à l'autre système dès la soumission de la facture, sans attendre son approbation ou sa vérification préalable.

Avec le Autoriser la modification des factures uniquement lorsqu'elles sont en statut Nouveau, Brouillon ou À réviser. en paramétrant, vous empêchez tous les utilisateurs ne peuvent pas modifier les données dans les factures, sauf si la facture a l'un de ces statuts :

• Nouveau
• Brouillon
• Nécessite une révision

Lorsque les utilisateurs consultent une facture soumise, tous les champs sont grisés et ne peuvent être modifiés que s'ils renvoient la facture (Nécessite une révision statut) ou le soumissionnaire rappelle la facture, si cela est autorisé.

Restreindre la modification des factures

Pour limiter la modification des factures à des statuts de factures spécifiques :

1. Allez à Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation.
2. Dans Paramètres généraux, sélectionner Autoriser la modification des factures uniquement lorsqu'elles sont en statut Nouveau, Brouillon ou À réviser. case à cocher.
3. Cliquez sur Enregistrer.