Flux de travail de facturation

Vous trouverez un fichier ZIP au bas de cet article contenant les flux de travail pour le traitement des factures.

Flux de travail 1 : Commandes, dépassements de budget, lignes de commande hors commande et approbation SAP

La facture est soumise au processus d'approbation. On vérifie si elle correspond à une commande d'achat. On contrôle également l'absence de dépassement budgétaire. Le cas échéant, un message d'erreur est renvoyé. Enfin, on vérifie la présence de lignes hors commande d'achat. Si c'est le cas, une approbation spécifique du poste de coûts (approbation SAP) est requise.

Note: En fonction du montant de la facture, un approbateur différent est désigné dans SAP et renseigné dans le champ « Approbateur » de Perk. Une règle JSON personnalisée est utilisée pour cet attribut.

Flux de travail 2 : Objet de commande et de coût

La facture est soumise au flux de travail. S'il s'agit d'une facture de commande, elle est envoyée à En revueSi ce n'est pas une facture de commande, un flux d'objet de coût standard est exécuté.

Flux de travail 3 : Objet de coût avec escalade hiérarchique et limites d’approbation automatique des fournisseurs

Ce flux de travail repose sur un système standard d'objets de coûts, avec une escalade hiérarchique basée sur les limites d'approbation de ces objets. Les limites d'approbation automatique par fournisseur sont activées.

Flux de travail 4 : Commande d’achat et objet de coût avec escalade hiérarchique et escalades supplémentaires basées sur le montant et les champs personnalisés de l’objet de coût

La facture est soumise au flux de travail. S'il s'agit d'une facture de commande, elle est envoyée à En revueS'il ne s'agit pas d'une facture de commande, un flux d'objet de coût est exécuté. Pour certains objets de coût, en fonction d'un certain seuil, l'approbation d'un troisième tiers est requise.

Flux de travail 5 : Approbation basée sur les balises avec approbation supplémentaire basée sur les propriétés si le seuil est supérieur à 1000

Sur la facture, une étiquette correspondant au premier niveau d'approbation est sélectionnée. Si le montant de la facture dépasse 1 000, une procédure d'approbation supplémentaire est déclenchée : l'approbateur doit être identifié en fonction des informations de son profil utilisateur (case à cocher).

1. Approbateur d'étiquettes : tous les approbateurs d'étiquettes doivent approuver (aucune approbation par étiquette n'est autorisée).
2. Si le seuil est supérieur à 1000, la facture est transmise pour approbation au responsable de l'organisation : une seule approbation parmi plusieurs est nécessaire.

Flux de travail 6 : Approbation des objets de coûts avec escalade hiérarchique, combinée à l’approbation des étiquettes pour une dimension d’étiquette spécifique lorsque la facture est supérieure à 150 000

Ce flux de travail prend d'abord en compte le flux d'approbation standard des objets de coûts, y compris les hiérarchies, puis passe à l'approbateur d'étiquettes si le montant de la facture est supérieur à 150 000.

Flux de travail 7 : Approbation de l’objet de coût avec des approbations supplémentaires requises en fonction des attributs de facture personnalisés

Ce flux de travail effectue 3 circuits d'approbation différents en fonction des nœuds conditionnels :

1. Si Formation au développement & Plusieurs participants Les cases à cocher des attributs personnalisés de la facture sont cochées -> seule l'approbation du rôle RH (attribut utilisateur personnalisé) est requise Les RH) requis, suivi d'un examen financier.
2. Si Formation au développement et un seul participant -> approbation de l'objet de coût suivie de l'approbation du rôle RH et de la revue financière
3. En l'absence de formation au développement -> seule l'approbation de l'objet de coût sera suivie d'un examen financier

Flux de travail 8 : Approbation multiniveau/étiquette personnalisée avec responsable hiérarchique

Ce processus comprend une approbation standard des étiquettes, complétée par un approbateur d'étiquettes personnalisé (attribut personnalisé au niveau de l'étiquette). Si le montant de la facture dépasse 25 000, l'approbation d'un responsable hiérarchique est requise, suivie d'une validation par le service financier.

Flux de travail 9 : Approbation des étiquettes avec notifications en cas de doublons et d’incohérences de compte

Ce processus implique une approbation standard des étiquettes avec un avertissement contextuel avant l'approbation en cas de facture en double ou d'incohérence de compte.

Flux de travail 10 : Approbation du responsable hiérarchique avec différents niveaux d’approbation automatique

Ce processus implique que toutes les factures inférieures à 30 000 doivent être traitées via l'approbation du responsable hiérarchique et que toutes celles supérieures à 30 000 doivent être transmises directement au service financier.

