Un flux d'approbation basé sur les champs personnalisés achemine une dépense pour approbation en fonction des valeurs des champs personnalisés sélectionnés dans le document. Ces champs servent souvent à représenter des éléments tels que des projets, des services, des événements ou des catégories de coûts. Lorsqu'une personne soumet une dépense, Perk analyse les valeurs des champs personnalisés utilisés et envoie le document aux approbateurs définis pour ces champs.
Ce flux de travail peut se comporter de deux manières :
- Tout approbateur peut approuver : Si plusieurs approbateurs sont affectés à la valeur de l'étiquette sélectionnée, n'importe lequel d'entre eux peut approuver la dépense pour finaliser l'étape d'approbation. Cette procédure est généralement utilisée lorsqu'un groupe d'approbation partage la responsabilité et qu'une seule décision suffit pour faire avancer le document.
- Tous les approbateurs doivent approuver : Dans les cas où plusieurs personnes doivent donner leur approbation explicite, le flux de travail peut exiger que chaque approbateur désigné Elle examine et approuve la dépense avant qu'elle ne passe à l'étape suivante. Cette procédure est généralement utilisée pour les dépenses sensibles, les budgets de projet stricts ou les environnements soumis à des audits fréquents.
Approbation des dépenses via un flux d'approbation de champ personnalisé
Lors de la soumission de la note de frais, le flux de travail analyse la valeur du champ personnalisé sélectionné dans le document. Chaque champ personnalisé est associé à un ensemble d'approbateurs que vous avez définis dans sa configuration. Le flux de travail affecte automatiquement ces approbateurs à la note de frais.
Selon la configuration, l'approbation d'un seul d'entre eux, voire de tous, est nécessaire avant que la dépense puisse être engagée.
Ce flux de travail est idéal lorsque la responsabilité d'approbation dépend du domaine d'activité, du projet ou du poste de dépenses associé. Voici quelques exemples typiques :
- Approbation fondée sur le projet
- Approbation du département, du centre de coûts ou de la campagne
- Une surveillance supplémentaire est requise pour certains types de dépenses.
- Responsabilité transversale des coûts lorsque plusieurs parties prenantes ont besoin de visibilité ou d'approbation
Note: Un flux d'approbation personnalisé peut être combiné à d'autres flux d'approbation, tels que l'approbation du responsable hiérarchique ou de l'objet de coût, lorsque vous avez besoin d'une gouvernance à plusieurs étapes. La séquence et la logique dépendent de vos politiques internes.
Utilisation d'un flux de travail de champ personnalisé
Ce flux de travail est disponible en tant que modèle dans le concepteur de flux de travail. Sélectionnez Approbation des étiquettesVous pouvez ajuster les paramètres ou ajouter des étapes supplémentaires au flux, selon vos besoins.