Les entreprises fixent souvent des plafonds de dépenses par catégorie. Par exemple, votre entreprise peut limiter les frais de vol à 300 €. Grâce aux règles de gestion des dépenses, Perk peut appliquer votre politique de dépenses et signaler toute dépense dépassant ce montant.
Lorsque vous configurez une règle de dépense, vous pouvez définir un montant minimum et/ou maximum. Toutes les dépenses créées manuellement sont signalées par un Avertissement relatif aux violations de la politique lorsqu'ils ne remplissent pas la condition. Les règles relatives aux dépenses ne s'appliquent pas aux dépenses générées automatiquement (indemnités journalières ou kilométriques).
La devise dans laquelle sont exprimés les montants minimum et maximum est toujours celle de l'entité juridique. Si la devise de la dépense diffère de celle de l'entité juridique, Perk convertit les montants des dépenses dans la devise de l'entité juridique, puis vérifie si le montant dépasse le plafond fixé par la règle de dépense.
Établir des règles de dépenses
Pour utiliser une règle de dépense dans Perk :
- Créer une règle de dépenses (Paramètres > Paramètres des dépenses > Règles de dépenses)
- Attribuez la règle de dépense à un politique des employés.
- Attribuer la politique relative aux employés à tous les utilisateurs concernés.
- Activer Signaler les infractions aux règles relatives aux dépenses pour l'entité juridique.
Une règle de dépenses doit être affecté à un politique des employésSinon, la règle est ignorée et aucun avertissement n'est affiché dans le formulaire de dépense.
Créer une règle de dépenses
Pour configurer une nouvelle règle de dépense, procédez comme suit : Paramètres > Paramètres des dépenses > Règles de dépenses.
Cliquez + Nouvelle règle relative aux dépenses et saisissez tous les détails. Appuyez sur Sauvegarder ou Activer à effet immédiat.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom de la règle de dépense. Ce nom s'affiche dans le cadre de l'avertissement lorsqu'une dépense ne respecte pas la règle. |
| Catégorie | Catégorie à laquelle s'applique la règle relative aux dépenses. Toutes les dépenses affectées à cette catégorie (et pour les pays sélectionnés) doivent respecter les montants minimum et maximum. |
| Limiter la règle à la sélection du pays | Par défaut, la règle relative aux dépenses s'applique à tous les pays. Si vous ne sélectionnez aucun pays, la règle s'applique à tous les pays. |
| Montant minimum | Montant minimum au-delà duquel les dépenses sont autorisées. Laissez ce champ vide s'il ne s'applique pas. |
| Montant maximum | Montant maximal des dépenses autorisées. Laissez ce champ vide s'il ne s'applique pas. |
| Description | Inclure une description de la règle relative aux dépenses, le cas échéant. |
| ID | Identifiant unique de la règle de dépense, généré automatiquement si vous laissez ce champ vide. |
Importer une règle de dépenses
Vous pouvez également importer plusieurs règles de dépenses via un fichier CSV. Toutes les règles importées sont automatiquement activées. Si la catégorie saisie n'existe pas, la règle n'est pas créée.
Perk prend en charge les fichiers CSV avec l'encodage UTF-8, UTF-16 et ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).
- Appuyez sur Importer un fichier.
- En appuyant sur Exemple, vous pouvez télécharger un modèle qui peut être utilisé pour saisir vos règles de dépenses spécifiques et être mis à jour ultérieurement dans Perk.
Remplissez le fichier, appuyez sur Choisir un fichier pour le télécharger dans Perk et appuyez sur Démarrer l'importation.
Une fois les règles importées, vous pouvez télécharger un rapport pour vous aider à résoudre les éventuels problèmes.
Attention : Il n’est pas possible de désactiver en masse les règles de dépenses via l’importation d’un fichier CSV. Pour désactiver des règles de dépenses, utilisez l’application web Perk. Par exemple, cochez toutes les règles et cliquez sur Désactiver.
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Description |
|---|---|
| identifiant | Identifiant unique de la règle de dépense, généré automatiquement. |
| nom | Nom de la règle de dépense. Ce nom apparaît dans le message d'avertissement. |
| catégorieID | Catégorie à laquelle la règle de dépenses s'applique. L'avertissement ne s'affiche que pour les dépenses affectées à cette catégorie. |
| pays | Pays auquel la règle de dépenses s'applique. Par défaut, la règle s'applique à tous les pays (aucun pays sélectionné) ; vous pouvez toutefois choisir des pays spécifiques (ou tous les sélectionner, ce qui revient au même). |
| Montant minimum (facultatif) | Montant minimum des dépenses autorisées. Les dépenses inférieures à ce montant sont signalées. Laisser vide si non applicable. |
| Montant max (facultatif) | Montant maximal des dépenses autorisées. Les dépenses excédant ce montant sont signalées. Laisser vide si non applicable. |
| description (facultatif) | Incluez une description de la règle relative aux dépenses, le cas échéant. |