Le connecteur Perk Spend Management pour Microsoft Dynamics 365 Business Central vous permet de combiner la puissance de Microsoft Dynamics 365 Business Central avec la solution de gestion des dépenses basée sur l'IA de Perk.

Grâce à l'intégration de Perk, les données circulent automatiquement entre Microsoft Dynamics 365 Business Central et le système, ce qui vous permet d'automatiser le processus, quel que soit l'endroit où les dépenses sont engagées.

Aperçu

MS Dynamics 365 Business Central gère les flux de données vers et depuis Perk. Il utilise l'API Perk (authentification OAuth 2.0) pour envoyer à Perk les données de base et transactionnelles, telles que les commandes et les réceptions de marchandises, et pour récupérer les données de facturation en vue de leur comptabilisation. Les webhooks de Perk notifient Business Central des modifications de statut des documents, lui permettant ainsi de contrôler la récupération et la comptabilisation des données. Concernant les dépenses, Perk envoie les données à Business Central. Ce dernier récupère les reçus et les pièces jointes via l'API Perk.

Chaque société Microsoft Dynamics 365 Business Central est associée à une entité juridique Perk. Si vous possédez plusieurs sociétés, vous devez créer une entité juridique distincte dans Perk.

Factures sans bon de commande, factures avec bon de commande et factures avec bon de réception d'achat (GR)

Grâce à cette intégration, vous pouvez envoyer les bons de commande et les accusés de réception à Perk pour traitement avec les factures, en faisant correspondre les lignes de commande et/ou d'accusé de réception avec les lignes de facture (correspondance à deux ou trois voies). L'intégration prend en charge les types de lignes suivants : article, immobilisation et imputation. Elle ne prend pas en charge les types de lignes suivants : ressource et compte d'affectation.

Facture PDF

Les documents de facturation sont récupérés par Business Central sous forme de PDF encodés en base64 et joints au bon de commande ou à la facture. Le document est consultable dans l'onglet « Pièces jointes » du bon de commande ou de la facture.

Enregistrement de la facture dans le grand livre fournisseur

Perk communique les modifications d'état des factures Perk à Business Central via des webhooks. Business Central se charge ensuite de récupérer les données de facturation auprès de Perk et de les comptabiliser comme factures d'achat validées (si la validation automatique est activée).

Vous pouvez choisir de comptabiliser les factures dans Business Central dès leur soumission, soit en mettant à jour le bon de commande avec un blocage de paiement ou en créant une facture d'achat temporaire avec un blocage de paiement, soit lorsque les factures sont entièrement approuvées et prêtes à être exportées, en enregistrant les données de la facture comme facture d'achat validée et en créant l'écriture comptable correspondante dans le grand livre du fournisseur.

Imputation des dépenses au journal général

En ce qui concerne les dépenses, Perk est responsable de leur enregistrement direct dans le journal général.

Devise de déclaration des factures et des dépenses

Lors de l'exportation des factures, la conversion des devises est entièrement gérée par Business Central. Cela signifie que vous utilisez Les taux de change de Business Central sont utilisés pour gérer toutes les conversions vers la devise de l'entreprise et tous les ajustements nécessaires.

Approbation des factures et des dépenses

Le flux d'approbation des factures et/ou des dépenses est entièrement géré par Perk en utilisant soit un flux de travail standard de responsable hiérarchique ou d'objet de coût, soit un flux de travail personnalisé.

Exigences

L'intégration de Perk pour MS Dynamics 365 Business Central prend en charge les versions suivantes :

L'intégration peut être installée en tant qu'extension, soit sous forme de package d'extension (pour un déploiement sur site), soit à partir de Microsoft AppSource.

Remarque : Si vous installez l’intégration directement dans Microsoft Dynamics 365 Business Central en tant que package d’extension, vous ne recevrez aucune mise à jour automatique des nouvelles fonctionnalités. Il vous incombera de mettre à jour le package d’extension vers la dernière version.

