Les catégories de dépenses permettent de classer les différents types de dépenses que les employés peuvent engager lors de leurs déplacements professionnels. Ces dépenses peuvent inclure les taxis, les hôtels, les locations de voiture, les trains, les repas, etc. Le système de gestion des dépenses doit pouvoir prendre en compte ces différentes catégories.
Les catégories vous permettent de :
- Catégorisez correctement les dépenses
- Enregistrez les dépenses dans vos systèmes financiers avec différents comptes généraux par catégorie.
- Associer la détection IA à une catégorie spécifique au client
- TVA associée
Vous pouvez adapter le processus de gestion des dépenses aux besoins de votre entreprise en configurant différentes catégories pour vos notes de frais. Vous configurez les catégories des notes de frais dans Paramètres > Paramètres des dépenses > Catégories de dépenses.
Avant de commencer à configurer les catégories, choisissez l'entreprise concernée sous Entreprise pour lesquelles vous souhaitez créer des catégories de dépenses. Statut Le filtre vous permet de visualiser les catégories selon qu'elles sont actives, inactives ou en brouillon.
Vous pouvez ajouter de nouvelles catégories, importer plusieurs catégories ou modifier une catégorie existante en cliquant dessus dans le tableau.
Ajouter une nouvelle catégorie
Cliquez + Ajouter une nouvelle catégorie ajouter une nouvelle catégorie.
Veuillez remplir les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom de la catégorie de dépenses. |
| Symbole | Choisissez un symbole qui correspond le mieux à l'objectif de la catégorie. |
| Cartographie des catégories d'IA | Le modèle d'IA de Perk est auto-apprenant et peut classer automatiquement les dépenses au fur et à mesure que de nouvelles notes de frais sont créées. Pour faciliter le classement par catégorie de l'IA de Perk, veuillez sélectionner la catégorie appropriée pour chaque note de frais. Veuillez noter qu'une seule catégorie doit être cochée, et une seule fois. Par exemple, si vous avez une catégorie pour Hébergement Hôtels et Hébergement privé, utilisez uniquement la cartographie des catégories d'IA Hébergement Une seule fois. Utilisez uniquement la catégorie IA. Autre si vous avez un Autre catégorie. |
| Paramètres de date |
|
| Compte (ERP) | Le compte de dépenses sur lequel la dépense est enregistrée dans votre système financier. |
| ID | Identifiant unique de l'avantage pour une catégorie, généré automatiquement. |
| Description des commentaires | Veuillez inclure une description pour le commentaire requis, le cas échéant. |
| Commentaire requis | Si cette option est activée, les personnes qui soumettent le rapport doivent toujours inclure un commentaire pour les dépenses de cette catégorie avant de pouvoir le soumettre. |
| Aucune TVA/taxe en amont | Lorsqu'elle est sélectionnée, aucune information fiscale n'est exportée lorsque cette catégorie est utilisée. Ceci s'applique uniquement si les dépenses personnelles sont autorisées avec la carte d'entreprise. Dans ce cas, Perk crée généralement une catégorie distincte pour ces dépenses et coche la case correspondante. |
| Aucun objet de coût autorisé | Lorsqu'elle est sélectionnée, aucune information sur les objets de coûts n'est exportée lorsque cette catégorie est utilisée. Ceci s'applique uniquement si les dépenses personnelles sont autorisées avec la carte d'entreprise. Dans ce cas, Perk crée généralement une catégorie distincte pour ces dépenses et coche la case correspondante. |
| Affichage réservé aux paiements par carte d'entreprise | Insérer vrai si vous souhaitez que cette catégorie apparaisse uniquement lorsque le mode de paiement est utilisé Carte d'entreprise est sélectionné (d'autres catégories sont également visibles). Sinon, insérez FAUXCela s'applique uniquement si les dépenses privées sont autorisées sur la carte d'entreprise. Dans ce cas, Perk crée généralement une catégorie distincte pour ces dépenses et la configure comme suit : vrai. |
| Non visible pour les employés | Si cette option est activée, cette catégorie n'est pas visible pour les personnes qui soumettent les demandes ni pour les gestionnaires. Cependant, les vérificateurs financiers peuvent toujours la sélectionner lors de l'examen d'une dépense. De plus, vous pouvez la sélectionner comme catégorie technique dans les polices d'assurance, les indemnités journalières et les taux kilométriques. |
| Générer un avertissement | Si cette option est activée, un avertissement s'affiche si cette catégorie est sélectionnée. |
| Imputation à l'employé (carte de crédit de l'entreprise uniquement) | Applicable uniquement aux dépenses personnelles réglées avec la carte professionnelle. Si cette option est activée, la dépense est imputée au compte personnel de l'employé et non au compte de frais. |
| Désactiver pour les types de dépenses | Sélectionnez le type de dépense pour lequel cette catégorie est désactivée, si nécessaire.Par exemple, vous pouvez choisir de ne pas afficher cette catégorie pour les dépenses sans justificatif. |
| Description | Ajoutez une description pour cette catégorie, si nécessaire. |
Après avoir rempli tous les champs pour configurer une nouvelle catégorie, cliquez sur Activer pour l'activer directement ou cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications et activer la catégorie ultérieurement.
