Perk fait la distinction entre :
- Fournisseurs de l'organisation: Les fournisseurs qui appartiennent à TOUTES les entreprises
- Fournisseurs de l'entreprise : Fournisseurs appartenant à une entreprise spécifique
Vous ne pouvez pas consulter les fournisseurs de l'organisation dans Perk, mais vous pouvez les contacter via API PerkSelon la configuration de votre compte, vous devrez peut-être importer les fournisseurs en tant que fournisseurs de l'organisation et fournisseurs de l'entreprise, ou uniquement en tant que fournisseurs de l'entreprise.
Par exemple, pour comptes auprès de plusieurs entreprisesVous devez d'abord importer les fournisseurs au niveau du compte, puis individuellement pour chaque entreprise. Si vous avez configuré un compte d'une seule entrepriseVous n'aurez alors besoin d'importer les fournisseurs qu'une seule fois.
Fichier d'importation des fournisseurs
Le format du fichier d'importation des fournisseurs est similaire pour les fournisseurs d'organisations et les fournisseurs d'entreprises. Cependant, certains champs peuvent varier. Vous pouvez télécharger un exemple de chaque fichier depuis la boîte de dialogue « Importer les fournisseurs ». Importer automatiquement les fournisseurs via un serveur SFTP.
Perk prend en charge les fichiers CSV avec l'encodage UTF-8, UTF-16 et ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).
Conseil: Plus vous importez de données de base fournisseurs dans Perk, meilleure sera la correspondance entre les fournisseurs. La reconnaissance des fournisseurs (et donc la précision de la correspondance entre les factures et les fournisseurs) dépend fortement de la qualité des données fournisseurs importées.
Moins d'adaptations manuelles sont nécessaires avant la soumission d'un rapport de facturation si davantage de données fournisseurs sont disponibles. Il est recommandé de fournir Numéros fiscaux, Compte bancaireet le Adresse Ces champs représentent des attributs de correspondance efficaces pour Perk et réduisent le travail manuel lié au traitement des factures.
champs d'importation des données fournisseur
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
compte bancaire |
Facultatif |
Numéro de compte bancaire du fournisseur. Fortement recommandé, car cela permet à Perk d'identifier le fournisseur sur la facture. Plusieurs valeurs sont possibles. |
pays de la banque |
Facultatif |
Pays de la banque du fournisseur |
bankExternalId |
Facultatif |
Identifiant unique de la banque. Non visible dans l'application/l'interface utilisateur. |
bankKey |
Facultatif |
Code de succursale, qui existe dans certains pays. |
numéro de banque |
Facultatif |
Également appelé code bancaire. Autre identifiant de la banque, principalement utilisé dans les pays anglo-saxons. |
ville |
Facultatif |
Ville faisant partie de l'adresse du fournisseur |
Type de codage |
Facultatif |
Indique le type de codage par défaut pour ce fournisseur. Si aucune valeur n'est fournie, la valeur par défaut est utilisée. |
contactEmail |
Facultatif |
Adresse électronique de la personne de contact du fournisseur |
contactPrénom |
Facultatif |
Prénom de la personne à contacter chez le fournisseur |
fonction de contact |
Facultatif |
Intitulé du poste/fonction de la personne de contact du fournisseur. Exemple : Gestionnaire de compte |
nom de famille du contact |
Facultatif |
Nom de famille de la personne à contacter chez le fournisseur |
téléphone de contact |
Facultatif |
Numéro de téléphone de la personne à contacter chez le fournisseur |
code pays |
Facultatif |
Code ISO du pays où se trouve le fournisseur |
Approbateur par défaut |
Facultatif |
Adresse électronique de l'approbateur par défaut pour ce fournisseur |
externalId |
Obligatoire |
Code ERP du fournisseur |
iban |
Facultatif |
