Vous pouvez configurer une tâche d'exportation automatique pour automatiser la tâche manuelle d'exportation de toutes les dépenses.
La tâche d'exportation automatique collecte régulièrement toutes les dépenses dont le statut est Prêt à exporter et génère le fichier de sortie configuré pour l'outil d'exportation (par exemple, un fichier pour les outils d'exportation basés sur des fichiers ou les données sont envoyées au système tiers pour les intégrations API). Elle est compatible avec tous les systèmes financiers/ERP.
La date de déclenchement de l'exportation est considérée comme la date de comptabilisation la plus ancienne. Par conséquent, toutes les dépenses dont la date de comptabilisation est antérieure à cette date seront exportées avec cette dernière comme date de référence.
Vous pouvez configurer une tâche d'exportation automatique pour exporter les dépenses, les transactions et les frais de déplacement . Vous ne pouvez configurer qu'une seule tâche d'exportation automatique par fonctionnalité d'exportation de dépenses et par type de dépense.
Attention : Si vous avez configuré votre entité juridique pour exporter les frais de kilométrage et les indemnités journalières vers un système de paie distinct, vous ne pouvez actuellement pas créer de tâche d'exportation automatique pour ces dépenses.
Configurer la tâche d'exportation
La tâche d'exportation automatique est configurée dans le cadre des paramètres d'exportation des données de dépenses, au sein de la configuration d'intégration.
Pour exporter automatiquement les dépenses :
- Accédez à Paramètres > Intégrations .
- Sélectionnez Exportation des dépenses et appuyez sur Configurer .
- Choisissez si vous souhaitez configurer la tâche d'exportation pour :
- Dépenses
- Transactions par carte
- frais de voyage
- Activez l'option Exportation automatique des dépenses .
- Déterminez les paramètres de votre tâche d'exportation .
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Paramètres d'exportation des tâches
| Champ | Description |
|---|---|
| Fréquence d'exportation |
Détermine la fréquence d'exportation. Vous pouvez choisir :
Si le mois ne se termine pas le 31, l'exportation a lieu la veille. L'heure exacte est 2 h 00 CET (0 h 00 UTC). |
| Jour du mois | Affiché uniquement si vous sélectionnez une fréquence d'exportation mensuelle. |
| Au nom de | Sélectionnez l'utilisateur du service financier qui apparaîtra comme ayant effectué l'exportation lors du déclenchement automatique. Seuls les utilisateurs ayant le rôle « Finance » sont affichés dans la liste. Vous devez sélectionner au moins un utilisateur. |
Les tâches d'exportation utilisent le temps universel coordonné (UTC). L'UTC ne tenant pas compte de l'heure d'été, les horaires des tâches planifiées peuvent varier. Par exemple, si un client configure une tâche toutes les 4 heures, l'exportation aura lieu à 6 h, 10 h, 14 h, etc. (heure d'été d'Europe centrale) pendant l'heure d'été. En hiver (heure d'Europe centrale), l'exportation aura lieu à 5 h, 9 h, 13 h, etc. (heure d'Europe centrale).
Conseil : Vous pouvez configurer un utilisateur spécifique pour les exportations automatiques et l'affecter en tant que réviseur financier afin de pouvoir identifier dans les journaux que cette tâche n'a pas été effectuée par un utilisateur réel, mais plutôt automatiquement.
Interrompre une tâche d'exportation automatique
Pour désactiver la tâche d'exportation automatique, il suffit de désactiver l'option Exportation automatique des dépenses dans la configuration d'exportation des dépenses pour le type de dépense correspondant.
Modifier la fréquence des tâches d'exportation
Pour modifier la fréquence d'une tâche d'exportation :
- Accédez à Paramètres > Intégrations .
- Sous Exportation des dépenses , cliquez sur Configurer .
- Sélectionnez le type de dépense pour lequel vous souhaitez modifier la tâche.
- Sélectionnez une fréquence différente dans les paramètres de tâche d'exportation .
- Cliquez sur Enregistrer.