Dans Perk, vous pouvez :

• Permettez à vos employés de soumettre directement leurs factures et notes de frais dans Business Central.
• Gérer les approbations soit par responsable hiérarchique, soit par dimension (objet de coût), soit par une combinaison des deux.
• examiner toutes les dépenses, rejeter les factures ou les dépenses ou modifier l'affectation des centres de coûts, selon les besoins, et envoyer les documents comptables définitifs à Business Central.

Conseil :Pour une vue d’ensemble de l’intégration, voir Connecteur de gestion des dépenses liées aux avantages sociaux pour MS Dynamics 365 Business Central.

Mise à jour des données de base à partir de Business Central

Lors de la configuration initiale du connecteur, les utilisateurs et les fournisseurs sont créés dans Perk directement depuis Business Central.

Cependant, le connecteur Perk inclut une tâche dans Business Central, Mettre à jour les données dans Perk, qui permet de mettre à jour en masse les données de base. Par exemple, vous pouvez mettre à jour en masse les utilisateurs, les objets de coûts et les étiquettes, les catégories et les fournisseurs dans Perk.

Cette tâche vous permet d'utiliser les filtres de Business Central pour choisir les employés (utilisateurs), les valeurs de dimension (objets de coûts et/ou champs personnalisés), les comptes GL (catégories) et les fournisseurs.

Vous pouvez configurer cette tâche Business Central pour qu'elle s'exécute périodiquement afin de garantir que vos données de référence restent à jour.

Remarque :Perk BC est requis pour exécuter la mise à jour des données de base.

Conseil : Si la synchronisation des données de base échoue ou si la tâche se termine par une erreur, vérifiez que l’identifiant de l’avantage figure bien dans la fiche correspondante. Par exemple, dans la fiche Employé, recherchez le champ « Identifiant utilisateur de l’avantage ». Si ce champ est vide, vous devrez peut-être resynchroniser les données.

Frais de traitement

Les dépenses sont traitées dans Perk selon le flux de processus standard de votre entreprise :

1. Soumettre : Les employés téléchargent directement leurs dépenses dans Perk., qu'il s'agisse de frais avec ou sans justificatif, d'indemnités kilométriques ou journalières, inclus dans le cadre d'un voyage ou de dépenses individuelles, conformément à la politique de votre entreprise.
2. Approbation : Gestionnaires approuver les dépenses des employés pour garantir que les dépenses sont conformes aux politiques de votre entreprise.
3. Avis : L’équipe Finance vérifie et supervise toutes les dépenses, en choisissant de consulter toutes les dépenses, uniquement celles ayant fait l'objet d'une notification, ou aucune.

Une fois traitées, les dépenses sont exportées vers Business Central par Perk, soit manuellement (sur ordre de l'équipe Finance), soit automatiquement (à l'aide d'un tâche d'exportation automatique).

Perk exporte les dépenses par type de document :

• dépenses : frais avec ou sans justificatif, notes de crédit, indemnités journalières et kilométriques
• Frais de voyage : dépenses reçues d’une intégration de voyage d’affaires tierce
• Transactions par carte :transactions effectuées avec des cartes Perk ou des cartes de tiers

Les dépenses peuvent être ventilées en frais fixes et indemnités journalières/kilométriques. Vous pouvez ainsi exporter ces dernières vers un système de paie distinct, et non vers Business Central. Ce paramètre se configure dans Perk, sous Paramètres > Compte > Sociétés > Paramètres des dépenses, et est défini comme un système d'exportation séparé.

Dans Business Central, les dépenses liées aux avantages sociaux sont créées dans le journal général sous forme d'écritures comptables. Ces écritures sont ensuite comptabilisées conformément au comportement standard de Business Central (c'est-à-dire en créant les écritures comptables et les écritures de TVA appropriées).

Détermination du compte par type de compte

Selon que la dépense soit remboursable (par exemple, les repas payés par l'employé) ou non remboursable (par exemple, les repas payés par la carte de l'entreprise ou les frais de voyage), la configuration détermine le type de compte à utiliser pour l'exportation.

