Le rapprochement à deux voies (rapprochement bidirectionnel) est le processus d'association d'une facture à un compte client. bon de commande ou les bons de commande dans Perk. Cette relation peut ensuite être exportée et suivie dans le système financier/ERP.

Vous effectuez une mise en correspondance bidirectionnelle en autorisant Perk à Associer automatiquement les bons de commande aux factures d'après les informations disponibles sur la facture ou sélection manuelle des bons de commande associés sur la page Facture.

Prudence: Pour utiliser la correspondance bidirectionnelle, les bons de commande doivent avoir été activés pour l'entreprise et les données des bons de commande doivent déjà être disponibles dans Perk.

Dans Perk, vous pouvez :

• Associez une facture à un bon de commande.
• Associer une facture à plusieurs bons de commande

Lorsqu'il y a plusieurs bons de commande, la facture comporte généralement plusieurs lignes. Chaque ligne doit être associée à une ligne du bon de commande correspondant.

Si possible, Perk détecte le fournisseur et le ou les bons de commande correspondants sur la facture. Par exemple, le fournisseur et le numéro de bon de commande ont été reconnus sur la facture.

Si le ou les numéros de bon de commande sont sélectionnés automatiquement ou manuellement dans l'en-tête de la facture, la section des lignes de commande est modifiée pour inclure deux colonnes supplémentaires :

• Numéro de commande
• Statut de correspondance

colonne numéro de commande

La colonne « Numéro de commande » contient une liste de numéros de commande correspondants (proposés automatiquement par Perk ou sélectionnés manuellement).

Si vous cliquez sur le numéro de commande dans la colonne « Numéro de commande », la fenêtre de rapprochement des factures affiche tous les articles de la commande dans un tableau.

Le tableau contient les colonnes suivantes :

• Statut: Statut du poste de commande.
• Description: Description du poste de commande.
• PO: Numéro du bon de commande associé à la ligne de commande.
• Article n°Identifiant unique des articles commandés par une entreprise.

La fenêtre peut également inclure d'autres colonnes du bon de commande, selon les besoins.

Les lignes de commande sont triées par ordre croissant de numéro de commande, puis par position. Si le numéro de commande ou la position contient des valeurs non numériques, ces lignes sont triées par ordre alphabétique croissant.

Conseil: Toutes les colonnes affichées ne sont pas obligatoires. Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées en cliquant sur l'icône Colonnes (…) dans le coin supérieur droit de la fenêtre.

Étant donné que les lignes de commande non liées à une commande ne font pas partie d'une commande, elles sont non affecté automatiquement à une catégorie (par exemple, compte général) ou à un objet de coûtLes gestionnaires de factures doivent déterminer comment les enregistrer dans le système comptable.

Colonne d'état de correspondance

Une fois qu'un poste de facture est associé à un poste de commande (manuellement ou automatiquement), Perk calcule le statut de la ligne de commande.

L'image montre comment deux lignes de commande ont été appariées et comment les statuts ont été modifiés en conséquence.

De plus, vous pouvez également constater que Perk a calculé en réalité deux choses :

• Montants correspondants au bon de commande: quelle partie du poste de la facture a été associée à un bon de commande
• Quantité conforme au bon de commande: combien d'unités ont été associées à une commande spécifique

Lorsque vous cliquez sur une action de facturation telle que Sauvegarder ou SoumettreLes statuts et les montants correspondants sont mis à jour en conséquence sur la page du bon de commande.

Correspondance automatique des lignes de commande avec les lignes de facture

Perk peut automatiquement faire correspondre les factures aux bons de commande, vous évitant ainsi de le faire manuellement.

Grâce à la correspondance bidirectionnelle automatique, Perk détecte les informations contenues dans la facture qui permettent d'identifier les bons de commande et utilise ces informations pour associer automatiquement un article du bon de commande à l'article de la facture.

Note: Les administrateurs de compte doivent activer la correspondance bidirectionnelle automatique dans Paramètres > Factures fournisseurs > Paramètres de facturationVérifiez le Activer les bons de commande L'option est activée et sélectionnez-la Activer la correspondance automatique case à cocher.

Les lignes de commande sont automatiquement associées aux lignes de facture lorsque la facture est émise. téléchargé pour la première fois.

Il existe deux façons de déclencher manuellement la correspondance automatique :

• en ajoutant ou en supprimant manuellement un numéro de bon de commande dans le numéro de bon de commande champ d'en-tête, ou
• en utilisant le Déclenchement automatique Cette option est disponible dans la section des lignes de commande. Les utilisateurs peuvent sélectionner une, plusieurs ou toutes les lignes de commande et déclencher la correspondance automatique. L'utilisateur ajoute un numéro de bon de commande dans le numéro de bon de commande Champ d'en-tête.

