Pour certaines dépenses, comme les repas, les entreprises peuvent avoir besoin de suivre les employés et les invités concernés par ces dépenses pour de multiples raisons :

• Politique de l'entreprise : vérifier que la dépense est conforme au budget fixé par personne.
• Impact des indemnités journalières : vérifiez que les employés ont déduit le repas correspondant des montants globaux des indemnités journalières pour la journée.
• Exigence du pays : fournir une liste des participants et de l'affiliation de l'entreprise pour tous les frais de repas (par exemple, requis en Allemagne).

Perk vous permet d'indiquer les participants, de sélectionner les personnes concernées par la dépense et de préciser s'il s'agit d'une personne possédant un compte Perk ou d'un tiers. Les responsables financiers disposant des autorisations de modification des dépenses peuvent également ajouter des participants à la dépense, si nécessaire.

Par défaut, vous êtes automatiquement sélectionné(e) comme participant(e) (sauf si votre administrateur Perk a désactivé cette option). De même, si un assistant crée une dépense pour votre compte, la personne ayant effectué la dépense est ajoutée comme participant(e) par défaut.

Perk signale toutes les dépenses auxquelles vous n'appartenez pas. Toutefois, Les administrateurs peuvent désactiver cet avertissement si nécessaire.

Au fur et à mesure de la sélection des participants, Perk affiche un message d'information détaillant les coûts par personne dans la devise de dépense :

Participants aux frais

Vous pouvez ajouter trois types de participants à une dépense :

• Utilisateur de l'entreprise Perk : Personne bénéficiant d'un avantage au sein de votre entreprise. Ces participants sont représentés en noir.
• Utilisateur du compte Avantages : Personne bénéficiant d'avantages appartenant à une autre entreprise, mais appartenant au même compte. Ces participants sont représentés en gris foncé.
• Participant externe : un tiers issu d'une autre organisation. Ces participants sont représentés en gris clair.

Aucune notification n'est envoyée aux participants externes. Les informations sont collectées uniquement à des fins de reporting pour votre entreprise.

Ajouter un employé à une dépense

Lors de la création ou de la consultation d'une dépense, vous devez indiquer les participants concernés dans le champ Participants . Vous pouvez rechercher d'autres personnes dans Perk en saisissant leur nom dans ce champ. Par défaut, la recherche limitée aux personnes de votre entreprise.

Les personnes en tant que participants au web	Les personnes en tant que participants au mobile

Les employés d'autres sociétés de leur organisation doivent être créés en tant que participants externes, à moins que votre administrateur Perk n'ait configuré la fonctionnalité pour vous permettre de rechercher d'autres utilisateurs dans toute l'organisation .

La liste de recherche affiche les participants les plus récents, à l'exclusion de ceux déjà sélectionnés.

Ajout d'un participant externe

Pour ajouter des participants externes, cliquez sur + Ajouter un participant externe . Saisissez le nom et le prénom du participant, son adresse e-mail et le nom de l'entreprise.

Participants externes au web	Participants externes dans le mobile

Par défaut, vous devez saisir au moins le prénom du participant. Les autres champs peuvent être obligatoires ou non, selon les paramètres de votre entreprise. Ces informations sont enregistrées avec les frais à des fins de reporting.

 : fois créés, les participants externes peuvent être modifiés. Si des modifications sont nécessaires, le participant doit être supprimé puis ajouté à nouveau.

Avertissement : Plusieurs participants externes ne doivent pas utiliser la même adresse e-mail, car Perk utilise l'e-mail comme identifiant unique pour les dossiers des participants.