Traitement des frais avec l'intégration

Les dépenses sont traitées dans Perk selon le flux de travail de l'entreprise ; autrement dit, soumission > approbation > vérification.

Une fois traitées, elles sont exportées vers Business Central par Perk, soit manuellement (sur ordre de l'équipe Finance), soit automatiquement à l'aide d'un exporter le travail.

Frais d'exportation et d'affranchissement

Les dépenses (dépenses ponctuelles, transactions par carte et frais de déplacement) sont imputées aux comptes généraux. L'intégration peut être configurée pour imputer automatiquement les dépenses aux comptes correspondants ou pour créer l'écriture correspondante dans le journal général, permettant ainsi à l'équipe financière de la saisir manuellement.

Notes de crédit de dépenses

Perk vous permet d'enregistrer des avoirs dans Business Central (à condition que l'option de création d'avoirs soit activée pour l'entité juridique). Les avoirs sont traités comme des notes de crédit dans Business Central.

Reçus de dépenses et pièces justificatives

Vous pouvez importer les justificatifs de dépenses (et leurs pièces jointes) dans Business Central. Une fois importés, les justificatifs sont liés à l'écriture comptable correspondante. Le justificatif (et ses pièces jointes) est disponible dans l'onglet Documents entrants de chaque écriture comptable. De plus, lors de la validation de l'écriture comptable, les justificatifs sont disponibles dans l'écriture comptable fournisseur.

Traitement des factures avec l'intégration

Les factures d'avantages sociaux sont enregistrées comme factures d'achat (pour les factures sans bon de commande) et comme bons de commande (pour les factures avec bon de commande) pour être traitées dans Business Central en tant que paiements aux fournisseurs.

Les documents de facturation sont récupérés par Business Central au format PDF encodé en base64 et joints à la facture. Vous pouvez consulter ce document dans l'onglet « Pièces jointes » de la facture.

L'intégration Perk peut être configurée pour enregistrer automatiquement toutes les commandes et factures d'achat. Les utilisateurs du service financier peuvent également les enregistrer manuellement via la fonctionnalité correspondante de Business Central.

Business Central est responsable de tous les calculs du montant net, du montant brut et du montant de la taxe, en fonction des champs de quantité et de prix unitaire fournis par Perk.

Attention : Si votre fiche de bon de commande contient des champs personnalisés obligatoires, vous devez les mettre à jour manuellement dans Business Central. Dans le cas contraire, une erreur pourrait survenir lors de l’exportation des factures de bons de commande depuis Perk.

De plus, vous pouvez choisir de publier vos entrées de journal sur :

• Approbation et exportation: Flux d'exportation standard des factures
• Comptabilisation provisoire: facture d'achat comptabilisée avec blocage de paiement pour empêcher son inclusion dans le cycle de paiement.

L'installation du connecteur Avantages dans Business Central ajoute un champ supplémentaire, Statut du paiement Avantages, aux fiches Bon de commande et Facture d'achat. Seules les factures dont le statut de paiement Avantages est Approuvé sont prises en compte dans le rapport « Suggestions de paiements fournisseurs » et peuvent être utilisées. Si le statut du paiement Avantages n'est pas « Approuvé » (que la comptabilisation soit effectuée après approbation ou à titre provisoire), la facture est bloquée et ne peut être payée ni utilisée.

Si vous configurez le flux de facturation pour une validation provisoire (c'est-à-dire des données envoyées à l'entreprise avant leur approbation définitive) dans l'éditeur de flux de travail de Perk, le statut du paiement Perk est « Non approuvé » jusqu'à ce que la facture soit approuvée et exportée de Perk. À ce moment-là, le statut passe à « Approuvé ». Il est fortement déconseillé de modifier manuellement le statut du paiement Perk de « Non approuvé » à « Approuvé », car cela compromet la cohérence avec le principe de validation provisoire.