Les responsables hiérarchiques des factures disposent de seuils d'approbation automatique. Ce système combine l'approbation du responsable hiérarchique avec une approbation par étiquette et définit des étiquettes pour les différentes limites d'approbation automatique : 7 500 € / 15 000 € / 30 000 €.

Flux de travail 11 : Objet de coût avec soumission au CO propre et validation du montant

Ce flux de travail effectue l'approbation des objets de coûts avec :
- Approbation automatique pour la soumission à son propre objet de coût
- Approbation automatique pour la validation du montant (1000 CHF)

Flux de travail 12 : Commande d’achat, codage, approbation SAP et approbation des étiquettes

Ce flux de travail comprend divers cas d'utilisation complexes : pré-approbation de SAP, avec ou sans objet de coût et/ou catégorie présents, approbation des étiquettes, approbation SAP.

Flux de travail 13 : Processus d’approbation spécifique à montants multiples avec rôles personnalisés

Différents processus d'approbation selon le demandeur et le seuil avec des rôles personnalisés (customInformation).

Flux de travail des dépenses

Vous trouverez au bas de cet article un fichier ZIP contenant les flux de travail pour le traitement des dépenses.

Flux de travail 1 : Approbation de l’objet de coût, combinaison d’approbateur statique et de responsable hiérarchique

Selon le type d'affectation de l'objet de coût (attribut personnalisé SAP), différents approbateurs métiers doivent être désignés avant la validation financière :

1. Dépense imputée à l'ordre de travail -> approbation du groupe statique
2. Dépense imputée au centre de coûts -> approbation du responsable hiérarchique
3. Dépense imputée à l'élément wbs -> approbation de l'objet de coût

Flux de travail 2 : Objet de coût avec informations personnalisées supplémentaires – approbation basée sur la validation de la catégorie et du montant

Conformément à la réglementation malaisienne, vous devez prendre en charge les frais médicaux jusqu'à un certain montant. Pour ces dépenses, l'approbation du responsable du poste budgétaire et celle du service des ressources humaines sont requises. Au-delà de 1 000 MYR, l'approbation du responsable RH est également nécessaire.

Si catégorie Médical ou Dentaire/Optique est sélectionné dans l'ID de catégorie ou la catégorie fractionnée, après l'approbation de l'objet de coût, tous les approbateurs possédant la propriété Approbateur médical sont attribuées. Si le montant est supérieur à 1 000 MYR, une approbation supplémentaire d'un utilisateur possédant la propriété sera requise. Responsable RH.

Flux de travail 3 : Approbation du responsable hiérarchique avec différentes stratégies de contrôle financier pour les dépenses personnelles et les dépenses par carte professionnelle

Ce processus requiert l'approbation du responsable hiérarchique. Les dépenses personnelles sont automatiquement vérifiées, tandis que les dépenses réglées par carte professionnelle doivent faire l'objet d'une vérification manuelle.

Flux de travail 4 : Responsable hiérarchique avec plusieurs approbations en fonction d’attributs personnalisés liés aux dépenses et au niveau d’utilisateur.

Ce processus requiert l'approbation du responsable hiérarchique. Si l'attribut de dépense personnalisé (« Formation au développement ») est coché, une approbation RH supplémentaire peut être nécessaire via l'attribut utilisateur personnalisé « IsHR ? », suivie d'une validation par le service financier.

Flux de travail 5 : Responsable hiérarchique, sauf si une certaine catégorie est sélectionnée dans les dépenses

Ce flux de travail nécessite l'approbation du responsable hiérarchique. Une catégorie a été créée pour laquelle aucune approbation n'est requise. Lorsqu'une dépense est sélectionnée dans cette catégorie, le processus d'approbation est ignoré et la dépense est directement transmise au service financier.

Si la dépense est répartie en plusieurs catégories, ce processus ne fonctionne que si la catégorie définie est la catégorie principale de la dépense. Par exemple, si la catégorie A est sélectionnée, le processus d'approbation est ignoré. Si la dépense est répartie entre la catégorie principale A et une catégorie supplémentaire B, le processus d'approbation est ignoré. Si la catégorie principale est B et la catégorie supplémentaire A, le processus d'approbation n'est PAS ignoré et les responsables hiérarchiques doivent approuver.

Remarque : Vous devez modifier l’identifiant de catégorie ; sinon, cela ne fonctionnera pas. Les identifiants de catégorie sont propres à votre organisation.

Flux de travail 6 : Responsable hiérarchique, approbation de l’étiquette, révision automatique en l’absence d’avertissements

Ce flux de travail implique l'approbation du responsable hiérarchique par un approbateur désigné (« groupe central ») en fonction du département/section sélectionné(e) sur la dépense.

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