L'exportation standard des dépenses Perk est une exportation standardisée des données de réservation générées à partir des dépenses approuvées. Les données de dépenses incluses dans le fichier d'exportation dépendent de la configuration de votre entreprise et peuvent être configurées. selon vos exigences spécifiques. Par exemple, le fichier peut inclure, entre autres données :

• Données sur les dépenses
• Données de catégorie
• données de l'objet de coût
• Données utilisateur
• Données d'étiquetage
• Données de la carte d'entreprise
• Données de transaction

Vous pouvez personnaliser le fichier d'exportation Spend à l'aide de différentes options de configuration : nom et format du fichier, formatage des données et des montants, gestion des taux de taxe et ordre des champs. Par défaut, le fichier d'exportation Spend contient données de dépenses standard dans un ordre prédéfiniVous pouvez toutefois modifier cela selon vos besoins.

Pour configurer Perk afin d'exporter toutes les données de dépenses au format de fichier d'exportation des dépenses, soit manuellement lorsque les vérificateurs financiers appuient sur Exporter, soit automatiquement via une tâche d'exportation automatique :

1. Allez à Paramètres > Intégrations.
2. Rechercher Exportation des dépenses et presse Configure.
3. Dans Système ERP, choisir Fichier d'exportation des dépenses.
4. Cliquez Mise à jour de l'ERP. 

La configuration du fichier d'exportation des dépenses est paramétrée pour inclure les options les plus courantes et un ordre de champs par défaut pour les données standard des dépenses. Vous pouvez toutefois personnaliser le comportement du fichier d'exportation grâce à différentes options de configuration : nom et format du fichier, formatage des données et des montants, gestion des taux de taxe et ordre des champs.

Champs du fichier d'exportation

Selon la logique de comptabilisation configurée (logique de comptabilisation générale, logique de comptabilisation des taxes), Perk peut générer une ou plusieurs lignes par dépense :

Type de ligne	Description
Ligne de débit	Un par ligne de dépense
Ligne fiscale	Un par élément de taxe de ligne, si activé
Ligne fiscale consolidée	Un par article taxable, si logique de réservation des taxes est Montants d'impôt consolidés.
Ligne de crédit	Un par écriture comptable (sauf exclusion)

Paramètres généraux

Le Paramètres généraux Cette section affiche les options les plus couramment utilisées lors de la configuration du fichier d'exportation Spend, telles que le nom du fichier, le format d'exportation, les délimiteurs et les descriptions.

Nom de fichier Format d'exportation Délimiteur Séparateur de montant Format de date

Format du texte de description stratégie de comptabilisation des impôts Langue de l'en-tête Activer l'ordre des champs personnalisés

Bien que ces paramètres soient prédéterminés, Perk inclut également une option de repli pour garantir que le fichier puisse être généré correctement.

Nom de fichier

Ce paramètre détermine le nom du fichier d'exportation. Si ce champ n'est pas renseigné, l'option par défaut pour le nom de fichier est activée. N'utilisez pas de tirets (-), points (.), virgules (,), deux-points (:), et les points-virgules (;).

Vous pouvez utiliser ces espaces réservés pour déterminer le nom du fichier exporté :

• {{legalEntityName}}Le nom du fichier contient le nom de l'entité juridique (société).
• {{legalEntityId}}Le nom du fichier contient l'identifiant de l'entité juridique.
• {{exportId}}Le nom du fichier contient l'identifiant d'exportation.
• {{YYYYMMDD_HHMMSS}}Le nom du fichier contient une date au format indiqué. Il doit correspondre exactement à cette chaîne de caractères.
• {{date}}Le nom du fichier contient la date au format aaaa-mm-jj.
• {{timestamp}}Le nom du fichier contient l'horodatage.
• texte libreLe nom du fichier contient du texte (aucun caractère spécial).

Note: Par défaut, Perk ajoute systématiquement l'horodatage au début du nom de fichier. Si vous souhaitez l'ajouter à un autre emplacement, vous devez sélectionner l'option « Écraser » dans les paramètres d'exportation SFTP. Cette option est uniquement disponible si le protocole SFTP est utilisé.