• Remboursable : reprend le type de compte de la fiche employé.
• Non remboursable : débité du compte du créancier sur la carte de l'utilisateur ou de l'entreprise.

Remarque : Étant donné que les utilisateurs sont liés à la fiche Employé dans Business Central, le type de compte ne peut actuellement provenir que de cette fiche. Si vous utilisez des fiches Fournisseur pour gérer les employés, vous devez indiquer manuellement le compte concerné avant la comptabilisation (la comptabilisation automatique n'est pas possible).

Validation et calcul du montant de la taxe dans Business Central

Pour chaque ligne de dépense, Perk indique le pays, le montant de la taxe et le taux de taxe (qui comprend le groupe de comptabilisation de la TVA pour les entreprises et les produits).

Si la devise de la dépense est identique à la devise de déclaration (par exemple, la devise locale), Business Central effectue une validation pour vérifier que le montant calculé correspond au montant de la taxe versée par Perk. Si les montants de taxe correspondent, aucune action n'est entreprise. Dans le cas contraire, Business Central recalcule le montant de la taxe en fonction des groupes de comptabilisation de TVA (entreprise et produit) définis.

Si la devise de la dépense n'est pas la devise locale, Business Central ne valide pas le montant de la taxe envoyé par Perk. Il recalcule ce montant en fonction de ses propres taux de change. Voir Dépenses en devises étrangères.

Exportation des dépenses vers Business Central

Une fois que vous avez approuvé et examiné les dépenses, vous frais d'exportation depuis Finance > Révision > Exporter.

Lorsque vous exportez les dépenses depuis Perk, Perk prépare les écritures comptables à envoyer à Business Central. En cas d'erreur lors de l'exportation, un avertissement API s'affiche, précisant le type d'erreur afin de vous aider à résoudre le problème.

Les lignes de dépenses sont créées dans le journal général. L'identifiant de l'avantage associé à la dépense est affiché dans la colonne N° de document externe.

Remarque : Les identifiants des avantages sociaux sont sensibles à la casse. Business Central les affiche en majuscules. Il est donc recommandé d’utiliser à la fois l’identifiant et le montant pour retrouver facilement ces dépenses dans la section Avantages sociaux.

Dépenses en devises étrangères

Si un reçu en devise étrangère est traité dans Perk, Perk convertit les montants dans la devise de l'entreprise en utilisant le Taux de change utilisés par Perk.

Selon la configuration de l'entreprise, les montants sont transférés soit dans la devise de l'entreprise (devise comptable), soit dans la devise d'origine du reçu.

Si la devise de l'entreprise est utilisée, elle correspond généralement à la devise locale de Business Central ; par conséquent, aucune conversion de change n'est effectuée (sauf lors du traitement du reçu dans Perk). Pour les montants imposables, Business Central vérifie que le montant transmis par Perk correspond au montant calculé en fonction du code de taxe utilisé et du montant net. Si le montant transmis par Perk ne correspond pas au montant calculé, Business Central effectue son propre calcul.

Reçus de dépenses et pièces justificatives

Si vous choisissez d'importer des justificatifs de dépenses, ils sont liés à l'écriture comptable correspondante en tant que document entrant. Cliquez sur le justificatif pour le télécharger.

De plus, si vous choisissez d'importer d'autres documents justificatifs en tant que pièces jointes, ils sont également affichés dans l'onglet Documents entrants de l'entrée de journal correspondante.

Remarque : Veuillez noter que tous les reçus et pièces jointes importés de Perk contribuent à la capacité de stockage de données de votre entreprise dans Business Central.

Traitement des factures

Le connecteur de gestion des dépenses d'avantages sociaux pour MS Dynamics 365 Business Central vous permet de traiter les types de factures suivants :

Après création d'une facture dans PerkLorsque vous exportez la facture approuvée depuis Perk, cela génère soit un bon de commande, soit une facture d'achat dans Business Central, qui peut être comptabilisée automatiquement ou manuellement selon les paramètres du connecteur (voir Logique de publication dans Business Central).

