Vous pouvez configurer le connecteur de gestion des dépenses Perk pour MS Dynamics 365 Business Central afin d'envoyer les données de référence de Business Central vers Perk :

• Utilisateurs
• Dimensions
• Comptes généraux
• Vendeurs (c.-à-d. fournisseurs dans Perk)

D'autres données de base, telles que les taux de taxe et les conditions de paiement, doivent être configurées manuellement dans Perk.

Vous devriez configurer une tâche automatisée pour synchroniser régulièrement les données à l'aide de Mettre à jour les données dans la tâche Perk. Toutefois, vous pouvez également synchroniser manuellement les données de base de Business Central vers Perk selon vos besoins.

Le connecteur Perk inclut également une tâche spécifique, Mettre à jour les doublons depuis Perk, qui permet de resynchroniser les données de base Perk dans Business Central lorsque la connexion entre les deux systèmes a été interrompue (par exemple, suite à la réinstallation du connecteur après une mise à jour de l'environnement ou à la création manuelle de données de base dans Perk). Cette tâche permet de synchroniser les données des utilisateurs, des objets de coûts, des champs personnalisés (étiquettes), des fournisseurs et des catégories.

Cette tâche génère un fichier Excel indiquant les objets qui ont été réassociés aux données de base Perk. En l'absence de lien existant entre les objets, le rapport précise les critères utilisés pour faire correspondre les données de base Business Central aux données de base Perk.

Attention :Vous ne pouvez exécuter qu’une seule option à la fois, par exemple resynchroniser les utilisateurs.

Utilisateurs

Vous pouvez configurer l'intégration pour créer un utilisateur Perk directement depuis Business Central. L'utilisateur Perk est synchronisé avec la fiche employé dans Business Central.

Attention : les utilisateurs doivent être créés en tant qu’employés dans Business Central. L’utilisation des fournisseurs n’est actuellement pas prise en charge.

La fiche employé contient une section supplémentaire où vous pouvez indiquer l'adresse électronique utilisée pour synchroniser les données.

L'adresse e-mail associée à l'identifiant Perk permet de déterminer si l'utilisateur existe déjà dans la plateforme. Si aucun utilisateur n'est trouvé avec cette adresse, un nouvel utilisateur est créé et la fiche employé est mise à jour avec cet identifiant.

Par défaut, lorsqu'un nouvel utilisateur est créé dans Perk, son profil a le statut Actif. Si Perk trouve un utilisateur avec la même adresse e-mail, il vérifie s'il est actif ou non.

• Si l'utilisateur est inactif, Perk change son statut en actif.
• Si l'utilisateur est actif, Perk ne vous permet pas de créer un nouvel utilisateur car il n'autorise pas plus d'un utilisateur avec la même adresse e-mail.

Attention :Si vous créez un utilisateur directement dans Perk, cet utilisateur n’est pas automatiquement créé dans Business Central.

Les modifications apportées aux utilisateurs dans Perk ne sont pas répercutées dans Business Central. Assurez-vous que toutes les données requises sont présentes dans Business Central.

Si un employé quitte l'entreprise (temporairement ou définitivement) et que vous désactivez son compte dans Business Central, vous devez désactiver manuellement son compte Perk. Les comptes Perk ne peuvent pas être supprimés ; ils peuvent seulement être désactivés afin qu'ils ne puissent plus se connecter à Perk.

Avertissement : Le champ « Statut » de la fiche employé n’est pas synchronisé automatiquement avec Perk. Assurez-vous de désactiver manuellement l’utilisateur Perk dans Business Central avant de modifier son statut en « inactif » ou de le supprimer. Si l’utilisateur est inactif dans l’un ou l’autre système, les dépenses et les factures ne pourront pas être traitées dans Perk ni comptabilisées dans Business Central.

Grâce au connecteur Perk, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs dans Perk à partir des informations disponibles dans Business Central. Cependant, vous devez effectuer une mise à jour. certains champs de l'utilisateur manuellement dans Perk tels que le seuil du responsable hiérarchique (pour les flux d'approbation du responsable hiérarchique), les adresses du domicile et du bureau, les préférences linguistiques, etc.

