Configurer une tâche d'exportation automatique pour les factures

Seulement administrateurs de compte peut effectuer cette tâche.

Vous pouvez configurer une tâche d'exportation automatique pour automatiser les tâches manuelles de exportation de toutes les factures.

La tâche d'exportation automatique collecte tous les documents de facturation avec Prêt à exporter Il met à jour régulièrement l'état des données et génère le format de sortie configuré pour l'exportation (par exemple, un fichier pour les exportations basées sur des fichiers ou envoie les données au système tiers pour les intégrations API). Il est compatible avec tous les systèmes financiers/ERP.

La date de déclenchement de l'exportation est considérée comme la date de comptabilisation la plus ancienne. Par conséquent, toutes les factures dont la date de comptabilisation est antérieure à cette date seront exportées avec cette dernière comme date de référence.

Vous pouvez configurer des tâches d'exportation automatiques pour chaque fonctionnalité d'exportation de factures. Ainsi, si plusieurs fonctionnalités d'exportation sont configurées pour une entité juridique donnée, vous pouvez créer une tâche d'exportation automatique pour chacune d'elles. Toutefois, une seule fonctionnalité d'exportation peut être active à la fois pour cette entité juridique.

Configuration de la tâche d'exportation des factures

La tâche d'exportation automatique est configurée dans les paramètres d'exportation des factures. Paramètres > Intégrations, Exportation des factures.

Les étapes à suivre pour configurer une tâche d'exportation automatique dépendent de votre configuration existante.

Si vous n'avez pas encore configuré l'exportation des factures :

Allez à Paramètres > Intégrations, et cliquez Exportation de factures.
Sélectionnez l'entreprise et le système financier vers lesquels exporter.
Cliquez Démarrer la configuration mettre en place un nouveau système d'exportation.
Configurez le système d'exportation (c'est-à-dire la configuration et l'authentification, le cas échéant).
Vous pouvez ignorer l'onglet Automatisation à ce stade, car vous ne pouvez pas encore le configurer.
Cliquez Sauvegarder pour retourner au Exportation de factures Aperçu des onglets.
Sélectionnez le système d'exportation que vous venez de configurer et pour lequel vous souhaitez activer une tâche d'exportation automatique.
Allez à Automation onglet, puis activez l'option d'exportation automatique.
Déterminer le paramètres pour votre tâche d'exportation.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Si vous avez déjà configuré une fonction d'exportation, choisissez celle pour laquelle vous souhaitez activer une tâche d'exportation automatique :

Cliquez sur le système d'exportation, accédez à Automation onglet, puis activez l'option d'exportation automatique.
Déterminer le paramètres pour votre tâche d'exportation.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Prudence: Les paramètres d'exportation automatique des tâches ne peuvent être configurés que pour les configurations actives, et non pour les intégrations. Statut inactif/brouillon. Pour configurer une tâche d'exportation automatique, vous devez d'abord activer la fonction d'exportation (si elle est inactive) ou terminer la configuration (si elle est en brouillon).

Note: Si vous avez déjà configuré une tâche d'exportation automatique pour une entreprise, vous pouvez également consulter et modifier les paramètres de cette tâche dans l'onglet Automatisation, si nécessaire.

Paramètres d'exportation des tâches

Champ	Description
Fréquence d'exportation	Détermine la fréquence d'exportation. Vous pouvez choisir : Horaire : La tâche d'exportation s'exécute toutes les heures. Cette option est recommandée si l'organisation a un grand nombre de documents à exporter. L'exportation a lieu à heure fixe, par exemple à 9h00, 10h00, 11h00, etc. Tous les jours: La tâche d'exportation s'exécute quotidiennement, tous les jours de la semaine. Elle a lieu à 2 h 00 CET (0 h 00 UTC). Hebdomadaire: L'exportation est effectuée chaque semaine pour la date sélectionnée. Vous pouvez choisir le jour de la semaine où vous souhaitez exporter les données. L'exportation a lieu à 2 h 00 CET (0 h 00 UTC). Mensuel: Si cette option est sélectionnée, vous pouvez choisir le jour précis (1-31) sur lequel vous souhaitez que l'exportation ait lieu. Si le mois ne se termine pas le 31, l'exportation a lieu la veille. L'heure exacte est 2 h 00 CET (0 h 00 UTC).
Jour du mois	Affiché uniquement si vous sélectionnez une fréquence d'exportation mensuelle.
Au nom de	Sélectionnez l'utilisateur du service financier qui apparaîtra comme la personne ayant effectué l'exportation lorsque la tâche d'exportation automatique sera déclenchée. Seuls les utilisateurs ayant le rôle « Finance » sont affichés dans la liste. Vous devez sélectionner au moins un utilisateur. Vous pouvez configurer un utilisateur spécifique pour les tâches d'exportation automatiques et lui attribuer un rôle financier afin de pouvoir identifier dans les journaux que cette tâche n'a pas été effectuée par un utilisateur réel, mais automatiquement.