Pour les factures sans bon de commande, vous devez sélectionner l'objet de coût, la catégorie et le taux de taxe au niveau de chaque ligne de facture lors du traitement de la facture dans Perk. Généralement, la catégorie et le taux de taxe sont attribués automatiquement par l'IA de Perk. Pour les factures avec bon de commande, l'objet de coût et la catégorie sont hérités de la commande/du bon de réception.

Remarque :Étant donné que les factures Perk héritent des catégories (comptes généraux) et/ou des objets de coûts (dimensions) de la commande d’achat, il est recommandé de définir les dimensions financières comme obligatoires pour les commandes d’achat si vous prévoyez d’utiliser une stratégie d’approbation des objets de coûts.

Création d'une facture hors bon de commande

Pour créer une facture sans bon de commande pouvant être enregistrée dans Business Central, il suffit de… télécharger une nouvelle facture dans Perk.

Pour chaque élément de ligne, vous devez sélectionner manuellement :

• Centre de coûts : dimensions financières à utiliser dans Business Central
• Catégorie : Compte général dans lequel les écritures doivent être enregistrées
• Taux d'imposition (le cas échéant)

Lorsque ces factures sont exportées vers Business Central, les lignes de facture sont traitées comme des éléments de compte général et ne sont pas directement liées aux stocks (articles), aux immobilisations ou aux frais d'articles.

Calcul des montants nets, des taxes et des montants bruts
Business Central calcule les montants nets, taxes et bruts à partir du prix unitaire et de la quantité fournis par Perk. Comme Perk extrait ces montants de la facture, il peut y avoir des différences entre Perk et Business Central (surtout si vous modifiez l'une de ces valeurs dans Perk).

Facture sans bon de commande

Facture d'achat dans Business Central

Création d'une facture de commande

Les bons de commande sont automatiquement créés dans Perk à partir du bon de commande de Business Central. Vous pouvez utiliser des bons de commande ouverts ou validés pour créer un bon de commande dans Perk.

Le bon de commande doit contenir :

• Nom du prestataire
• Numéro de facture du fournisseur (le cas échéant)
• Date du document
• Ligne de poste (article/poste de facturation/immobilisations)
• Dimensions (pour déterminer l'objet de coût et la catégorie, le cas échéant)

Une fois la commande créée dans Perk, son identifiant s'affiche dans le champ Identifiant de la commande Perk de Business Central. Toute modification apportée à la commande est automatiquement répercutée dans Perk.

De plus, si vous devez envoyer manuellement le bon de commande de Business Central à Perk, vous pouvez cliquer sur Envoyer/Mettre à jour le bon de commande à Yokoy sur la fiche du bon de commande. Si vous modifiez des informations sur le bon de commande (statut « Ouvert »), vous pouvez les mettre à jour dans Perk en cliquant sur le même bouton.

Le bon de commande est affiché dans Perk dans Traitement des factures > Bons de commande.

Le numéro de bon de commande correspond au numéro de la fiche de bon de commande dans Business Central.

Attribution de l'objet de coût et de la catégorie

Pour les commandes d'achat contenant des articles standard, vous saisissez la commande d'achat en fonction d'un objet de coût en sélectionnant la dimension dans la commande d'achat (onglet Commande > Dimensions).

Remarque :Comme vous pouvez avoir plusieurs dimensions financières synchronisées en tant qu’objets de coût et/ou balises, assurez-vous d’en sélectionner une qui a été créée en tant qu’objet de coût dans Perk.

Une fois que vous avez téléchargé un bon de commande dans Perk, vous pouvez Téléchargez la facture correspondante et procéder à Faire correspondre les lignes de la facture et du bon de commande.

Attention : Si vous validez le bon de commande dans Business Central avant que la facture n’ait été rapprochée et exportée depuis Perk, un message d’erreur s’affiche dans Perk indiquant que le bon de commande est introuvable. Lorsqu’une facture est exportée depuis Perk, elle met à jour le bon de commande existant, permettant ainsi sa validation ultérieure.