Création manuelle d'un nouvel utilisateur

Pour créer un nouvel utilisateur Perk depuis Business Central :

1. Ouvrez la Liste des employés.
2. Sélectionnez une fiche employé existante.
3. Dans la section Avantage, saisissez l'adresse e-mail utilisée pour vous connecter à Avantage dans Adresse e-mail Avantage.

4. Cliquez sur Employé> Créer/Mettre à jour un utilisateur dans Perk. Le formulaire comprend le numéro d'employé Business Central, le prénom et le nom de l'employé, ainsi que l'adresse e-mail que vous avez saisie pour l'adresse e-mail Perk.

   

5. Choisissez d'envoyer ou non un e-mail d'invitation à l'utilisateur en activant l'option Envoyer une invitation à Perk. Cela lui permettra de créer un mot de passe pour se connecter à Perk.

Conseil :Vous pouvez choisir de Planifiez la création de plusieurs employés pour le même poste en cliquant sur Planifier…

Une fois l'utilisateur créé dans Perk, vous verrez l'ID Perk dans le champ ID utilisateur Perk de la fiche employé.

Création de plusieurs utilisateurs dans Perk

L'intégration Perk inclut un rapport spécifique, Créer/Mettre à jour des employés en masse dans Perk, qui permet d'ajouter plusieurs utilisateurs à partir de plusieurs fiches d'employé, plutôt que de chaque fiche individuellement. Ce rapport peut être programmé à l'aide des fonctionnalités standard de Business Central.

Vous pouvez choisir d'envoyer l'invitation par e-mail (dans le cas où vous souhaitez utiliser l'authentification par mot de passe) ou de ne pas l'envoyer (si vous configurez l'authentification SSO).

Vous pouvez utiliser le filtre « Employé » pour sélectionner une plage d'employés à créer dans Perk ; sinon, tous les employés non actifs dans Perk seront créés. Si la fiche employé ne contient pas d'adresse e-mail, l'utilisateur ne pourra pas être créé dans Perk.

Au fur et à mesure de la création des comptes employés, la fenêtre de progression affiche l'identifiant et le nom de l'employé créé.

Désactivation et réactivation d'un utilisateur

Pour désactiver un utilisateur Perk :

1. Ouvrez la Liste des employés.
2. Sélectionnez une fiche employé existante.
3. Cliquez sur Employé > Désactiver l'utilisateur dans YK.

Pour réactiver un utilisateur Perk inactif :

1. Ouvrez la Liste des employés.
2. Sélectionnez une fiche employé existante.
3. Cliquez sur Employé > Créer/Mettre à jour un utilisateur dans YK.

Remarque :Si vous constatez que la connexion entre l’avantage et l’employé de Business Central est perdue pour une raison quelconque (c’est-à-dire que l’identifiant utilisateur de l’avantage n’apparaît pas dans la fiche employé), vous pouvez rétablir le mappage entre Business Central et Perk.

Mise à jour des données utilisateur dans Perk

Si vous modifiez les informations des employés dans Business Central, vous devez synchroniser ces modifications avec Perk.

Pour ce faire, il existe deux façons :

• Depuis la fiche employé, cliquez sur Mettre à jour l'utilisateur dans YK. Cela synchronise les données de cet utilisateur uniquement.
• En utilisant le Mettre à jour les données dans la tâche Perk. Cela vous permet de définir des filtres tels que Actif dans YK et de synchroniser automatiquement tous les employés déjà actifs.

Résolution des problèmes de synchronisation des utilisateurs

Il arrive parfois que l'association entre la fiche employé et l'utilisateur Perk soit perdue. Vous pouvez rétablir cette association entre les données de Business Central et Perk en exécutant la tâche Mettre à jour les doublons depuis Perk dans Business Central.

Cette tâche compare les fiches employé aux informations disponibles dans Perk et génère un fichier journal Excel. Elle détermine si un employé peut être associé à un utilisateur Perk selon les critères suivants, par ordre de préférence :

• adresse email
• code (ERP)

Autrement dit, le système compare l'adresse e-mail de l'utilisateur Business Central à celle de l'utilisateur Perk. En cas de correspondance, la fiche employé est mise à jour avec l'identifiant Perk. Dans le cas contraire, l'identifiant de la fiche employé Business Central est comparé au code ERP de l'utilisateur Perk. En cas de correspondance, la fiche employé est mise à jour avec l'identifiant Perk.

