Dans Perk, vous pouvez choisir comment votre entreprise gère ses dépenses grâce à des flux de travail standard qui combinent approbation commerciale avec revue financière. Vous pouvez également choisir de Créez vos propres flux de travail personnalisés qui détermine comment les dépenses sont approuvées puis examinées au sein de votre organisation.

L'approbation métier (stratégie d'approbation) précède toujours le contrôle financier (stratégie de contrôle financier). Ceci garantit que toutes les approbations métier nécessaires sont obtenues avant que la dépense ne soit transmise à l'équipe financière pour contrôle.

stratégie d'approbation commerciale

Votre entreprise peut choisir l'une des quatre stratégies suivantes :

• Aucune approbation requise : Les notes de frais soumises sont transmises directement à l'équipe financière pour examen, sans nécessiter d'approbation.
• Approbation de l'objet de coût: Les dépenses soumises doivent être approuvées par le ou les responsables des centres de coûts concernés, conformément à la hiérarchie des centres de coûts, avant d'être transmises au service financier pour examen. Si des seuils d'approbation sont en place pour les centres de coûts, des approbations supplémentaires peuvent être requises si les dépenses dépassent ces seuils.
• Approbation du responsable hiérarchique : Les notes de frais soumises doivent être approuvées par le responsable hiérarchique de chaque employé avant d'être examinées par le service financier. Si des seuils d'approbation sont prévus pour les responsables hiérarchiques, des approbations supplémentaires peuvent être nécessaires si les dépenses dépassent ces seuils.
• Flux de travail personnaliséDans ce cas, vous choisissez comment les dépenses soumises doivent être approuvées en créant votre propre flux de travail à l'aide de concepteur de flux de travailCela vous permet de combiner les stratégies d'approbation des responsables hiérarchiques et des centres de coûts, voire de déterminer qui approuve et à quel moment en fonction des attributs de la dépense. Par exemple, si la dépense dépasse 100 000 €, le document est transmis à la fois au responsable hiérarchique et au responsable du centre de coûts pour approbation.

Prudence: Tu peux Vous pouvez modifier votre stratégie d'approbation à tout moment.Cependant, la nouvelle stratégie s'applique aux nouvelles dépenses traitées À compter de ce moment, les dépenses existantes seront soumises à l'ancienne stratégie d'approbation. Si vous souhaitez traiter des dépenses existantes avec une nouvelle stratégie d'approbation, vous devez les supprimer et les soumettre à nouveau.

stratégie d'examen financier

La stratégie de contrôle financier garantit que tous les contrôles comptables et financiers nécessaires sont effectués avant que la dépense ne soit exportée et enregistrée dans le système financier de votre entreprise.

Votre entreprise peut choisir l'une des trois stratégies suivantes :

• Une vérification manuelle est toujours requise : Les dépenses entièrement approuvées par les gestionnaires d'entreprise sont envoyées à Finance  > Revoir et nécessitent une vérification manuelle par l'équipe financière avant d'être exportées (Finance > Révision > Exporter)Historiquement, cette option a été privilégiée par la plupart des entreprises et est considérée comme la stratégie d'évaluation la plus prudente.

• Examen entièrement automatisé : Sélectionner cette option automatise entièrement le processus de vérification financière. Les dépenses entièrement approuvées par les responsables administratifs sont envoyées directement à exporter, contournant revoir En résumé, si l'approbation automatique par objet de coût ou par responsable hiérarchique est également activée, la note de frais est automatiquement prête à être exportée après sa soumission.

  Prudence: Soyez prudent lorsque vous choisissez cette stratégie car elle ne prévoit aucun contrôle manuel (même pour les exceptions).

• Examen automatique en l'absence d'avertissementsEn sélectionnant cette option, la note de frais n'est examinée automatiquement que s'il n'y a pas d'avertissements. En cas d'avertissements, la dépense est transmise à un tiers. Finance > Revoir pour un examen financier manuel avant que cela ne soit finalement exporterIl est recommandé d'utiliser cette stratégie si vous souhaitez automatiser autant que possible le processus de gestion des dépenses, tout en conservant un contrôle manuel des valeurs aberrantes et des exceptions.