Dans le cadre du traitement des factures, les gestionnaires de factures sont responsables de leur traitement. Toutefois, vous pouvez également autoriser les employés à télécharger une facture ou à effectuer d'autres actions sur leurs propres factures, comme la saisie de toutes les informations requises avant soumission et le transfert de la facture à un autre utilisateur.

Vous pouvez définir les tâches que les employés peuvent effectuer sur les factures. Par défaut, Perk autorise les employés à effectuer les actions suivantes :

• Télécharger les factures
• Modifier, supprimer, rejeter ou annuler des factures
• Transmettre les factures à d'autres utilisateurs
• Saisissez tous les détails de la facture, y compris le fournisseur, les lignes de commande et le bon de commande.

Vous pouvez toutefois supprimer ces autorisations dans les paramètres de facturation (Paramètres > Paramètres de facturation > Paramètres généraux).

Empêcher les employés de télécharger des factures

Vous pouvez empêcher les employés (c'est-à-dire toute personne n'ayant pas le rôle de traitement des factures) de télécharger des factures via Télécharger bouton dans le menu de navigation de gauche.

Pour activer cette fonctionnalité, rendez-vous sur Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation, et dans Paramètres généraux, sélectionner Empêcher les expéditeurs de télécharger des factures.

Lorsque vous activez cette fonctionnalité, Facture Le bouton de téléchargement a été supprimé. Dépenser > Mes tâches.

Empêcher les employés de modifier, supprimer, rejeter ou annuler une facture

Perk permet aux employés de télécharger leurs propres factures et d'effectuer des actions sur celles-ci sans avoir le rôle de gestionnaire de factures. Toutefois, vous pouvez empêcher les employés de modifier, supprimer, annuler ou refuser des factures si nécessaire. Cette case à cocher est généralement utilisée conjointement avec Empêcher les employés de télécharger des factures.

Note: Cette fonctionnalité ne s'applique pas aux vérificateurs financiers ni aux gestionnaires de factures. Ils peuvent toujours modifier les factures.

Dans Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation, Paramètres généraux, si vous sélectionnez Les expéditeurs ne sont pas autorisés à modifier, supprimer, annuler ou rejeter les factures.Les employés peuvent uniquement consulter les factures en mode lecture seule. Ils ne peuvent effectuer aucune action sur la facture, comme la saisie de données, la soumission ou le rappel d'une facture.

Les employés peuvent consulter la facture en lecture seule. Tous les champs sont grisés et ne peuvent pas être modifiés.

Prudence: Si vous cochez cette case, les employés ne pourront pas transférer les factures en statut « Nouveau », « Brouillon » ou « À réviser » à d'autres employés. Vous bénéficiez ainsi d'un contrôle plus strict des autorisations de transfert de factures.

Autoriser les employés à coder la description, la catégorie et l'objet de coût

Perk permet aux employés de télécharger, modifier, annuler et rejeter les factures par défaut. Ils peuvent ainsi saisir toutes les informations figurant sur la facture, telles que le fournisseur, les conditions de paiement, les montants et les quantités.

Toutefois, vous pouvez limiter les informations saisies par vos employés. Par exemple, une entreprise reçoit toutes ses factures de manière centralisée à une adresse e-mail spécifique. L'équipe financière (ou le gestionnaire de factures) ne dispose pas de toutes les informations nécessaires pour coder la facture et la transmet donc à un tiers. Or, vous ne souhaitez pas qu'il puisse modifier d'autres champs que la description, la catégorie et l'objet de coût, qui sont essentiels à la comptabilisation et au flux de travail. Perk vous permet de limiter la modification à ces trois champs.

Prudence: Si vous avez activé Les personnes qui soumettent des factures ne sont pas autorisées à les modifier, les soumettre, les supprimer ou les retirer.Cette option est ignorée.

Pour limiter les champs que les employés peuvent modifier, rendez-vous sur Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturation, Paramètres généraux et sélectionnez le Autoriser les expéditeurs à coder uniquement les catégories de factures, les objets de coûts et les descriptions. case à cocher.

Lorsque les employés consultent une facture avec cette option activée, tous les champs, à l'exception de la catégorie de facture, de l'objet de coût et de la description, sont grisés.

Autoriser la modification des factures uniquement lorsqu'elles sont en statut « Nouveau », « Brouillon » ou « À réviser ».

Vous pourriez souhaiter empêcher les employés de modifier les données de facturation. après avoir été soumis pour approbation ou examen Les responsables financiers doivent être vigilants, car cela peut avoir un impact sur les données exportées vers le système tiers. Par exemple, vous avez peut-être configuré votre intégration pour envoyer les données de facturation à l'autre système dès la soumission de la facture, sans attendre son approbation ou sa vérification préalable.

Avec le Autoriser la modification des factures uniquement lorsqu'elles sont en statut Nouveau, Brouillon ou À réviser. en paramétrant, vous empêchez tout le monde (c’est-à-dire les employés, les gestionnaires de factures et les vérificateurs financiers) ne peuvent modifier aucune donnée dans les factures, sauf si la facture a l’un de ces statuts :

• Nouveau
• Brouillon
• Nécessite une révision

Lorsqu'ils consultent une facture soumise, tous les champs sont grisés et ne peuvent être modifiés que s'ils renvoient la facture (Nécessite une révision statut) ou le L'employé se souvient de la facture, si autorisé.

Ce paramètre remplace le Les responsables ne sont pas autorisés à modifier les factures. paramètre.