Le rapport Excel fournit un journal détaillé des mises à jour effectuées par Business Central, vous permettant ainsi de vérifier l'exactitude de toutes les actions réalisées. Il contient les colonnes suivantes :

Dimensions

Les dimensions peuvent être mappées sur Champs personnalisés et objets de coût des avantages. Chaque dimension peut comporter autant de valeurs de champs personnalisés ou d'objets de coût que nécessaire.

Création manuelle d'une dimension

Pour créer des dimensions et des valeurs de dimension dans Business Central :

1. Ouvrez la liste Dimensions.
2. Saisissez le code (ERP) du champ personnalisé dans lequel vous souhaitez créer les valeurs du champ personnalisé dans Perk dans le champ Dimension de balise Yokoy.

3. Cliquez sur Dimension > Valeurs de dimension.

4. Allez dans Actions > Fonctions > Créer une dimension dans Yokoy.

5. Indiquez si vous souhaitez créer la dimension comme suit :

• objet de coût
• champ personnalisé

6. Cliquez sur OK.

L'identifiant de l'avantage est affiché dans les colonnes Code de dimension de l'étiquette d'avantage ou ID de l'objet de coût de l'avantage, selon que la dimension a été créée en tant que champ personnalisé ou objet de coût. Vous pouvez consulter les dimensions créées dans Avantages de l'une ou l'autre manière :

• Paramètres > Gestion des coûts > Objets de coûts
• Paramètres > Compte > Sociétés > Afficher les paramètres de dépenses > Activer les balises (champs personnalisés pour la répartition des coûts)

Désactivation d'une dimension

Pour supprimer une dimension dans Business Central, vous devez d'abord la désactiver dans Perk. Si vous ne la désactivez pas dans Perk, elle pourra toujours être utilisée pour le traitement des factures et des dépenses, ce qui peut entraîner des problèmes lors de leur exportation vers Business Central. Par exemple, si vous affectez une dépense à un objet de coût supprimé dans Business Central, une erreur se produira lors de l'exportation de cette dépense depuis Perk, car la dimension correspondante n'existe plus.

Pour désactiver une dimension dans Business Central :

1. Ouvrez la liste Dimensions.
2. Cliquez sur Dimension > Valeurs de la dimension.
3. Dans Actions > Fonctions, selon la façon dont vous avez créé la dimension, sélectionnez :
   • Désactiver l'étiquette dans Yokoy
   • Désactiver l'objet de coût dans Yokoy

Cette action désactive la valeur du champ personnalisé ou l'objet de coût dans Perk. Elle ne supprime pas le champ personnalisé dans Perk.

Les valeurs de champs personnalisés ou les objets de coûts inactifs ne peuvent pas être utilisés dans les nouvelles dépenses ou factures, mais cela n'affecte pas les dépenses ou factures exportées. Si l'objet de coût ou la valeur de champ personnalisé a déjà été utilisé dans une dépense ou une facture existante, l'utilisateur est invité à en sélectionner un autre.

Mise à jour des données de dimension dans Perk

Si vous modifiez la valeur d'une dimension dans Business Central, vous pouvez synchroniser à nouveau les données avec Perk en exécutant la commande suivante : Mettre à jour les données dans la tâche Yokoy.

Vous pouvez définir des filtres spécifiques pour affiner les valeurs de dimension à mettre à jour dans Perk. Par exemple, vous pouvez filtrer par objet de coût actif ou par valeur de champ personnalisé dans Perk afin de mettre à jour uniquement les objets de coût ou uniquement les champs personnalisés.

Résolution des problèmes de synchronisation des dimensions en tant qu'objets de coût

La tâche Mettre à jour les doublons à partir de Yokoy vérifie les valeurs de dimension par rapport aux informations récupérées de Perk, en déterminant si une dimension est mappée à un objet de coût Perk en utilisant ces critères, par ordre de préférence :

• Code ERP
• Nom
• Description de l'objet de coût

Si Business Central trouve une valeur de dimension pour laquelle les données fournies par Perk correspondent aux données de Business Central selon l'un de ces critères, il met à jour la fiche de dimension avec l'ID d'objet de coût Perk correspondant.