Création d'une facture de commande avec réception de marchandises

Seules les commandes d'achat comportant des lignes de type article ou immobilisation nécessitent une réception de marchandises. En règle générale, les lignes de type « facturation » ne requièrent pas de réception de marchandises.

reçus de marchandises Les réceptions de marchandises sont créées automatiquement dans Perk à partir du reçu d'achat enregistré dans Business Central (que vous obtenez en recevant un bon de commande). Ces réceptions sont toujours associées à un bon de commande et servent à effectuer les opérations suivantes : appariement à trois voies.

Une tâche automatisée crée des bons de réception (GR) dans Perk à chaque fois qu'un nouveau reçu d'achat est généré.

Attention :Une commande d’achat doit exister au préalable pour que Business Central puisse créer un reçu d’achat.

Pour créer une GR manuellement (si nécessaire) :

1. Créez le reçu d'achat validé à partir du bon de commande comme d'habitude en cliquant sur Valider… puis sélectionnez Reçu.
2. Accédez à l'archive des reçus d'achat publiés et sélectionnez le reçu à télécharger sur Perk.
3. Cliquez sur Envoyer le reçu d'achat à Perk.

Le champ ID interne de l'avantage dans Business Central est mis à jour avec l'ID de l'avantage pour le GR.

Le bon de réception (GR) correspondant est visible dans Perk Gestionnaire de factures > Commandes d'achat en sélectionnant la commande d'achat correspondante et en consultant le numéro de GR dans Réception de marchandises. Ce numéro correspond au numéro du bon de réception d'achat validé.

Correspondance des lignes de commande et de réception avec les lignes de facture

Les lignes de commande sont rapprochées des lignes de facture, ce qui permet d'effectuer les opérations suivantes : correspondance bidirectionnelle où aucun reçu d'achat enregistré n'est présent (c'est-à-dire pour les types de lignes de facturation d'immobilisations et d'articles).

Si vous associez un reçu d'achat enregistré à une commande d'achat dans Business Central, Perk effectue les opérations suivantes : appariement à trois voies, en vérifiant à la fois les montants et les quantités par rapport au bon de commande et au reçu d'achat enregistré.

Ligne d'article correspondant

Si vous avez rapproché un poste de facture avec un type de ligne de document « Article », une notification de réception de marchandises manquante s'affiche dans Perk. Les réceptions de marchandises ne sont pas requises pour les types de lignes de document « Immobilisations » et « Imputation d'articles ».

Une fois la commande reçue dans Business Central, et après avoir généré le reçu d'achat validé, vous devrez peut-être dissocier la ligne de facture et la réassocier à la ligne de réception des marchandises.

Gestion de plusieurs reçus d'achat enregistrés

Business Central vous permet de créer plusieurs bons de réception d'achat validés pour traiter les livraisons partielles. Comme Perk n'autorise qu'une correspondance un-à-un entre la réception de marchandises et les lignes de facture, vous devez ajuster manuellement les quantités et les montants des lignes pour tenir compte des différents bons de réception d'achat validés.

Par exemple, vous créez une commande pour un article d'une quantité de 1 000 unités. Cet article est livré en deux envois, de 250 et 750 unités. Vous créez deux accusés de réception validés pour indiquer la livraison de ces envois. Cependant, la facture indique la quantité totale commandée sur une seule ligne.

Dans Perk, pour traiter cette facture, vous devez ajuster la quantité et le montant de la ligne de facture initiale afin de la faire correspondre à l'un des reçus d'achat enregistrés. Vous devez ensuite créer une ligne supplémentaire avec la même description, le même objet de coût, la même catégorie, etc., en indiquant la quantité et le montant restants.

Gestion des articles hors stock

Business Central vous permet de créer des lignes de commande hors stock, que vous pouvez traiter avec Perk.

Les éléments hors stock sont les suivants :

• Comptes généraux
• Frais d'article
• Immobilisations

Remarque :Ces types d’éléments de ligne doivent avoir été configurés au préalable dans Perk, car ils sont gérés différemment des éléments standard.

