Cet article explique comment Perk calcule les frais kilométriques : de la mesure de la distance à l’application des taux de remboursement et des taxes. Il vous permettra de comprendre les règles qui déterminent les montants remboursés, les échéances et le mode d’application automatique des taxes.

Qu'est-ce qu'une indemnité kilométrique ?

Avec Perk, la fonction de remboursement des frais kilométriques permet aux employés de se faire rembourser les trajets effectués avec leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Au lieu de fournir un justificatif, l'employé indique son point de départ et son point d'arrivée (ainsi que les éventuels arrêts en cours de route), et Perk calcule la distance et le montant du remboursement selon le barème kilométrique applicable.

Les employés peuvent générer des frais kilométriques de deux manières :

• Manuellement : en créant une dépense kilométrique indépendante.
• Automatiquement : lorsqu’une dépense kilométrique est générée dans le cadre d’un voyage dans Perk.

Perk gère le remboursement des frais kilométriques en utilisant tarifs kilométriques. Les administrateurs d'avantages peuvent configurer plusieurs taux kilométriques. comme il se doit de gérer différents scénarios, tels que des taux de remboursement différents pour les véhicules électriques par rapport aux véhicules à combustion, ou pour les conducteurs seuls par rapport aux conducteurs avec des passagers supplémentaires.

Pour calculer les remboursements de frais kilométriques, Perk prend en compte le lieu de destination et le lieu d'arrivée (adresses de départ/d'arrivée) saisis par le demandeur, attribue le taux kilométrique correct et calcule le montant à rembourser en multipliant la distance par le taux par kilomètre (mile).

Calcul de la distance en kilomètres

Avantages Google Maps calcule la distance parcourue entre les lieux saisis par l'employé, selon le trajet le plus court. La distance calculée s'affiche dans le formulaire de notes de frais en cliquant sur « Calculer la distance ». Les employés peuvent la modifier manuellement si nécessaire, par exemple s'ils ont emprunté un autre itinéraire.

Le calcul du kilométrage Perk peut varier. L'API Google Maps Directions propose l'itinéraire le plus court. Par conséquent, la distance calculée par l'application Google Maps peut légèrement différer en raison de facteurs tels que l'adresse exacte ou approximative des lieux de départ et d'arrivée, la circulation, la complexité du trajet, etc.

Note: Pour une plus grande précision dans le calcul automatique du kilométrage, saisissez les adresses exactes des lieux de départ et d'arrivée plutôt qu'une adresse approximative (par exemple, la ville de Zurich).

Les lieux sont enregistrés dans le remboursement kilométrique en utilisant la langue de la personne. Par exemple, pour les employés bénéficiant d'avantages sociaux en allemand, le lieu est affiché avec l'adresse en allemand. Cependant, le géorepérage utilisé pour calculer la distance reste identique.

L'itinéraire utilisé pour calculer la distance est indiqué sur la carte. Un aller-retour peut être simulé pour le calcul des frais kilométriques en cochant la case Aller-retour (distance doublée), ce qui double simplement la distance calculée entre le point de départ et le point d'arrivée.

Note: Les employés peuvent calculer automatiquement le kilométrage des trajets en sélectionnant Calculer le montant de l'indemnité kilométrique (jusqu'au prochain arrêt) Cochez cette case. Cela crée automatiquement une indemnité kilométrique pour la distance entre les arrêts.

Conformité des distances saisies manuellement

Pour les distances calculées automatiquement dans les frais kilométriques et les trajets, les déclarants peuvent les modifier manuellement en saisissant le nombre de kilomètres (miles) dans le champ prévu à cet effet. Distance (aller simple) Les administrateurs des avantages peuvent configurer un avertissement de conformité pour détecter toute saisie manuelle dépassant d'un pourcentage donné la distance calculée automatiquement.

Les administrateurs d'avantages peuvent définir un seuil (%) au-delà duquel les distances kilométriques saisies manuellement peuvent dépasser la distance calculée automatiquement par Google Maps. Administration > Société > Conformité.

Le message de conformité ne s'affiche que lorsque la personne a calculé automatiquement la distance, soit en cliquant Calculer la distance ou en sélectionnant le Calculer les indemnités kilométriques (jusqu'au prochain arrêt) case à cocher. Si la personne saisit la distance manuellement, le message ne s'affiche pas.