Publication sur approbation et exportation

Lorsque l'utilisateur financier exporte la facture (une opération qui peut être configurée pour être automatique), Business Central récupère les données de la facture auprès de Perk, génère l'écriture comptable du fournisseur et enregistre la facture comme une facture d'achat validée (pour les factures sans bon de commande) et comme une facture d'achat validée via le bon de commande (pour les factures avec bon de commande).

Le statut du paiement de l'avantage est mis à jour à Approuvé lorsque la facture est exportée.

Processus typique dans Perk

Remarque : les statuts indiqués entre parenthèses correspondent à l'état résultant de l'action.

1. Télécharger la facture (nouveau statut)
2. Ajuster le code, si nécessaire. (brouillonstatut)
3. Soumettez la facture pour approbation, si nécessaire. (en cours d'approbation)
4. Approuver la facture (statut en cours d'examen)
5. Facture à vérifier. (Statut : prêt pour l'exportation)
6. Facture d'exportation (statut exporté).
7. Enregistrez la facture en tant que facture d'achat enregistrée dans Business Central sans blocage de paiement.

Affectation provisoire

Lorsqu'une facture est créée dans Perk, des écritures comptables sont également créées dans Business Central. Toutefois, les factures d'achat validées sont marquées d'un blocage de paiement afin d'empêcher leur prise en compte par le rapport « Suggérer les paiements fournisseurs » (339). Une fois la facture approuvée dans Perk, puis exportée (manuellement ou automatiquement), le statut du paiement dans Perk passe à « Approuvé ». Business Central lève alors le blocage de paiement et met à jour les écritures comptables du fournisseur.

Si une facture est rejetée, vous pouvez configurer Perk pour qu'il génère automatiquement un avoir afin de compenser la facture d'achat enregistrée. Vous pouvez choisir si vous souhaitez que Perk génère automatiquement les avoirs ou si vous préférez gérer manuellement les factures rejetées.

Processus typique dans Perk

Remarque : les statuts indiqués entre parenthèses correspondent à l'état résultant de l'action.

1. Télécharger la facture. (Nouveau statut)
2. Ajuster le code, si nécessaire. (statut brouillon)
3. Soumettre pour approbation (en statut d'approbation) et créer une facture d'achat validée sur Business Central avec blocage de paiement.
4. Approbation de la facture (en cours d'examen)
5. Vérifier la facture (prête pour l'exportation)
6. Facture d'exportation (exportée)
7. Supprimer le blocage de paiement dans Business Central (exporté).

Si la facture est rejetée, la facture d'achat enregistrée avec blocage de paiement est annulée dans Business Central et un avoir est émis.

Dans cet exemple, la facture est comptabilisée provisoirement après soumission, mais le flux de travail pourrait tout aussi bien être configuré pour comptabiliser la facture dans Business Central après approbation mais avant révision.

Document de facturation, TVA et dates d'envoi

Lors de l'exportation des factures vers Business Central, le connecteur Perk associe les dates des factures comme suit :

Si aucune date de comptabilisation n'est spécifiée dans Perk, le connecteur Perk prend la date d'émission de la facture comme date de comptabilisation.

Les dates d'échéance indiquées sur la facture Perk ne sont pas reflétées dans Business Central, car elles sont extraites des conditions de paiement associées.

Notes de crédit d'achat

Les avoirs des factures hors commande sont exportés vers Business Central en tant qu'avoirs d'achat. Actuellement, l'intégration ne prend pas en charge les avoirs des factures de commande.

Les avoirs d'achat peuvent être enregistrés automatiquement ou manuellement selon les besoins (de la même manière que les factures). Ils sont enregistrés dans Business Central avec le statut « Approuvé » dès leur exportation depuis Perk. Si un avoir est annulé ou renvoyé dans Perk, cela n'a aucune incidence sur Business Central, car l'avoir d'achat est créé uniquement lors de l'exportation de l'avoir.

