Fichier d'exportation standard Perk pour les factures

Seulement administrateurs de compte peut effectuer cette tâche.

 

Le fichier d'exportation Spend pour les factures est un fichier CSV standardisé contenant les données de comptabilisation des factures. Les données incluses dans ce fichier dépendent de la configuration de votre entreprise et peuvent être personnalisées selon vos besoins. Par exemple, le fichier peut inclure les attributs de données supplémentaires suivants :

  • Données de facturation
  • Données relatives aux entités juridiques
  • Données du fournisseur
  • Données de catégorie
  • données de l'objet de coût
  • Données de champ personnalisées
  • Données de poste
  • Rapport des données de facturation

Vous pouvez personnaliser le fichier d'exportation des dépenses grâce à différentes options de configuration : nom du fichier, format, format de la date et du montant, gestion des taxes et autres transformations. Par défaut, ce fichier contient les données standard des dépenses dans un ordre prédéfini.

Générer un fichier d'exportation des dépenses

Pour configurer Perk afin d'exporter toutes les données de dépenses au format de fichier d'exportation des dépenses (manuellement lors de l'exportation par l'utilisateur Finance ou automatiquement), accédez à Administration > Intégrations sous Exportation de factures onglet, cliquez Assistant de démarrage, et choisissez Fichier d'exportation des dépenses comme le système d'exportation actuel.

Vous pouvez configurer un paramétrage spécifique dans le Paramètres généraux section, si nécessaire.

Configurer le fichier d'exportation des dépenses

La configuration du fichier d'exportation Spend est paramétrée pour inclure les options les plus courantes. Vous pouvez toutefois personnaliser son comportement grâce à diverses options de configuration : nom du fichier, délimiteur, regroupement des lignes de commande, gestion des taxes et des lignes de crédit, devise d'exportation, prix unitaire, paramètres relatifs aux taxes uniquement, ordre des données et des champs.

Champs du fichier d'exportation

Sauf configuration contraire, le fichier d'exportation Spend utilise un ordre de champs par défaut basé sur les données Spend standard. Vous pouvez toutefois personnaliser les champs de données, en choisissant les informations à inclure et leur ordre, selon vos besoins.

Type de ligne Description
Ligne de débit Un par ligne sur la facture
Ligne fiscale Une par ligne de taxe, si activée
Ligne de crédit Un par facture

Paramètres généraux

Le Paramètres généraux Cette section affiche les options les plus couramment utilisées lors de la configuration du fichier d'exportation Spend.

La configuration du fichier d'exportation Spend comporte une logique de repli pour garantir que le fichier puisse être généré correctement.
 

yokoy 1.png

Nom du fichier d'exportation

Facultatif. Détermine le nom du fichier d'exportation. Si ce champ n'est pas renseigné, l'option par défaut (Factures du fournisseur - 1 sur 1) est utilisé pour le nom de fichier. N'utilisez pas de tirets ( )-), points (.), virgules (,), deux-points (:), et les points-virgules (;).

Vous pouvez utiliser ces espaces réservés pour déterminer le nom du fichier exporté :

  • \{\{legalEntityName\}\}Le nom du fichier contient le nom de l'entreprise (par exemple, Entreprise A).
  • \{\{exportId\}\}Le nom du fichier contient l'identifiant d'exportation. (ex. : r9bzSngEWVYSa7LDbYSo)
  • \{\{YYYYMMDD_HHMMSS\}\}Le nom du fichier contient une date au format indiqué. Il doit s'agir exactement de cette chaîne de caractères. (Exemple : 20250917_112052)
  • \{\{date\}\}Le nom du fichier contient la date au format aaaa-mm-jj(par exemple, le 17/09/2025)
  • {{timestamp}}Le nom du fichier contient l'horodatage. (ex. : 20250917_112052)
  • texte libreLe nom du fichier contient du texte (sans caractères spéciaux). (Exemple : Export)

Note: Par défaut, Perk ajoute un horodatage au début de tous les noms de fichiers. Vous pouvez modifier la position de cet horodatage en sélectionnant l'option correspondante. écraser option dans votre configuration d'exportation SFTP.