Établir les tarifs kilométriques

Les tarifs kilométriques sont établis en Paramètres > Paramètres des dépenses > Tarifs kilométriquesSeuls les administrateurs d'avantages peuvent modifier les taux de kilométrage. Les taux de kilométrage peuvent être valides indéfiniment ou pour une période fixe (Valable du/au).

Types de taux kilométriques

Il existe deux types de taux kilométriques qui peuvent être utilisés pour calculer les coûts kilométriques :

• taux fixe
• Taux progressif

taux fixe

Les forfaits kilométriques utilisent un tarif fixe par kilomètre ou par mile. Le remboursement est calculé en multipliant la distance totale par ce tarif fixe.

Exemple : Sarah parcourt 80 km pour un déplacement professionnel. Le taux kilométrique forfaitaire de son entreprise est de 0,45 £/km. Son remboursement s’élève à 80 × 0,45 £ = 36,00 £.

Taux progressif

Le barème kilométrique progressif applique un taux variable en fonction du nombre de kilomètres parcourus par l'employé au cours de la période considérée. Différents paliers de taux s'appliquent à différentes distances ; le taux change donc une fois chaque seuil franchi.

Exemple : L’entreprise d’Alex applique un barème progressif : 0,45 £/km pour les 10 000 premiers kilomètres par an, puis 0,25 £/km au-delà. Si Alex a déjà parcouru 9 800 km cette année et effectue un trajet de 500 km, les 200 premiers kilomètres sont remboursés à 0,45 £/km et les 300 km restants à 0,25 £/km.

Comment l'admissibilité au taux kilométrique est déterminée

Perk suit le kilométrage cumulé de chaque employé sur une période donnée (mensuelle ou annuelle, selon les paramètres de votre entreprise) grâce à un compteur kilométrique. Ce compteur détermine le taux kilométrique applicable à chaque dépense.

L'admissibilité d'un taux kilométrique à une dépense kilométrique est déterminée par trois facteurs :

• compteur kilométrique de l'employé
• le nombre minimum de kilomètres du tarif kilométrique
• le nombre maximal de kilomètres du taux kilométrique

Lorsqu'un employé crée une note de frais kilométriques, Perk tente d'attribuer automatiquement le taux kilométrique approprié en fonction de son éligibilité. Seuls les taux correspondant au nombre minimal de kilomètres parcourus par l'employé sont affichés. Par exemple, un administrateur Perk a configuré les taux kilométriques suivants :

• Taux kilométrique A : kilométrage minimum 2000 km
• Taux kilométrique B : kilométrage minimum de 50 000 km

Si le compteur kilométrique cumulé de l'employé atteint 20 000 km, seul le taux kilométrique A est applicable. Le kilométrage maximal détermine le seuil au-delà duquel un taux kilométrique n'est plus applicable.

Si aucun nombre minimum ou maximum de kilomètres n'est défini dans le taux kilométrique, ce dernier peut être utilisé pour toutes les dépenses kilométriques occasionnées par l'employé.

Lorsqu'un administrateur d'avantages sociaux a configuré plusieurs taux kilométriques avec des kilométrages minimum et maximum similaires, l'ordre de sélection de ces taux peut être déterminé en définissant une valeur dans le Priorité au taux kilométrique champ. Plus la valeur est élevée, plus le taux kilométrique est prioritaire par rapport aux autres taux kilométriques admissibles.

Distance minimale pour les trajets

Votre entreprise peut définir une distance minimale que les employés doivent parcourir pour qu'une indemnité kilométrique soit automatiquement générée pour un déplacement. Si la distance parcourue est inférieure à ce seuil, aucune indemnité kilométrique n'est générée pour ce déplacement.

Note: Si la distance est inférieure à la distance minimale à parcourir, alors les frais kilométriques sont non créé lors du voyage.

Distance minimale pour remboursement

Au lieu de définir un taux kilométrique progressif avec un taux nul pour les kilomètres (ou miles) parcourus jusqu'à un seuil spécifique, vous pouvez définir la distance minimale de remboursement dans chaque taux kilométrique dans lequel vous indiquez à Perk le nombre de kilomètres à ignorer avant de commencer à calculer le remboursement.

Par exemple, si un employé parcourt 121,57 km, l'entreprise applique un taux kilométrique simple de 0,16 EUR par kilomètre et fixe une distance minimale de remboursement de 100 km.

Le calcul du remboursement est le suivant :

• 1er calcul = 100 km * 0 = 0 EUR
• 2e calcul = 21,57 km * 0,16 EUR/km = 3,45 EUR

Tarifs kilométriques par pays concernés

Les tarifs kilométriques peuvent avoir une portée mondiale ou être spécifiques à un pays (Pays concernésPar défaut, les tarifs sont appliqués globalement.