Si vous annulez manuellement une note de crédit dans Perk, vous devez également ajuster manuellement la note de crédit correspondante dans Business Central. L'intégration n'ajuste pas automatiquement les notes de crédit d'achat associées à une note de crédit dans Perk.

Frais d'articles dans les notes de crédit hors commande

Pour les avoirs relatifs aux factures hors commande, les lignes de facturation sont généralement de type compte général ou immobilisation. Toutefois, les frais d'article peuvent être utilisés, à condition d'affecter les lignes de réception correspondantes dans Business Central.

Synchronisation des données maîtres et transactionnelles

L'intégration vous permet de gérer toutes les données de référence dans Microsoft 365 Business Central et de les synchroniser avec Perk :

• utilisateurs
• dimensions (objets de coût ou champs personnalisés)
• Comptes généraux
• fournisseurs

Vous pouvez choisir de synchroniser tous les types de données de référence ou seulement certains types (par exemple, les fournisseurs), selon vos besoins. La synchronisation des données de référence est automatisée par des tâches, mais vous pouvez également synchroniser manuellement des enregistrements spécifiques directement depuis la fiche.

Les utilisateurs sont synchronisés directement depuis Business Central, créant ainsi des utilisateurs Perk avec un statut actif ou inactif, selon les besoins. Les utilisateurs Perk peuvent être créés à partir de la fiche employé. Vous pouvez choisir de importer un individu ou Plusieurs fournisseurs/employés. Les fournisseurs peuvent être créés à partir de la fiche fournisseur.

Vous pouvez mapper les dimensions financières (projets, départements, zones, etc.) en tant qu'objets de coûts spécifiques ou champs personnalisés dans Perk, ce qui vous offre une plus grande flexibilité dans la configuration de votre comptabilité financière.

La synchronisation des données de référence est automatisée grâce à des tâches, mais vous pouvez également synchroniser manuellement des enregistrements spécifiques directement à partir de la fiche.

Remarque : Les utilisateurs doivent disposer d’une autorisation d’intégration Perk définie dans Business Central pour effectuer des tâches de synchronisation.

Attention : les taux de taxe ne sont pas importés de Business Central. Vous devez les configurer manuellement dans Perk. Perk associe le groupe de comptabilisation des entreprises et le groupe de comptabilisation des produits au taux de taxe, ce qui permet d’exporter correctement les informations fiscales vers Business Central.

Pour les données transactionnelles, vous pouvez configurer comment et quand Microsoft Dynamics 365 Business Central les envoie. bons de commande (BC) et les reçus d'achat (GR) à Perk afin qu'il puisse être utilisé pour effectuer une correspondance à deux et trois voies avec les factures, en vérifiant les données d'en-tête et de ligne pour toute déviation.

Business Central affiche les informations relatives aux bons de commande et aux réceptions de commandes qui ont été envoyés à Perk dans les fiches « Bon de commande » et « Reçus d’achat », respectivement.

Données utilisateur

Il est possible de créer des utilisateurs dans Perk à partir des fiches employés de Business Central, selon les besoins.

La structure hiérarchique (responsables hiérarchiques) n'est pas répliquée depuis Business Central. Vous devez configurer les rapports dans Perk si vous prévoyez d'utiliser l'approbation des responsables hiérarchiques (ou un flux de travail personnalisé qui utilise cette approbation pour la remontée des demandes).

Le seuil du responsable hiérarchique, les délégués et assistants (le cas échéant), l'objet de coût attribué et les préférences linguistiques doivent être configurés manuellement dans le profil utilisateur.

L'intégration Perk envoie ces informations de Business Central à Perk :

Données de la dimension financière

L'intégration Perk prend en charge la synchronisation de Vous pouvez associer des dimensions aux centres de coûts Perk (objet) et aux champs personnalisés Perk. Perk ne prenant en charge qu'un seul centre de coûts par poste/écriture comptable, des dimensions supplémentaires peuvent être associées via des champs personnalisés.