Voici un exemple de tous les espaces réservés inclus dans le nom du fichier :

fileName-invoiceExport.png

Et voici le nom du fichier obtenu :

fileName2-invoiceExport.png

Délimiteur

Obligatoire. Caractère de délimitation des fichiers CSV et XLS. Vous pouvez utiliser les caractères suivants comme délimiteurs :

  • . (point)
  • . (point)
  • , (virgule)
  • ; (point-virgule)
  • ' (apostrophe)
  • " (guillemet droit)

Éléments de ligne agrégés

Facultatif. Permet de regrouper les lignes de commande par catégorie, objet de coût et taux de taxe identiques.

Ligne de taxe pour chaque ligne de débit

Facultatif. Pour chaque ligne de débit contenant des informations fiscales, créez une nouvelle ligne de TVA avec les informations fiscales fournies (montant, compte, description et pays).

Exclure les réservations par ligne de crédit

Facultatif. Par défaut, le fichier d'exportation contient les lignes de crédit et de débit. Vous pouvez toutefois choisir de ne pas exporter les lignes de crédit en cochant cette case.

Monnaie de déclaration

Obligatoire. Par défaut, le système utilise la devise d'origine de la facture ; vous pouvez toutefois choisir d'exporter les montants dans la devise de l'entreprise. La stratégie de reporting choisie détermine la conversion des devises et des montants dans le fichier d'exportation.

Champs de données

Le fichier d'exportation Spend utilise un ordre de champs par défaut. Vous pouvez toutefois modifier cet ordre selon vos besoins.

Si vous cliquez ModifierVous pouvez modifier l'ordre d'affichage des champs, déterminer la position sur la ligne ou supprimer des champs.

yokoy 2.png

La liste déroulante affiche tous les champs supplémentaires que vous pouvez ajouter au fichier d'exportation, regroupés par concept :

  • données par défaut (autrement dit, les champs les plus fréquemment requis)
  • données de facturation
  • données d'objet de coût
  • données du fournisseur
  • données de catégorie
  • données fiscales
  • données de l'entreprise
  • données de poste
  • données d'étiquetage

Pour plus d'informations sur les champs de données que vous pouvez intégrer dans le fichier d'exportation Spend, consultez Champs de données du fichier d'exportation des dépenses pour les factures.

Une fois le champ sélectionné, vous pouvez choisir d'exporter ces données avec une étiquette spécifique, déterminer l'ordre des champs dans le fichier et déterminer la position de la ligne.

yokoy 3.png

Position de la ligne

Chaque facture est divisée en une ou plusieurs parties. lignes de débit (selon les objets de coûts, les taxes et les catégories), lignes fiscales (si cette option est activée dans la configuration), et un seul ligne de créditLes montants au débit et au crédit sont exprimés sur des lignes distinctes dans le fichier (c'est-à-dire qu'ils ne peuvent pas être exportés sur une seule ligne avec un indicateur D/C).

L'ordre des champs de données applique une logique différente selon le type de ligne (débit, crédit, taxe). Chaque colonne est conçue pour gérer la logique spécifique de chaque ligne.

Position Description
Toutes les lignes Affiché sur tous les types de lignes (crédit, débit, taxe)
Lignes de débit uniquement Affiché uniquement sur les lignes de débit (y compris les lignes de débit, de taxe et de taxe consolidée).
Lignes de crédit uniquement Affiché uniquement sur les lignes de crédit

Si aucune position n'est spécifiée, l'information est ajoutée à chaque ligne.