Compte IBAN du client |
estPurchaseOrderSupplier |
Facultatif |
Indique si le fournisseur exige un bon de commande pour chaque facture. Si aucune valeur n'est fournie, la valeur par défaut est utilisée. |
nom |
Obligatoire |
Nom du fournisseur |
Code de terme de paiement |
Facultatif |
Code de conditions de paiement du fournisseur (si défini dans l'ERP) |
paiementTermNetDays |
Facultatif |
Pourcentage de remise dont le client peut bénéficier auprès du fournisseur si la facture est payée dans le délai défini dans le champ paymentTermDiscountDays |
Modalités de paiementRéductionJours |
Facultatif |
Nombre de jours dont dispose le client pour payer le fournisseur afin de bénéficier d'une remise. |
paiementTermNetDays |
Facultatif |
Délais nets tels que définis par les conditions de paiement |
preferInvoiceSimplifiedLineItems |
Facultatif |
Indique si les lignes de commande doivent toujours être récapitulées pour ce fournisseur. Si aucune valeur n'est fournie, la valeur par défaut est utilisée. |
nom secondaire |
Facultatif |
Nom secondaire du fournisseur |
nom court |
Facultatif |
Nom abrégé du fournisseur |
statutActif |
Obligatoire |
Statut du fournisseur dans Perk :
|
rue |
Facultatif |
Nom de la rue faisant partie de l'adresse du fournisseur |
Code rapide |
Facultatif |
Code SWIFT/BIC de la banque du client |
numéro de taxe |
|
DÉPRÉCIÉ : ce champ n’est plus utilisé et ne sera pas accepté. |
Numéros fiscaux |
Facultatif |
Numéro(s) de TVA (numéro UID) du fournisseur. Fortement recommandé, car cela permet à Perk d'identifier le fournisseur sur la facture. |
triggerAutoMatchWithoutPO |
Facultatif (si aucune valeur n'est fournie, la valeur par défaut sera utilisée) |
Déclencher la correspondance automatique sans numéro de bon de commande. Pour les fournisseurs ayant un bon de commande (c'est-à-dire les fournisseurs dont les factures doivent toujours être associées à un bon de commande), si cette option est activée, Perk tente de faire correspondre la facture à un bon de commande si aucun numéro de bon de commande n'est fourni. |
URL |
Facultatif |
Lien vers le site web du fournisseur |
code postal |
Facultatif |
Code postal faisant partie de l'adresse du fournisseur |
Importation de fournisseurs dans des comptes multi-sociétés
Si vous gérez des factures pour plusieurs sociétés (entités juridiques), vous pouvez voir deux boutons de téléchargement de fichiers : Fournisseurs (organisation) et Fournisseurs (entreprise).
Pour importer manuellement les données des fournisseurs, vous devez :
Les grandes entreprises disposent généralement d'une base de données unique regroupant tous les fournisseurs de l'ensemble de l'organisation, mais dans Perk, vous pouvez souhaiter activer uniquement certains fournisseurs pour certaines entreprises.
Télécharger les fournisseurs de l'organisation
Pour importer manuellement les données des fournisseurs, importez le fichier à l'aide du bouton Importer les fournisseurs (Organisation).
Sélectionnez Fichier d'importation standard Perk comme format de document. Vous pouvez consulter un exemple du format en cliquant sur Exemple.
Pour plus d'informations sur les champs du fichier CSV, consultez champs d'importation des données du fournisseur.
Avertissement : Pour importer correctement le fournisseur, vous devez définir son statut sur « actif » dans votre fichier CSV. Si le statut est 0, Perk ignorera le fournisseur et l’importera comme inactif.
Sélectionnez votre fichier CSV, cliquez sur Démarrer l'importation et patientez. Une fois l'importation terminée, vous verrez un récapitulatif des fournisseurs créés dans Perk.
Remarque : L’importation des fournisseurs peut prendre un certain temps, selon leur nombre. Si l’importation échoue ou se bloque, actualisez la page et réessayez.