Il existe deux scénarios pour les documents contenant ces types de lignes :

1. Mettre à jour un bon de commande d'inventaire existant : Si une facture contenant des articles comprend également des lignes hors inventaire, le bon de commande est mis à jour avec une nouvelle ligne (compte général, frais d'article ou type d'immobilisation).
2. Créer un nouveau document de facture d'achat : Si une facture n'est liée à aucun bon de commande mais comprend un article hors stock, elle génère un nouveau document de facture d'achat dans Business Central.

Les lignes d'articles hors stock dans la commande sont automatiquement reconnues dans Perk comme des lignes d'articles hors réception de marchandises (et ne nécessitent donc pas de correspondance à deux ou trois voies).

Étant donné que Perk n'hérite pas des dimensions financières de la commande d'achat, vous devez spécifier l'objet de coût et/ou la catégorie au niveau de la ligne de commande avant de pouvoir exporter la facture vers Business Central.

Exportation et imputation des frais d'articles sur les factures

Que Perk mette à jour le bon de commande ou crée une nouvelle facture d'achat dans Business Central pour les frais d'articles, l'élément essentiel concernant ce type de ligne dans Business Central est que, une fois la ligne créée, les frais doivent être imputés aux lignes de réception. Par conséquent, après la création de la ligne, la procédure standard d'imputation des frais d'articles de Business Central doit être suivie, puis le document doit être validé.

Exportation des factures vers Business Central

Une fois que vous avez apparié, soumis (et approuvé) les factures, vous exporter les factures Comme d'habitude, depuis Finance > Review > Export.

Tu peux configurer une tâche d'exportation automatique Pour le connecteur, vous pouvez utiliser le journal d'exportation dans Perk pour vérifier si l'exportation s'est terminée correctement.

Lorsque vous exportez des factures depuis Perk, Business Central récupère toutes les données de facturation depuis Perk, y compris les Facture originale en pièce jointe.

Selon le type de facture (sans bon de commande ou avec bon de commande), le document mis à jour dans Business Central peut varier :

• Facture PO: Met à jour le bon de commande existant afin qu'il puisse être comptabilisé comme une facture d'achat validée.
• Facture sans bon de commande: Crée une nouvelle facture d'achat, qui est ensuite enregistrée comme facture d'achat validée.

Calcul des postes et conversion de change

Business Central est responsable du calcul des montants nets, taxes et bruts pour chaque ligne en fonction de la quantité et du prix unitaire.

Si la devise de la facture est différente de la devise locale, cette information est stockée dans Business Central dans le code devise et Business Central est responsable de la conversion de tous les montants en devise locale lors de la comptabilisation.

Exporter une facture de commande

Lorsque vous exportez une facture PO depuis Perk, le bon de commande Business Central est mis à jour avec les détails des lignes de commande : quantité à facturer, prix unitaire, taux de taxe, etc.

De plus, dans la section Général du bon de commande, Business Central affiche l'ID de la facture dans le champ ID de traitement de la facture :

Le bon de commande est ensuite automatiquement enregistré ou enregistré manuellement en tant que facture d'achat validée par l'équipe financière, selon le cas. logique de publication configuré dans la configuration du connecteur.

Exportation d'une facture hors bon de commande

Lorsque vous exportez une facture hors commande depuis Perk, Business Central crée une nouvelle facture d'achat reprenant les informations de la facture, en créant les lignes de commande avec la quantité à facturer, le prix unitaire, etc. L'identifiant de la facture est inclus dans le champ Identifiant de traitement de la facture pour vous permettre de suivre une facture dans Perk.

La facture d'achat est ensuite automatiquement enregistrée ou enregistrée manuellement par l'équipe financière, selon le cas. logique de publication configuré dans la configuration du connecteur.

Logique de publication dans Business Central

Selon la configuration spécifique de Business Central, les actions suivantes peuvent avoir lieu :

Pièces jointes à la facture

Selon l'origine de la facture (hors bon de commande, bon de commande, etc.), le PDF de la facture est joint dans l'onglet Pièces jointes du document Business Central correspondant.

Facture PDF dans une facture d'achat	Facture PDF dans un bon de commande