Ordre par défaut des champs de données

Chaque facture comporte des lignes de débit et des lignes de crédit qui sont exportées dans un seul fichier. Par défaut, ce fichier d'exportation inclut les colonnes standard suivantes :

  1. Compte
  2. Type de compte
  3. Crédit
  4. Débit
  5. Code fiscal
  6. Objet de coût
  7. Description
  8. ID de l'avantage
  9. INTERDIRE
  10. Numéro de référence
  11. Code de terme de paiement
  12. Pays
  13. Date
  14. Date d'échéance
  15. Date de paiement
  16. Date de service
  17. Facture
  18. Devise
  19. Supprimer : Si vous souhaitez supprimer l’intégralité du rapport de dépenses.
  20. Code de dimension de l'étiquette 1
  21. Code de dimension d'étiquette 2

Selon la configuration d'exportation, il peut également contenir des attributs de données supplémentaires ajoutés après ces colonnes standard.

Colonne Compte

Contient l'identifiant externe du fournisseur ou le compte de catégorie.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
fournisseur.externalId catégorie.compte taux d'imposition.compte

Colonne Type de compte

Contient une description du type de compte.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
fournisseur gl gl

Colonne de crédit

Montant brut total dépendant du monnaie de déclaration  défini dans la configuration d'exportation :

  • Convertir en monnaie de l'entreprise
  • Monnaie d'origine
Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
facture.montant total vide vide

Colonne débit

Montant brut débité en fonction de monnaie de déclaration défini dans la configuration d'exportation :

  • Convertir en monnaie de l'entreprise
  • Monnaie d'origine
Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
vide lineItem.montantBrut ligneItem.tax

Colonne du code fiscal

Code fiscal applicable à la ligne de poste.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
vide taux de taxe.code taux de taxe.code

Colonne de l'objet de coût

Code de l'objet de coût associé à la ligne de poste.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
vide costCenter.code nul

Colonne de description

Nom et description du fournisseur extraits de la ligne de commande.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
nom du fournisseur lineItem.description taux d'imposition.description

ID de l'avantage

Identifiant unique de la facture.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
facture.id facture.id facture.id

Numéro IBAN

Numéro IBAN

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
facture.informations de paiement.iban facture.informations de paiement.iban facture.informations de paiement.iban

Colonne du numéro de référence

Numéro de référence inclus dans le code QR.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
numéro de référence de la facture qrInfo numéro de référence de la facture qrInfo numéro de référence de la facture qrInfo

colonne du code de terme de paiement

S'il existe un délai de paiement, prenez-le Code valeur issue des conditions de paiement. Sinon, ce champ reste vide.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
paymentTerm.externalId paymentTerm.externalId paymentTerm.externalId

Colonne Pays

Pays de la facture.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
facture.pays facture.pays taux d'imposition.pays

Colonne de date

Date de la facture.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
date de la facture date de la facture date de la facture

Colonne Date d'échéance

Date d'échéance de la facture.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
date d'échéance de la facture date d'échéance de la facture date d'échéance de la facture

colonne Date de paiement

Date de paiement de la facture, si cette option est activée.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
date de facturation.service date de facturation.service date de facturation.service

colonne Date de service

Date de service de la facture, si cette option est activée.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
date de facturation.service date de facturation.service date de facturation.service

Colonne Facture

Numéro de facture

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
facture.numéro de facture facture.numéro de facture facture.numéro de facture

Colonne monétaire

La devise dépend de la devise de déclaration sélectionnée dans la configuration d'exportation :

  • Monnaie de l'entreprise
  • Monnaie d'origine
Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
facture.devise facture.devise facture.devise

Colonne de commentaires

Commentaire sur la facture.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
facture.commentaire facture.commentaire facture.commentaire

Code de dimension d'étiquette 1 colonne

Si la ligne de la facture contient tag2, incluez l'étiquette.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
  tag1.code tag1.code

Code de dimension d'étiquette 2 colonnes

Si la ligne de la facture contient tag2, incluez l'étiquette.

Ligne de crédit Ligne de débit Lignes fiscales pour chaque ligne de débit
  tag2.code tag1.code


 

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