Le rapprochement à trois voies (rapprochement en trois voies) est un processus de comparaison des données de facturation avec bon de commande (PO) et réception de marchandises (GR) données.

En comparant ces trois documents, vous pouvez vérifier que la commande correspond bien à la marchandise reçue et à la facture, afin de prévenir les transactions frauduleuses et les paiements incorrects. Cette vérification à trois niveaux est essentielle pour les entreprises afin de garantir l'exactitude et la concordance des informations avant tout paiement.

Pour effectuer un rapprochement à trois voies dans Perk, les données des commandes d'achat, des réceptions de marchandises et des lignes de facture sont nécessaires. Les réceptions de marchandises doivent avoir été préalablement associées à la commande. PO correspondant dans Perk.

Un appariement à trois voies peut être effectué automatiquement ou manuellement.

colonne des articles de commande

La colonne « Ligne de commande » vous permet d’associer manuellement un enregistrement de facture à une réception de marchandises ou à un article de commande en cliquant sur le bouton correspondant. Choisissez PO l'option dans le Ligne de commande Onglet. La fenêtre de rapprochement des factures apparaît.

Conseil: La position de la fenêtre n'est pas fixe. Vous pouvez la déplacer vers une autre partie de l'écran selon vos besoins. Cliquez sur l'icône Développer à côté de la fenêtre. Correspondre bouton permettant d'afficher plus d'articles de la commande.

Dans l'outil de rapprochement des factures, les données relatives aux articles de commande et de réception de marchandises sont affichées. Tous les articles des commandes sélectionnées sont présentés. Ils sont triés par ordre croissant de numéro de commande, puis par position. Si le numéro ou la position contient des valeurs non numériques, ces articles sont triés par ordre alphabétique croissant.

Les articles de réception de marchandises sont regroupés sous les lignes de commande correspondantes. Pour les afficher, cliquez sur la flèche à côté d'une ligne de commande afin de développer la vue.

Note: Si vous ne voyez aucune donnée GR même si votre système financier est configuré pour envoyer ces informations à Perk, vérifiez que votre administrateur Perk a activé la fonction correspondante. Afficher les données de réception des marchandises case à cocher dans Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturationLes données ont peut-être été importées, mais elles ne sont pas affichées dans le tableau de correspondance des factures.

Colonne d'état de correspondance

Cette colonne indique statut correspondant de l'article de la commande et de l'article de la réception de marchandises. Les statuts possibles pour les lignes de commande et de réception de marchandises sont les suivants :

• Non appariéAucun élément de facture n'a été associé à l'élément GR.
• CorrespondanceLes lignes de facture ont été intégralement rapprochées des articles réceptionnés. Il n'existe aucune différence de montant ni de quantité.
• Correspondance partielleLa ou les lignes de facture ont été rapprochées avec l'article de réception. La quantité reçue n'a pas été intégralement rapprochée. Il reste des informations en suspens. Quantité à correspondre gauche.
• InadéquationLes lignes de facture ont été rapprochées des articles de réception. Des écarts de montant et/ou de quantité existent.

Les statuts de correspondance sont calculés dans Perk lors de la mise en correspondance ou lors de l'importation de données de correspondance existantes depuis la source externe des bons de commande. Pour plus d'informations sur la signification précise de ces statuts, consultez Correspondance des statuts pour les commandes et les réceptions de marchandises.

Prudence: Perk n'autorise qu'une relation un-à-un entre les lignes de facture et les lignes de commande/réception des marchandises.
Si les articles ont été commandés ou livrés dans des bons de commande ou des réceptions de marchandises distincts, mais facturés dans une seule ligne de facture, vous devez dupliquer la ligne de facture et ajuster les montants et les quantités pour qu'ils correspondent à la ligne du bon de commande/réception de marchandises.

Appariement automatique des bons de commande, des réceptions de marchandises et des factures

Perk peut automatiquement faire correspondre les factures aux bons de commande et aux accusés de réception de marchandises.

Grâce à la correspondance automatique à trois niveaux, Perk détecte dans la facture les informations permettant d'identifier les bons de commande et les réceptions de marchandises. Perk utilise ces informations pour associer automatiquement un bon de commande et un article de réception de marchandises à l'article de facture correspondant.

Note: Pour activer la correspondance automatique à trois voies, accédez à Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturationVérifiez le Activer les bons de commande L'option est activée et sélectionnez-la Activer la correspondance automatique case à cocher.

Les articles de la commande/réception de marchandises sont automatiquement associés à la ligne de facture lors du premier téléchargement de cette dernière.

Il existe deux façons de déclencher manuellement la correspondance automatique :

• en ajoutant ou en supprimant manuellement un numéro de bon de commande dans le numéro de bon de commande champ d'en-tête, ou
• en utilisant le Déclenchement automatique Cette option est disponible dans la section des lignes de commande. Les utilisateurs peuvent sélectionner une, plusieurs ou toutes les lignes de commande et déclencher la correspondance automatique.