Le fichier d'importation peut contenir jusqu'à 2 000 articles par importation. Si vous souhaitez importer plus de 2 000 fournisseurs, veuillez scinder votre fichier d'importation.
Conseil : Mettez à jour ou ajoutez des fournisseurs aux données de base des fournisseurs existantes.
Pour ajouter un nouveau fournisseur à vos données de base fournisseurs, créez une nouvelle ligne dans le fichier CSV des fournisseurs avec les nouvelles informations et données. Importez ensuite les données comme d'habitude.
Activer les fournisseurs de l'entreprise
Une fois que vous avez téléchargé les données des fournisseurs sur l'ensemble du compte,vous devez activer les fournisseurs concernés pour une entreprise spécifique en cliquant sur Fournisseurs (entreprise).
Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous permettant de télécharger un exemple de fichier d'importation Perk. Ce fichier CSV vous permet d'ajouter des informations spécifiques au fournisseur, telles que les conditions de paiement.
Ce fichier d'importation Perk contient les champs suivants :
| Tous les champs personnalisés configurés pour votre organisation. Plusieurs champs personnalisés sont séparés par un point-virgule (;). | Type de champ | Description |
|---|---|---|
Nom du terme de paiement |
Facultatif | Nom du fournisseur et modalités de paiement (si définis dans l'ERP) |
Code de terme de paiement |
Facultatif | Code de conditions de paiement du fournisseur (si défini dans l'ERP) |
numéro de client |
Facultatif | Numéro de client chez le fournisseur (ex. : numéro de compte, identifiant client, etc.) |
Centre de coûts par défaut |
Facultatif | Centre de coûts par défaut, code ERP |
catégorie par défaut |
Facultatif | Catégorie par défaut, ID de l'avantage (Menu Admin, catégories) |
Approbateur par défaut |
Facultatif | Approbateur par défaut de toutes les factures de ce fournisseur, adresse e-mail enregistrée dans Perk |
fournisseurExternalId |
Obligatoire | Code ERP du fournisseur |
statutActif |
Obligatoire |
Statut du fournisseur dans Perk :
Si vous désactivez ce fournisseur, assurez-vous qu'il n'y a aucune facture impayée dans Perk. |
Veuillez vous assurer de remplir au moins les deux champs obligatoires. Fournisseur ID externe et Statut actif activer les fournisseurs pour une entité juridique spécifique.
Lorsque vous avez créé la fiche fournisseur dans le fichier CSV de l'organisation des fournisseurs, vous avez attribué un certain code ERP à cette fiche (externalId). Assurez-vous de l'indiquer le même code ERP fournisseur pour que l'importateur fonctionne correctement.
Comme précédemment, le statut doit être égal à 1 pour que l'importateur fonctionne correctement. Si vous le définissez sur 0, Perk considère ces fournisseurs comme inactifs et ne Affichez-les.
Le cas échéant, veuillez également remplir les autres champs. Après le chargement de ce fichier, un message de confirmation dans Perk indiquera le nombre de fournisseurs créés avec succès.
Importer des fournisseurs dans un compte d'entreprise unique
Si vous gérez les factures d'une seule entreprise, vous ne verrez qu'un seul bouton de téléchargement de fichiers. Télécharger les fournisseurs.
Pour télécharger manuellement les données des fournisseurs, cliquez FournisseursDans la fenêtre de dialogue Importer les fournisseurs, sélectionnez Importateur de fournisseur Standard Perk sous Format du documentCliquez Exemple pour télécharger le fichier d'importation.
Remplissez le fichier avec le données du fournisseur le cas échéant.
Prudence: Veillez à remplir au moins les trois champs obligatoires : ID externe, Nom, et Statut actif.
Après le chargement de ce fichier, un message de confirmation dans Perk indique le nombre de fournisseurs créés. Vous pouvez télécharger un fichier journal pour vous aider à résoudre tout problème éventuel.