Voici un exemple de tous les espaces réservés inclus dans le nom du fichier :

Et voici le nom du fichier obtenu :

 

Format d'exportation

Ce paramètre détermine le format de sortie. Le format sélectionné fait partie de l'extension du nom de fichier. Par exemple : « perkStandardExport_payments.csv ». Il peut s'agir du format CSV ou XLS.

Délimiteur

Ce paramètre détermine le caractère de délimitation des fichiers CSV et XLS. Il peut s'agir de :

• . (point)
• . (point)
• , (virgule)
• ; (point-virgule)
• ' (apostrophe)
• " (guillemet droit)

Séparateur de montant

Ce paramètre détermine le séparateur décimal utilisé. Par exemple, il peut s'agir d'un point (.) comme dans 100,00, ou une virgule (,) comme dans 100 000.

Format de date

Ce paramètre détermine le format des dates dans le fichier. Le format par défaut est « AAAA-MM-JJ », mais vous pouvez définir les formats suivants :

MMYY DMYYYY J/M/AAAA MMYYYY JJ-MM-AAAA AAAA-MM-JJ AAAA_MM_JJ JJ/MM/AAAA MM/AAAA JJ_MM_AAAA JJMMAA AAMMJJ MMYY JJMMAAAA JJMMAAAA

JJ-MM AAAA AAAA-01-01 JJ.MM.AAAA:HH:MM AAAA-MM-JJTHH:mm:ss AAAAMMJJTHHMMSS AAAA_MM_JJ_HH_MM AAAAMMJJ_HHMMSS AAAAMMJJHHMMSS JJMMAAAA_HHMMSS JJ.MM.AAAA hh:mm MMM AAAA DDMM MM AAAA MM AAAA

MMYYYY AAAAMMJJ AAAAMM MM/AAAA AA/MM/J AAAA/MM AAAA_MM JJ/M/AAAA M THH:MM:SS

Format du texte de description

Ce paramètre détermine le format de la colonne de description. Il utilise « Numéro de carte du commerçant » si le mode de paiement est une carte d'entreprise. Sinon, il utilise « Nom du commerçant ». Les options sont :

• Prénom Nom de famille Description
• Marchand
• Numéro de carte Commerçant

stratégie de comptabilisation des impôts

Ce paramètre détermine la façon dont vous souhaitez comptabiliser les taxes. Trois options sont possibles :

• Lignes de taxe pour chaque ligne de débit, basées sur les lignes de débit. Pour chaque ligne de débit avec taxe, une nouvelle ligne de taxe est générée.
• Montants d'impôt consolidés basés sur l'impôt : génère des lignes fiscales qui apparaissent sur les dépenses.
• Exclure les lignes fiscales : ne génère pas de lignes fiscales

Langue de l'en-tête

Ce paramètre détermine la langue d'affichage des noms de colonnes. L'anglais (États-Unis) est sélectionné par défaut ; vous pouvez toutefois choisir d'autres langues :

• Allemand
• Allemand (CH)
• Anglais (États-Unis)
• Anglais (GB)
• Espagnol
• Français
• Italien
• Néerlandais
• Chinois (ZH)

Si vous ne sélectionnez pas de langue, Perk utilise l'anglais (États-Unis).

Remarque : Si vous modifiez l'ordre par défaut ou ajoutez des champs de données supplémentaires, la langue d'en-tête définie est ignorée comme étiquette dans le champs de données a la préférence.

Paramètres avancés

Les paramètres avancés offrent des options de configuration supplémentaires pour les intégrations présentant des exigences plus spécifiques ou complexes. Ces paramètres permettent une personnalisation plus poussée que la configuration standard.

• Transformations : Déterminez si une transformation quelconque est appliquée aux données exportées de Yokoy.
• Stratégie générale de réservation : Détermine comment les données de dépenses doivent être comptabilisées.
• Section relative à la logique de comptabilisation des taxes : Détermine le mode de comptabilisation des taxes.