Si Perk ne parvient pas à détecter le numéro de commande dans la facture, le comportement de correspondance des lignes de facture dépend des paramètres du fournisseur :

• si le fournisseur est signalé comme un fournisseur de bons de commande et Déclencher la correspondance automatique si le numéro de commande est introuvable. est activé Pour le fournisseur, Perk tente de faire correspondre automatiquement les lignes de facture aux lignes de commande.
• si le fournisseur est signalé comme un fournisseur de bons de commande et Déclencher la correspondance automatique si le numéro de commande est introuvable. est non activéVous devez faire correspondre manuellement la facture au bon de commande.
• si le fournisseur est non signalé En tant que fournisseur de bons de commande, la facture doit être rapprochée manuellement du bon de commande.

Pour faire correspondre les données du poste de commande avec le poste de facture, l'IA de Perk recherche les attributs suivants :

• Fournisseur
• Numéro de commande
• Devise
• Description
• Quantité
• Montant
• Prix de l'article
• Bon de livraison (si mentionné sur la facture)
• Numéro d'article (si mentionné sur la facture)

Note: Les données des bons de livraison et les numéros d'article ne sont pas extraits par l'IA comme des données distinctes, mais sont intégrés à l'extraction des lignes de commande brutes. Ainsi, si un numéro de bon de livraison ou un numéro d'article figure sur l'article de réception importé et que la même référence est trouvée dans les données brutes extraites des lignes de commande brutes, la correspondance automatique en tient compte pour le calcul du score.

Appariement manuel des bons de commande et des réceptions de marchandises avec les factures

Si le ou les numéros de commande sont sélectionnés dans l'en-tête de la facture, Ligne de commandeL'onglet « s » est modifié pour inclure deux colonnes supplémentaires :

• ligne de commande
• Statut de correspondance

Dans la colonne Numéro de commande, cliquez Choisissez PO et sélectionnez un numéro de commande (s'il n'est pas déjà sélectionné).

Pour faire correspondre un poste de facture à un poste de commande/réception de marchandises, sélectionnez le poste de réception de marchandises correspondant et cliquez sur Correspondre bouton.

1. Ligne de facture, 2. Ligne de commande, 3. Ligne de réception de marchandises

La fenêtre de dialogue de rapprochement des factures se ferme. Le résultat du rapprochement s'affiche dans la section des lignes de facture.

Lignes de facture avec lignes de commande/réception correspondantes

Conseil: Vous pouvez afficher ou masquer les colonnes dans la fenêtre de rapprochement des factures selon vos préférences. Cliquez sur l'icône des colonnes (...) à droite pour afficher les colonnes visibles.

Scénarios de correspondance possibles

Dans le champ « Ligne de commande », le numéro de commande correspondant s’affiche. Selon le succès de la correspondance, les statuts suivants peuvent apparaître :

• CorrespondanceLa ligne de facture correspond parfaitement à l'article de la commande/réception. Il n'y a aucune différence de quantité ou de montant.

• InadéquationLa ligne de facture a été rapprochée du poste de commande/réception. Des écarts de quantité et/ou de montant ont été constatés. Un message d'information s'affiche à l'écran pour préciser la raison de cet écart.
  • Quantité non conforme: Cette notification apparaît lorsque la quantité de la ligne de facture est supérieure à la quantité à faire correspondre à l'article de réception des marchandises.
  • Incohérence du montantLa notification apparaît lorsque le montant net de la ligne de facture est supérieur à (Quantité de la ligne de facture * Prix de l'article de la commande). Si configuré, tolérances Il convient également d'en tenir compte dans ce cas.

Conseil: Si vous ne voyez que l'icône d'avertissement pour chaque ligne, vérifiez que vous avez activé l'option correspondante. Notifications colonne.

Articles PO ou GR avec statut supprimé ou bloqué

Lorsqu'un article de commande ou de réception est supprimé ou bloqué, il est toujours possible de l'associer à une ligne de facture. Une notification s'affiche alors pour indiquer que l'article de commande ou de réception est bloqué ou supprimé.

Selon les préférences de votre entreprise, vous pouvez configurer le flux de travail afin d'empêcher les utilisateurs de traiter ces factures au-delà d'un statut spécifique. Par exemple, les factures comportant des articles de commande bloqués ne doivent pas dépasser le statut « Nouveau » ou « Brouillon », ni celui d'« Approbation », etc.

Lignes de factures appariées avec réception de marchandises manquante

Dans certains cas, une facture peut arriver avant la réception effective des marchandises. Par conséquent, aucune réception de marchandises n'est enregistrée dans le système pour le poste de commande correspondant. Il est néanmoins possible de rapprocher le poste de facture, en indiquant au niveau de ce poste que la facture est en attente de réception de marchandises.

Pour ce faire, vous devez faire correspondre directement la ligne de facture à l'article de la commande. Si l'article de la commande est marqué comme nécessitant une réception de marchandises, la correspondance bidirectionnelle n'est pas effectuée. La ligne de facture reste inchangée. Non appariéet une notification s'affiche.

Lorsque Perk reçoit le bon de réception de marchandises associé, les lignes de commande sont automatiquement rapprochées, ce qui supprime l'avertissement « Bon de réception manquant ». S'il existe plusieurs bons de réception pour une même ligne de commande, vous devez la mettre à jour manuellement.