Vous pouvez définir un taux kilométrique applicable à un pays spécifique. Ce taux s'applique aux trajets effectués à l'intérieur de ce pays. Pour les trajets transfrontaliers, plusieurs taux kilométriques peuvent être appliqués. Par exemple, vous pouvez définir des taux kilométriques distincts pour l'Allemagne, la Suisse et la France.

• Tarif kilométrique 1 (Allemagne uniquement)
• Tarif kilométrique 2 (Suisse uniquement)
• Tarif kilométrique 3 (France uniquement)

Si un employé effectue les trajets suivants, Perk calcule le taux kilométrique applicable comme suit :

• Munich à Zurich - Le tarif kilométrique 1 est applicable
• Zurich à Paris - Le tarif kilométrique 2 s'applique
• Zurich à Munich - Le tarif kilométrique 2 est applicable
• Paris à Munich - Le tarif kilométrique 3 est applicable
• Barcelone à Paris - Kilométrage non inclus | Aucun tarif applicable car aucun tarif n'est établi pour l'Espagne
• Paris à Barcelone - Kilométrage 3 | Le voyage a débuté en France
• Lisbonne à Barcelone - Kilométrage non inclus | Aucun tarif applicable car aucun tarif n'est établi pour le Portugal

TVA sur les frais kilométriques

Perk calcule automatiquement la TVA sur les frais kilométriques en fonction du taux applicable. Ainsi, les employés et les équipes financières n'ont plus besoin de calculer ni de saisir la TVA manuellement.

Comment la TVA est calculée automatiquement

Lorsqu'un administrateur configure un taux kilométrique, il peut y associer un ou plusieurs taux de taxe. Une fois associés, Perk applique automatiquement ces taux de taxe à toute dépense kilométrique utilisant ce taux, qu'elle soit créée manuellement par l'employé ou générée automatiquement lors d'un déplacement.

Le montant de l'impôt est calculé comme suit : Montant du remboursement × taux d'imposition = montant de l'impôt

Lorsqu'un employé crée ou consulte une note de frais kilométriques, le montant de la taxe précalculé s'affiche à côté du montant du remboursement. Les employés ne peuvent ni saisir ni modifier eux-mêmes le montant de la taxe. S'ils modifient la distance indiquée dans une note de frais kilométriques, Perk recalcule automatiquement le montant de la taxe pour correspondre au remboursement mis à jour. La taxe est toujours calculée en fonction de la distance saisie.

S'il n'existe pas de taux d'imposition associé au taux kilométrique, les employés peuvent sélectionner manuellement un taux d'imposition (s'il est affiché) et modifier le montant du remboursement.

Tarifs kilométriques progressifs et taxe à l'exportation

Pour les barèmes kilométriques progressifs, la taxe indiquée sur le formulaire de dépenses lors de sa soumission et de sa vérification est une estimation basée sur la distance saisie à ce moment-là. Le remboursement final étant déterminé par le kilométrage total cumulé de l'employé pour la période (qui peut évoluer au fur et à mesure de la soumission de nouvelles dépenses), le calcul définitif de la taxe est effectué au moment de l'exportation.

Cela signifie que le montant de la taxe sur une dépense kilométrique échelonnée exportée peut différer légèrement du montant indiqué lors de la soumission ou de la vérification. Ce comportement est normal et garantit l'exactitude du calcul de la taxe en fonction du montant final du remboursement.

Remarque : La taxe n’est calculée automatiquement que si un taux de taxe est associé au taux kilométrique. Si aucun taux de taxe n’est associé, le champ du montant de la taxe sur la dépense est vide.

Analyse du kilométrage

Perk suit les données kilométriques au sein de votre organisation, offrant aux équipes financières une visibilité sur les kilomètres parcourus par les employés et sur les remboursements effectués.

Vous pouvez consulter les données relatives aux frais kilométriques dans la section analytique de Perk, au même titre que les autres catégories de dépenses.

Pour générer un rapport de kilométrage :

1. Choisissez les critères de filtrage et les données de ligne que vous souhaitez afficher, puis sélectionnez Distance parcourue (en miles) dans le Valeurs (agrégées) champ déroulant :
2. Presse Générer un rapport. Le rapport ressemble à ceci :
3. Vous pouvez télécharger le rapport généré en cliquant sur le lien du rapport affiché dans le Résultats section.