Une fois la tâche terminée, Business Central génère un rapport Excel contenant toutes les catégories d'avantages sociaux et leur statut de mappage. Plus précisément, le rapport contient les informations suivantes :

Si la dimension n'est pas mappée et qu'elle est déjà mappée en tant qu'autre objet de coût d'avantage, il est recommandé de renommer tous les objets de coût d'avantage non mappés avec « NE PAS UTILISER » (vérifiez l'ID de l'avantage) et de les désactiver pour éviter toute confusion.

Résolution des problèmes de synchronisation des dimensions en tant que champs personnalisés

Le rapport de tâche Mettre à jour les doublons à partir de Perk vérifie les valeurs de dimension par rapport aux informations extraites de Perk, déterminant si un compte peut être associé à un champ personnalisé Perk en utilisant ces critères, par ordre de préférence :

• ID de l'avantage de la dimension
• Code ERP (c.-à-d. code de compte Business Central) et nom de la dimension
• Code ERP

Si Business Central trouve une valeur de dimension pour laquelle les données fournies par Perk correspondent aux données de Business Central selon l'un de ces critères, il met à jour la fiche de dimension avec l'ID de valeur du champ personnalisé Perk correspondant.

Une fois la tâche terminée, Business Central génère un rapport Excel contenant toutes les catégories d'avantages sociaux et leur statut de mappage.

Plus précisément, le rapport contient les informations suivantes :

Comptes généraux

Les comptes GL peuvent être associés aux avantages. catégories de dépenses et de factures.

Un seul compte GL dans Business Central peut représenter des entités distinctes dans Perk (catégorie de facture ou catégorie de dépense).

Création de comptes GL dans Perk

Pour créer des catégories d'avantages sociaux à partir de Business Central :

1. Ouvrez la liste Plan comptable.
2. Sélectionnez le compte GL que vous souhaitez synchroniser.
3. Cliquez sur Compte > Créer/Mettre à jour un compte GL dans Perk.
4. Sélectionnez si vous souhaitez synchroniser avec une catégorie de dépenses Perk, une catégorie de facture ou les deux en activant le commutateur correspondant.
5. Cliquez sur OK.

Une fois créée, vous pouvez consulter l'identifiant de la catégorie Avantage dans le champ Identifiant de la catégorie de traitement des dépenses ou Identifiant de la catégorie de facture.

Dans Perk, les catégories de factures et de dépenses sont distinctes. Bien que leur nom puisse être identique, seules les catégories de dépenses peuvent être utilisées dans les dépenses (et les catégories de factures dans les factures). Cependant, les données peuvent être comptabilisées dans le même compte général, le cas échéant.

Si vous devez apporter des modifications à la fiche de compte GL, vous pouvez mettre à jour les modifications dans Perk en cliquant sur Créer/Mettre à jour le compte GL dans YK.

Business Central n'attribue pas de symbole à l'icône dans Perk. Cependant, vous pouvez Modifiez la catégorie une fois créée dans Perk pour ajouter un symbole.

Mise à jour des données du compte GL

Si vous modifiez le compte GL dans Business Central (par exemple, en le renommant ou en le synchronisant à la fois comme catégorie de dépenses et de factures), vous pouvez mettre à jour ces informations dans Perk de deux manières :

• À partir de la fiche Compte général, cliquez sur Créer/Mettre à jour le compte général dans YK.
• En utilisant le Mettre à jour les données dans la tâche Perk. Cela vous permet de définir des filtres tels que Actif dans YK et de synchroniser automatiquement tous les comptes généraux déjà actifs en tant que catégories de dépenses ou catégories de factures, ou les deux.

Résolution des problèmes de synchronisation des catégories (dépenses/factures)

La tâche Mettre à jour les doublons depuis Yokoy vous permet de resynchroniser les catégories Perk (dépenses ou factures) avec les comptes généraux de Business Central. Cette tâche compare les comptes généraux aux informations extraites de Perk et détermine si un compte peut être associé à une catégorie Perk selon les critères suivants, par ordre de préférence :

• Identifiant de l'avantage de la catégorie
• Code ERP (c.-à-d. code de compte Business Central)

Si Business Central trouve un compte où les données fournies par Perk correspondent aux données de Business Central selon l'un de ces critères, il met à jour la fiche du compte GL avec l'identifiant de catégorie de dépense et/ou de facture Perk correspondant.