Si Perk ne parvient pas à détecter le numéro de commande dans la facture, le comportement de correspondance des lignes de facture dépend des paramètres du fournisseur :

• si le fournisseur est signalé comme un fournisseur de bons de commande et Déclencher la correspondance automatique si le numéro de commande est introuvable. Activé pour le fournisseur, Perk tente de faire correspondre automatiquement les lignes de facture aux lignes de commande.
• si le fournisseur est signalé comme un fournisseur de bons de commande et Déclencher la correspondance automatique si le numéro de commande est introuvable. est non activéVous devez faire correspondre manuellement la facture au bon de commande.
• si le fournisseur est non signalé En tant que fournisseur de bons de commande, la facture doit être rapprochée manuellement du bon de commande.

Note: Il arrive que Perk ne trouve pas les lignes correspondantes si les seuils de correspondance définis par l'administrateur Perk de votre entreprise sont dépassés. Dans ce cas, vous devrez peut-être rapprocher manuellement la facture avec le bon de commande.

Pour faire correspondre les données du poste de commande avec le poste de facture, l'IA de Perk recherche les attributs suivants :

• Fournisseur
• Numéro de commande
• Devise
• Description
• Quantité
• Montant
• Prix de l'article

Appariement manuel des articles du bon de commande avec une facture

Pour associer manuellement un bon de commande à une facture, accédez à la facture et sélectionnez le ou les bons de commande dans le numéro de bon de commande champ dans l'en-tête de la facture.

La fenêtre de rapprochement des factures permet aux utilisateurs d'associer les lignes de facture aux lignes de commande. Pour associer une ligne de facture à une commande, cliquez sur Choisissez PO et sélectionnez le numéro de commande correspondant.

Dans la fenêtre de rapprochement des factures, vous pouvez :

• CorrespondreFaites correspondre la ligne de facture avec la ligne de commande correspondante en cliquant Correspondre.
• Marquer comme non-POIndiquez que le poste de facture ne fait pas partie d'une commande. Perk comprendra alors que ce poste n'est pas lié à une commande spécifique.
  Par exemple, certains éléments peuvent ne pas avoir été inclus dans la commande initiale, tels que les frais de livraison/de transport.

Dès qu'une ligne de facture a été associée à un bon de commande, il se peut que vous ne puissiez plus modifier certaines informations.

Conseil: Cliquez sur l'icône Développer à droite de Correspondre bouton dans la fenêtre de rapprochement des factures pour afficher plus de lignes de commande.

Pour la modifier, vous devez supprimer la correspondance en cliquant sur X icône dans la colonne ligne de commandeVous pouvez également cliquer sur le numéro de commande et cliquer sur Non apparié.

Vous pouvez également faire correspondre en masse les lignes de facture avec les lignes de commande. Par exemple, vous pouvez faire correspondre plusieurs lignes de facture avec la même ligne de commande.
Pour ce faire, sélectionnez plusieurs lignes de facture à l'aide des cases à cocher et cliquez sur Correspondance POUne nouvelle fenêtre apparaît, dans laquelle vous pouvez sélectionner la ligne de commande que vous souhaitez faire correspondre aux lignes de facture sélectionnées. Cliquez Correspondance PO pour confirmer votre action.

Scénarios possibles pour l'appariement bidirectionnel

Le numéro de commande correspondant s'affiche dans le champ « Poste de commande ». Selon le succès de la correspondance, les actions suivantes s'affichent : Des statuts correspondants peuvent apparaître :

• CorrespondanceLa ligne de facture correspond parfaitement à l'article de la commande. Il n'y a aucun écart de montant.
• Dépassement de budget : La ligne de facture a été rapprochée de l’article de commande. Des écarts de montant existent.

Note: Dans le cadre d'une correspondance à deux voies, les écarts de quantité sont non pris en compte Lors du calcul du statut de concordance, seuls les montants sont pris en compte. Les écarts de quantité sont toujours considérés dans le calcul du statut lors d'une concordance à trois voies effectuée avec les données de réception de marchandises et de commande.

Articles de commande avec statut supprimé ou bloqué

Lorsqu'un article de commande est supprimé ou bloqué, il est toujours possible de l'associer à une ligne de facture. Une notification s'affiche alors pour indiquer que l'article est bloqué ou supprimé.

Selon les préférences du client, vous pouvez limiter le flux de travail et empêcher les utilisateurs de traiter certaines factures au-delà d'un statut spécifique. Par exemple, les factures comportant des articles de commande bloqués ne doivent pas dépasser le statut « Nouveau » ou « Brouillon », ni celui d'« Approbation », etc.