Pour certaines dépenses, comme les repas, votre entreprise peut avoir besoin de suivre les employés et les invités concernés par ces dépenses pour plusieurs raisons :
- politique de l'entreprise: vérifier que la dépense respecte le budget fixé par personne.
- impact journalier: vérifier que les employés ont bien déduit le repas correspondant de leurs indemnités journalières.
- exigences du pays: fournir une liste des participants et de leur entreprise d'affiliation pour tous les frais de repas (par exemple, requis en Allemagne).
Participants aux dépenses
Avantage permet Les personnes qui soumettent une demande indiquent les participants à une dépenseVous pouvez sélectionner les personnes concernées par la dépense et préciser s'il s'agit d'un employé ou d'un tiers. Vous pouvez également définir le type de participant qu'une personne peut sélectionner pour une dépense et les informations nécessaires à la création d'un participant externe.
Perk affiche le détail des dépenses en fonction du nombre de participants sélectionnés.
Par défaut, Perk signale toutes les dépenses pour lesquelles le déclarant n'est pas inclus comme participant. Cependant, vous pouvez choisir de Désactivez cet avertissement si nécessaire.
types de participants aux dépenses
Les personnes qui soumettent une demande peuvent ajouter trois types de participants à une dépense :
-
Les personnes qui donnent un avantage : Les personnes qui soumettent des candidatures peuvent rechercher différentes personnes Perk par leur nom :
- Entreprise personnellePar défaut, les personnes qui soumettent des candidatures ne peuvent rechercher que les employés de leur entreprise. Ces participants apparaissent en noir.
- Autres sociétés du compteVous pouvez choisir d'autoriser les contributeurs à sélectionner des employés d'autres entreprises dans le compte, le cas échéant. Ces participants sont affichés en gris.
- Participant externe: un tiers appartenant à une autre entreprise. Ces participants sont représentés en beige clair.
Configuration des participants aux dépenses
Sous Paramètres > Compte > Entreprises, sélectionner Afficher les paramètres de dépenses. Dans Conformité > Participants Vous pouvez limiter le type de participants pouvant être sélectionnés dans le formulaire de dépense. Par exemple, vous pouvez choisir d'autoriser uniquement la sélection de personnes appartenant à la même entreprise que celle qui crée la dépense, ou d'autoriser la sélection de personnes d'autres entreprises du compte.
De plus, pour les participants externes, vous pouvez déterminer les champs obligatoires que les soumissionnaires doivent fournir lorsqu'ils ajoutent des participants à une dépense.
| Champ | Description |
|---|---|
| N’incluez pas l’auteur de la soumission comme participant. | Par défaut, le déclarant de la dépense est automatiquement sélectionné comme participant. Si vous cochez cette case, les déclarants doivent s'ajouter manuellement comme participants. Sinon, un message d'erreur s'affiche. |
| Désactiver l'avertissement lorsque le déclarant n'est pas un participant aux dépenses |
Par défaut, Perk signale les dépenses pour lesquelles la personne qui soumet la dépense n'est pas incluse en tant que participant, avec un avertissement (affiché aux personnes qui soumettent la dépense, aux approbateurs et aux responsables financiers). Sélectionnez cette option pour masquer l'avertissement. |
| Autoriser la recherche de participants dans toutes les entités juridiques de l'organisation |
Par défaut, la recherche ne peut concerner que les participants appartenant à la même entité juridique. Cochez cette case pour autoriser la recherche à inclure les participants de votre organisation. Autrement, toute personne au sein de l'organisation qui ne fait pas partie de l'entité juridique de la personne doit être ajoutée en tant que personne externe. |
| Champs obligatoires pour les participants externes |
Lors de la création de participants externes, vous pouvez définir les informations supplémentaires que les personnes doivent fournir. Le prénom est toujours requis. Vous pouvez rendre obligatoires les champs suivants :
|
| Activer l'intégration du calendrier pour l'importation des participants |
Permet aux personnes qui soumettent des demandes de remboursement de frais d'importer les participants à un événement de leur calendrier. Une fois cette fonctionnalité activée, les utilisateurs doivent connecter leur profil à leur compte Google pour pouvoir importer les détails de leur calendrier. |
Prudence: Une fois créés, les participants externes ne peut pas Les informations doivent être modifiées. Si des modifications sont nécessaires, le participant doit être supprimé puis ajouté à nouveau. De plus, plusieurs participants externes ne doivent pas utiliser la même adresse électronique, car Perk utilise cette adresse comme identifiant unique pour chaque dossier.
Consultation des données des participants
Les responsables des vérifications et des approbations financières peuvent consulter les participants inclus dans les dépenses. Analytique.
Pour les dépenses, vous pouvez consulter le nombre de participants, une liste des noms des participants séparés par des virgules et les détails concernant les participants.
Les détails disponibles varient selon le type de participant :
- Les gens de Perk: prénom, nom et adresse e-mail
- participants externes: prénom, nom de famille, adresse e-mail et nom de l'entreprise.