Une fois la tâche terminée, Business Central génère un rapport Excel contenant toutes les catégories d'avantages sociaux et leur statut de mappage. Plus précisément, le rapport contient les informations suivantes :

Fournisseurs

Les fournisseurs de Business Central sont associés aux fournisseurs de Perk. Vous pouvez créer un fournisseur dans Business Central, puis synchroniser sa fiche fournisseur avec Perk.

Business Central synchronise les informations clés telles que le nom, l'adresse, le numéro d'identification fiscale, les informations bancaires et les coordonnées dans Perk. Le numéro de carte fournisseur est enregistré comme identifiant fournisseur (ERP) dans Perk.

Une fois le fournisseur créé dans Perk, vous verrez l'ID Perk dans les champs ID du fournisseur de l'organisation Perk et ID du fournisseur de la société Perk de la fiche fournisseur.

Perk crée des fournisseurs au niveau de l'organisation et de l'entreprise afin de permettre l'utilisation des fournisseurs à l'échelle de l'entreprise.

Création d'un fournisseur

Pour créer un fournisseur à partir de Business Central :

1. Ouvrir la liste des fournisseurs.
2. Sélectionnez une fiche fournisseur existante.
3. Mettez à jour la fiche fournisseur avec toutes les données requises.
4. Cliquez sur Fournisseur > Créer/Mettre à jour un fournisseur dans YK.

Conseil :Vous pouvez synchroniser plusieurs fournisseurs simultanément en sélectionnant Créer un fournisseur dans Perk dans la recherche. Sélectionnez un filtre pour afficher toutes les fiches de fournisseur correspondantes et cliquez sur OK.

Désactivation d'un fournisseur

Pour désactiver un fournisseur dans Business Central :

1. Ouvrez la liste des fournisseurs.
2. Sélectionnez une fiche fournisseur existante.
3. Mettez à jour la fiche fournisseur avec toutes les données requises.
4. Cliquez sur Fournisseur > Désactiver le fournisseur dans YK.

Si vous désactivez temporairement un fournisseur et souhaitez le réactiver dans Perk, cliquez sur Créer/Mettre à jour le fournisseur.

Mise à jour des données des fournisseurs dans Perk

Si vous modifiez les fournisseurs dans Business Central, vous pouvez mettre à jour ces informations dans Perk de deux manières :

• À partir de la fiche fournisseur, cliquez sur Créer/Mettre à jour le fournisseur.
• En utilisant le Mettre à jour les données dans Yokoy tâche. Cela vous permet de définir des filtres tels que Actifs dans Yokoy et de synchroniser automatiquement tous les fournisseurs déjà actifs.

Résolution des problèmes de synchronisation des fournisseurs

Si vous constatez que la connexion entre le fournisseur Perk et le fournisseur Business Central est perdue pour une raison quelconque (c'est-à-dire que l'ID du fournisseur Perk n'apparaît pas dans la fiche fournisseur), vous pouvez exécuter une tâche Mettre à jour les doublons à partir de Yokoy pour resynchroniser les fournisseurs Perk avec les fournisseurs Business Central.

Cette tâche vérifie les fournisseurs par rapport aux informations extraites de Perk, en déterminant si un fournisseur peut être associé à un fournisseur Perk en utilisant ces critères, par ordre de préférence :

• L'identifiant de l'organisation Perk et l'identifiant de l'entité juridique figurent sur la carte du fournisseur.
• Code ERP (c.-à-d. code fournisseur Business Central)
• Numéro d'enregistrement TVA
• Nom et prénom

Si Business Central trouve un fournisseur dont les données fournies par Perk correspondent aux données de Business Central selon l'un de ces critères, il met à jour la fiche fournisseur avec les identifiants du fournisseur de l'organisation Perk et de l'entité juridique du fournisseur correspondants.

Une fois la tâche terminée, Business Central génère un rapport Excel contenant tous les fournisseurs et leur statut de mappage. Plus précisément, ce rapport contient les informations suivantes :

Conseil : Si vous utilisez le traitement des factures, configurez Business Central et Perk pour importer les données transactionnelles.