ID de dépense

Ce paramètre vous permet de convertir les identifiants de dépenses afin d'inclure un symbole plus au lieu d'un trait de soulignement.

Exclure l'en-tête

Par défaut, le fichier d'exportation contient l'en-tête (nom des colonnes inclus). Vous pouvez toutefois choisir de ne pas exporter l'en-tête en cochant cette case.

Compte GL

Ce paramètre détermine le comportement de Les transactions par carte d'entreprise sont imputées à l'employé si la personne sélectionne la transaction et ajoute un catégorie Ces dépenses sont destinées à des fins privées. Vous pouvez les imputer soit au compte spécifié dans la configuration de la catégorie, soit au compte de la personne indiqué dans le champ ERP. À défaut, elles seront imputées au compte de la catégorie.

Exclure les réservations par ligne de crédit

Facultatif. Par défaut, le fichier d'exportation contient les lignes de crédit et de débit. Vous pouvez toutefois choisir de ne pas exporter les lignes de crédit en cochant cette case.

Code fiscal pour 0%

Facultatif. Si vous souhaitez une imputation automatique des dépenses non imposables à un code fiscal spécifique, vous pouvez saisir ce code dans ce champ.

Montant de la taxe à l'exportation comme montant de taxe de base sur le poste principal

Facultatif. Le montant de la taxe doit être indiqué en Montant net de l'impôt de base colonne au lieu de la laisser vide.

Exclure le code fiscal

Facultatif. Par défaut, le fichier d'exportation inclut tous les codes de taxe pertinents. Vous pouvez toutefois choisir de ne pas exporter les codes de taxe en cochant cette case.

Le taux de taxe à l'exportation est nul au lieu d'être vide.

Optionnel. Par défaut, les montants de taxe nuls sont exportés comme une valeur vide. Si la case est cochée, la valeur 0 sera exportée au lieu d'être laissée vide.

Utilisez le taux de TVA à 0 % spécifique au pays

Facultatif. Si la case n'est pas cochée, l'option par défaut est le code de taxe pour 0 %.

Champs de données

Le fichier d'exportation Spend utilise un ordre des champs par défautVous pouvez toutefois modifier l'ordre des champs selon vos besoins.

Si vous cliquez ModifierVous pouvez modifier l'ordre d'affichage des champs, déterminer la position sur la ligne ou supprimer des champs.

Vous pouvez ajouter des données supplémentaires au fichier d'exportation des dépenses en cliquant sur Ajouter un champ de données.

La liste déroulante affiche tous les champs supplémentaires que vous pouvez ajouter au fichier d'exportation, regroupés par concept :

• données par défaut (autrement dit, les champs les plus fréquemment requis)
• données de dépenses
• données d'objet de coût
• données utilisateur
• données de catégorie
• données fiscales
• données de transaction
• données de voyage
• données de l'entreprise
• données de carte d'entreprise
• données de ligne
• données de champ personnalisées

Pour plus d'informations sur les champs de données que vous pouvez intégrer dans le fichier d'exportation Spend, consultez Champs de données du fichier d'exportation des dépenses.

Une fois le champ sélectionné, vous pouvez choisir d'exporter ces données avec une étiquette spécifique, déterminer l'ordre des champs dans le fichier et définir le position de la ligne.

Position de la ligne

Vous pouvez déterminer si la colonne de données est présente pour chaque ligne ou si elle ne s'applique qu'à certaines lignes :

Position	Description
afficherSurChaqueLigne	Affiché sur tous les types de lignes (crédit, débit, taxe)
afficherAuDébit	Affiché uniquement sur les lignes de débit (y compris les lignes de débit, de taxe et de taxe consolidée).
afficherÀCrédit	Affiché uniquement sur les lignes de crédit

Si aucune position n'est spécifiée, l'information est ajoutée à chaque ligne.

