Configurer les contrôles et le rejet des factures

Seulement administrateurs de compte peut effectuer cette tâche.

Lors du traitement des factures, Perk effectue des vérifications sur toutes les factures et signale tout problème potentiel, comme des factures en double ou des adresses de fournisseurs non concordantes, par le biais de notifications, soit dans l'en-tête de la facture, soit au niveau de chaque ligne.

 

 

Perk effectue des vérifications générales (par exemple, doublons, IBAN, devise de la facture/du bon de commande, validité du taux de taxe) sur toutes les factures. Cependant, vous pouvez choisir les vérifications que vous souhaitez que Perk effectue en activer ou désactiver le chèque dans Paramètres > Factures fournisseurs > Règles commerciales.

 

Les notifications apparaissent pour tout le monde et peut être licencié (ou non) en fonction de la gravité de la notification. Vous pouvez choisir de autoriser certains rôles à ignorer les notifications qu'ils jugent non pertinentes pour la facture. Par exemple, vous pouvez décider que les personnes concernées devraient pouvoir ignorer les notifications résultant de la vérification de la présence d'une référence d'autoliquidation sur la facture.

Consultation et activation des chèques officiels

Vous pouvez consulter tous les contrôles de factures effectués par Perk dans Paramètres > Factures fournisseurs > Règles commerciales.

Les contrôles formels sont classés en cinq catégories :

Cliquez sur un chèque pour afficher sa description. Le tableau des contrôles officiels s'affiche pour chaque chèque :

  • Placement: l'emplacement où apparaît la notification. Elle peut figurer soit dans l'en-tête de la facture, soit dans un élément de ligne de la facture.
  • Gravité: type de notification. Il peut s'agir d'une erreur, d'un avertissement ou d'une information.
  • résiliabilité: si une personne peut ignorer la notification. Voir Rejet des notifications.
  • Statut: si le contrôle est actif ou inactif.

Pour activer une vérification, cliquez sur la ligne et cliquez sur ActiverSi vous souhaitez que Perk ignore une vérification spécifique, cliquez dessus et cliquez DésactiverVous pouvez sélectionner plusieurs cases et cliquer Activer/Désactiver, le cas échéant.

Rejet des notifications

Selon le type de notification, vous pouvez autoriser les destinataires à ignorer les notifications. Si un destinataire choisit d'ignorer une notification, cette action est consignée dans l'historique de la facture à des fins de traçabilité.

 

Les notifications d'erreur ne peuvent pas être ignorées car elles contiennent des informations obligatoires pour l'exportation de la facture. Les notifications d'information, quant à elles, peuvent être ignorées. Par défaut, certaines notifications d'avertissement peuvent être ignorées, tandis que d'autres ne le peuvent pas, selon le type de contrôle. Vous pouvez toutefois modifier la possibilité d'ignorer les notifications d'avertissement selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez autoriser l'ignorance des notifications associées au nom du client.

Vous pouvez modifier si une notification d'avertissement peut être ignorée ou non dans Paramètres > Factures fournisseurs > Règles commerciales.

 

 

Pour modifier la possibilité de renvoi, cliquez sur une case et dans le résiliabilité champ, sélectionnez RévocableCela signifie que les utilisateurs peuvent ignorer les notifications résultant de cette vérification. Vous pouvez sélectionner plusieurs vérifications et cliquer dessus. Rendre résiliable/Rendre non résiliable le cas échéant.

 

Déterminer le caractère licenciable selon le rôle

Par défaut, les gens Impossible de supprimer les notificationsVous pouvez toutefois choisir d'autoriser certains rôles, tels que les analystes financiers, à ignorer les notifications non pertinentes.

Vous configurez les rôles qui peuvent ignorer les avertissements dans Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturationLes rôles d'utilisateur autorisés à ignorer les notifications sont les personnes qui soumettent les demandes, les gestionnaires (approbateurs), les gestionnaires de factures et les réviseurs financiers.

 

Prudence: Pour permettre à un utilisateur spécifique de fermer les notifications d'avertissement, vous devez avoir activé la possibilité de fermer la notification et lui avoir attribué le rôle approprié. Si vous activez la possibilité de fermer la notification sans définir le rôle de l'utilisateur autorisé, celle-ci ne pourra pas être fermée.

 

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