Perk est entièrement certifiée en Espagne conformément aux exigences de l'Agence espagnole d'administration fiscale (AEAT) proposées par BOE-A-2007-7866 Ordonnance EHA 962/2007 pour le homologation du logiciel pour la numérisation certifiée des factures.

Cette certification exige que Toutes les dépenses sont enregistrées et téléchargées via l'application mobile. doit être :

• Converti en PDF
• Signature numérique
• Un hachage du PDF signé est stocké avec le relevé de dépenses.

Pour chaque exportation, un fichier XML spécifique est généré.

Par défaut, les exigences sont activé pour toutes les entités juridiques espagnolesCependant, étant donné que l'identifiant fiscal du commerçant et le numéro de facture doivent être exportés vers le fichier XML et ne sont pas disponibles en tant que champs par défaut dans le formulaire de dépenses, vous devez configurer deux champs personnalisés.

Fonctionnement

Les employés de Perk prennent une photo du reçu à l'aide du viseur de l'appareil photo intégré à l'application Perk.

Prudence: D'un point de vue légal, seules les photos prises via l'application Perk sont considérées comme des reçus physiques. Il vous incombe de veiller à ce que les utilisateurs ne téléchargent pas de reçus physiques depuis la galerie.

Une fois le reçu téléchargé, Perk détecte automatiquement tous les champs obligatoires sur la photo : nom du commerçant, numéro de TVA, base imposable, taux de TVA, montant imposable, numéro de facture et date de la facture. Si Perk ne parvient pas à détecter tous les champs obligatoires, l’utilisateur est invité à les saisir manuellement.

Une fois la note de frais soumise, Perk convertit l'image en fichier PDF. Ce PDF est ensuite enrichi de métadonnées obligatoires telles que la date de création, le nom et la version de l'application utilisée pour son obtention, ainsi que la clé d'approbation attribuée. Ces métadonnées sont intégrées au format XMP dans le PDF et peuvent être consultées pour vérification en affichant les propriétés du document dans Adobe Acrobat Reader.

Le PDF est ensuite signé numériquement afin d'empêcher toute modification sans invalider la signature. Le hachage numérique est enregistré avec la note de frais. Une fois la note de frais approuvée et vérifiée, elle est exportée selon la procédure habituelle. Lors de l'exportation, Perk génère le fichier XML correspondant. Ce fichier XML contient une référence spécifique au document de frais associé. Par ailleurs, Perk met à jour le document de frais afin d'y inclure une référence au fichier XML exporté.

Le fichier XML généré peut être téléchargé par les personnes occupant des fonctions de réviseur financier et d'auditeur (Finance > Révision > Exporter le journal ou Finance > Audit > Journal d'auditUn lien vers le fichier apparaît dans le Télécharger le fichier XML colonne:

Configuration de Perk pour répondre aux exigences AEAT

Perk AI capture le CIF (numéro d'entreprise) et le numéro de facture pour les reçus espagnols. Cependant, cela nécessite des champs personnalisés supplémentaires dans le formulaire de dépenses afin que, si l'IA de Perk ne parvient pas à les identifier correctement, les personnes qui soumettent les documents ou les vérificateurs financiers puissent apporter les corrections nécessaires. Si vous avez besoin de cette configuration, veuillez contactez votre gestionnaire de compte Perk.

Note: Les champs personnalisés ne sont pas obligatoires, mais doivent toujours être remplis pour une conformité totale.