Ordre des champs par défaut

1. ID de dépense
2. Date de publication
3. Date de dépense
4. Compte GL
5. Description
6. Type de transaction
7. Montant
8. Montant débité
9. Montant du crédit
10. Montant net de l'impôt de base
11. Devise
12. Code objet de coût
13. Code fiscal
14. Nom de famille
15. Prénom
16. Données de champ personnalisées

ID de dépense

Un identifiant unique est automatiquement créé par Perk pour chaque dépense ; il s’agit d’une valeur alphanumérique de 9 à 12 caractères.

Date de publication

Date d'exportation de la dépense. Lors de la création de la dépense, la date de comptabilisation est définie sur la date de la dépense. Avant l'exportation, vous pouvez définir la date de comptabilisation la plus ancienne possible. Par défaut, le format est le suivant : AAAA-MM-JJ est utilisé si aucune option n'est choisie dans le Sélectionnez le format de date liste déroulante.

Date de dépense

Date de la dépense. Le format AAAA-MM-JJ est utilisé par défaut si aucune option n'est sélectionnée dans la liste déroulante Sélectionnez le format de date.

Compte GL

Cela dépend du type de ligne :

• Ligne de crédit : Pour les transactions par carte, le compte de la carte est utilisé (compte ERP* associé à la carte). Pour les dépenses personnelles, le compte personnel de l’utilisateur est utilisé (compte employé ERP).
• Ligne de débit : compte de catégorie (Compte (ERP)* de la catégorie).
• Lignes fiscales : compte de taxe (Compte (ERP)* du taux de taxe)

Description

Trois options sont possibles :

• Prénom Nom (de l'utilisateur) Commerçant (description de la dépense)
• Commerçant (description des frais)
• Numéro de carte du commerçant (si le mode de paiement est une carte de crédit d'entreprise), sinon commerçant).

Par défaut, si aucune option n'est sélectionnée, la description est « Marchand ».

Type de transaction

Indique le type de transaction. Dans le cas des avoirs, les mentions CRÉDIT et DÉBIT sont inversées.

Montant

Cela dépend du type de ligne :

• Crédit : Montant total des dépenses.
• Débit :Montant brut de chaque ligne de débit.

Montant débité

En cas de montants d'impôt consolidés, lignes de crédit et de débit, le montant au débit et le montant au crédit s'inversent pour les notes de crédit.

Montant du crédit

Montant du crédit de la dépense.

Montant net de l'impôt de base

En cas de lignes de débit, la valeur affichée si la configuration « Montant de la taxe d'exportation comme montant de taxe de base sur la première ligne » est activée est taxItem.amount ou 0.

Devise

Cela dépend du type de dépense :

Dépenses payées à titre privé :

• Conversion en devise de l'entreprise (toutes les dépenses sont converties en devise de l'entreprise)
• Conversion dans la devise de l'employé (toutes les dépenses sont converties dans la devise de l'employé ; si aucune devise n'est définie pour l'employé, la devise de l'entreprise est utilisée par défaut).
• devise d'origine (devise de dépense d'origine)

Dépenses liées à la carte de crédit de l'entreprise :

• Conversion en devise de la carte de crédit (les dépenses sont converties dans la devise de la carte de crédit)
• Monnaie de transaction (les dépenses sont comptabilisées dans la monnaie de transaction)

Code objet de coût

Un objet de coût est une structure hiérarchique à laquelle les coûts internes d'une entreprise peuvent être affectés. Un objet de coût peut déterminer le processus d'approbation des notes de frais d'un utilisateur, si celui-ci est configuré dans votre entreprise. Le code (ERP)* est la valeur indiquée ici.

Code fiscal

La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt sur les biens et services payé par les entreprises et les consommateurs. Son taux varie selon le pays et la nature des biens et services acquis ou achetés ; certains biens et services sont donc exonérés de TVA, tandis que d’autres sont soumis à un taux réduit, moyen ou élevé.

Dans le cas des lignes de TVA pour chaque ligne de débit ou ligne de débit, s'il n'y a pas de taxe sur l'élément de ligne, alors celui-ci contient le code de taxe de 0 % par défaut.

Nom de famille

Nom de famille de l'utilisateur.

Prénom

Prénom de l'utilisateur.