Importer plusieurs catégories
Pour importer plusieurs catégories simultanément, cliquez sur Importer un fichier en haut à droite de votre écran. Une fenêtre s'ouvre alors, vous permettant de télécharger un exemple de fichier CSV.
Ici, vous pouvez insérer toutes les catégories en remplissant les cellules suivantes :
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Description |
|---|---|
| identifiant | Identifiant unique de l'avantage pour une catégorie. Ce champ peut être laissé vide car il est généré automatiquement. |
| nom | Le nom de la catégorie de dépenses |
| compte | Le compte de dépenses sur lequel la dépense est enregistrée dans votre système financier. |
| icône | Choisissez un symbole qui correspond le mieux à l'objectif de la catégorie. |
| dépensesRobotCategoryIds | Le modèle d'IA de Perk est auto-apprenant et peut associer automatiquement les dépenses à mesure que de nouvelles notes de frais sont créées. Pour faciliter l'association par l'IA de Perk, veuillez sélectionner la catégorie appropriée pour chaque note de frais. Veuillez noter qu'une seule catégorie doit être cochée, et une seule fois. Par exemple, si vous avez une catégorie « Hébergement – Hôtels » et une autre « Hébergement – Privé », n'utilisez la catégorie « Hébergement » qu'une seule fois. N'utilisez la catégorie « Autre » que si vous avez une catégorie « Autre ». |
| Paramètres de date | Saisissez l'un des termes suivants qui correspond à votre catégorie :
|
| Commentaire requis | Saisissez true si la personne qui soumet le contenu doit toujours inclure un commentaire lorsqu'elle choisit cette catégorie, ou false si ce n'est pas nécessaire. |
| commentDescription (facultatif) | Veuillez inclure une description pour le commentaire requis, le cas échéant. |
| désactiver les taxes (facultatif) | Saisissez `true` si vous ne souhaitez pas que les informations relatives à la TVA/aux taxes soient exportées lorsque cette catégorie est utilisée ; sinon, saisissez `false`. Ceci s'applique uniquement si les dépenses personnelles sont autorisées sur la carte professionnelle. Dans ce cas, Perk crée généralement une catégorie distincte pour ces dépenses et la définit sur `true`. |
| disableCostCenters (facultatif) | Saisissez `true` si vous ne souhaitez pas que les informations relatives aux objets de coûts soient exportées lorsque cette catégorie est utilisée ; sinon, saisissez `false`. Ceci s'applique uniquement si les dépenses personnelles sont autorisées sur la carte d'entreprise. Dans ce cas, Perk crée généralement une catégorie distincte pour ces dépenses et la définit sur `true`. |
| disableCategoryForExpenseTypes (facultatif) | Saisissez le type de dépense (avec ou sans reçu) pour lequel cette catégorie est désactivée ; sinon, laissez la cellule vide. |
| générer un avertissement(facultatif) | Insérez true si vous souhaitez qu'un avertissement s'affiche si cette catégorie est sélectionnée. |
| Carte de crédit d'entreprise uniquement (facultatif) | Saisissez `true` si vous souhaitez que cette catégorie apparaisse uniquement lorsque le mode de paiement Carte d'entreprise est sélectionné (les autres catégories restent visibles). Sinon, saisissez `false`. Ceci s'applique uniquement si les dépenses personnelles sont autorisées avec la carte d'entreprise. Dans ce cas, Perk crée généralement une catégorie distincte pour ces dépenses et la définit sur `true`. |
| facturer à l'employé | Applicable uniquement aux dépenses personnelles réglées avec la carte professionnelle. Indiquez true si vous souhaitez que la dépense soit imputée au compte de l'employé et non au compte de frais ; sinon, indiquez false.
|
| description (facultatif) | Ajoutez une description pour cette catégorie, si nécessaire. |
| caché | Taper vrai si la catégorie doit être masquée ou FAUX si cela n'est pas nécessaire. |
Une fois que vous avez saisi toutes les données requises dans le fichier CSV, cliquez sur Fichier d'importation Dans le coin supérieur droit de votre écran, sélectionnez à nouveau l'entité de l'entreprise à laquelle vous souhaitez appliquer vos modifications.
Ensuite, cliquez Choisir un fichier Pour importer votre fichier CSV, vous pouvez également utiliser la fonction glisser-déposer pour le déposer directement dans le champ. Pour terminer, cliquez sur Démarrer l'importation.
Une fois l'importation terminée, vous pouvez consulter un fichier journal indiquant les erreurs éventuelles survenues pendant le processus d'importation.
Associer une catégorie à une politique relative aux employés
Si votre entreprise a configuré des politiques pour les employés dans Perk, veillez à associer la nouvelle catégorie à la politique correspondante. Sinon, la catégorie ne sera pas visible dans les dépenses.
Pour ajouter une catégorie à une police d'assurance, rendez-vous dans la section correspondante. Paramètres > Paramètres des dépenses > Politiques relatives aux employés languette et sélectionnez la politique à laquelle vous souhaitez appliquer vos modifications.
Cliquez Catégories applicables Dans le champ déroulant, sélectionnez la nouvelle catégorie.