Champ

Description

Fréquence d'exportation

Détermine la fréquence d'exportation. Vous pouvez choisir :

Horaire : La tâche d'exportation s'exécute toutes les heures. Cette option est recommandée si l'organisation a un grand nombre de documents à exporter. L'exportation a lieu à heure fixe, par exemple à 9h00, 10h00, 11h00, etc.
Tous les jours: La tâche d'exportation s'exécute quotidiennement, tous les jours de la semaine. Elle a lieu à 2 h 00 CET (0 h 00 UTC).
Hebdomadaire: L'exportation est effectuée chaque semaine pour la date sélectionnée. Vous pouvez choisir le jour de la semaine où vous souhaitez exporter les données. L'exportation a lieu à 2 h 00 CET (0 h 00 UTC).
Mensuel: Si cette option est sélectionnée, vous pouvez choisir le jour précis (1-31) sur lequel vous souhaitez que l'exportation ait lieu.

Si le mois ne se termine pas le 31, l'exportation a lieu la veille. L'heure exacte est 2 h 00 CET (0 h 00 UTC).

Jour du mois

Affiché uniquement si vous sélectionnez une fréquence d'exportation mensuelle.

Au nom de

Sélectionnez l'utilisateur du service financier qui apparaîtra comme la personne ayant effectué l'exportation lorsque la tâche d'exportation automatique sera déclenchée.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle « Finance » sont affichés dans la liste. Vous devez sélectionner au moins un utilisateur.

Vous pouvez configurer un utilisateur spécifique pour les tâches d'exportation automatiques et lui attribuer un rôle financier afin de pouvoir identifier dans les journaux que cette tâche n'a pas été effectuée par un utilisateur réel, mais automatiquement.

Note: Les tâches d'exportation utilisent le temps universel coordonné (UTC). L'UTC ne tenant pas compte de l'heure d'été, les horaires des tâches planifiées peuvent varier. Par exemple, si un client configure une tâche toutes les 4 heures, l'exportation aura lieu à 6 h, 10 h, 14 h, etc. (heure d'été d'Europe centrale) pendant l'heure d'été. En hiver (heure d'Europe centrale), l'exportation aura lieu à 5 h, 9 h, 13 h, etc. (heure d'Europe centrale).

Arrêt d'une tâche d'exportation automatique

Pour désactiver la tâche d'exportation automatique, il suffit de cliquer sur l'option d'exportation correspondante dans le menu. Exportation de factures onglet et éteignez le Facture d'exportation automatique option.

Modifier la fréquence des tâches d'exportation

Pour modifier la fréquence d'une tâche d'exportation :

Accédez à Paramètres > Intégrations .
Allez à Exportation de factures et cliquez Gérer.
Sélectionnez le système d'exportation dans lequel vous souhaitez modifier la tâche.
Allez à Automation languette.
Sélectionnez une fréquence différente dans le paramètres de tâche d'exportation.
Cliquez sur Enregistrer.

Avertissement: Si vous désactivez un système d'exportation, vous désactivez également la tâche d'exportation automatique correspondante.

Empêcher les utilisateurs du service financier d'exporter manuellement

Vous pouvez empêcher les utilisateurs du service financier d'exporter manuellement les factures (Finance > Révision > ExporterCela signifie que le bouton d'exportation n'apparaît pas s'ils sélectionnent une facture dans l'aperçu des exportations ou dans la vue détaillée de la facture.

Pour désactiver les exportations manuelles :

Allez à Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation
Dans les paramètres ERP, sélectionnez Désactiver les exportations manuelles.