Dimensions que vous pourriez vouloir synchroniser dans Perk :

• Zone
• Groupe d'entreprises
• Groupe de clients
• Département
• Acheteur
• campagne de vente
• Vendeur

Par exemple, vous pouvez configurer la synchronisation des valeurs de la dimension Business Central de Département en tant qu'objets de coûts, et des valeurs de la dimension Zone Europe Nord, Europe Nord (UE), Europe Nord (hors UE) avec la dimension du champ personnalisé Avantages Pays, créant ainsi les champs personnalisés Europe Nord, Europe Nord (UE), Europe Nord (hors UE).

Attention : l’intégration Perk ne prend pas en charge les dimensions hiérarchiques (c’est-à-dire les objets de coûts hiérarchiques). Vous ne pouvez donc pas configurer un objet de coût parent avec des objets de coûts enfants pour les rapports au niveau du département. Par exemple, un objet de coût parent « Département informatique » avec des objets de coûts enfants « Logiciels », « Matériel » et « Licences ».

Remarque : Bien que les dimensions financières (objets de coûts) puissent être utilisées pour approuver les factures et les dépenses dans Perk, vous devez affecter l’approbateur de l’objet de coût directement dans Perk une fois que celui-ci a été répliqué depuis Business Central. L’intégration ne reprend pas les approbateurs ni les limites d’approbation de Business Central.

Dimensions en tant qu'objets de coût d'avantage

Toutes les dimensions actives sont automatiquement importées en tant qu'objets de coûts actifs. Si une dimension ou sa valeur est bloquée dans Business Central, elle est tout de même importée dans Perk en tant qu'objet de coût, mais avec le statut « inactif ». Les limites d'approbation, les approbateurs des objets de coûts, les limites d'approbation automatique et les délégués des objets de coûts doivent être configurés manuellement dans Perk.

Dimensions en tant que champs personnalisés d'avantage

Toutes les dimensions actives sont importées en tant que champs personnalisés actifs. Si une dimension ou sa valeur est bloquée dans Business Central, elle est tout de même importée dans Perk en tant que champ personnalisé, mais avec le statut « inactif ». Les approbateurs des dépenses et des factures doivent être configurés dans Perk.

données du compte GL

Pour chaque compte GL, vous pouvez les synchroniser en tant que catégorie de facture et/ou de dépense dans Perk, selon vos besoins.

L'intégration crée la définition de base de la catégorie dans Perk (nom, description, compte), mais vous pouvez modifier les catégories une fois synchronisées dans Perk pour afficher un symbole dans Perk.

Données du fournisseur

Les fournisseurs sont associés aux fournisseurs de Perk. Les modifications apportées à la fiche fournisseur sont automatiquement synchronisées avec Perk. Vous pouvez toutefois les effectuer manuellement depuis Business Central.

Business Central fournit les informations de base concernant le fournisseur d'avantages sociaux :

• Adresse
• Numéro(s) d'identification fiscale
• Informations bancaires

Les paramètres par défaut des fournisseurs doivent être configurés manuellement. Les conditions de paiement de l'entité juridique ne sont pas synchronisées depuis Business Central.

Bons de commande

Les bons de commande de Business Central sont utilisés dans le cadre d'un rapprochement à deux et à trois voies dans Perk.

Avec le connecteur, la fiche de bon de commande contient des champs supplémentaires permettant de suivre si le bon de commande a été créé dans Perk, l'identifiant du bon de commande Perk correspondant et le statut du paiement Perk.

Le statut du paiement de l'avantage suit l'état d'approbation de la facture associée. Ce champ permet de déterminer si un blocage de paiement doit être appliqué à l'entrée de facture d'achat validée afin d'empêcher le paiement si vous avez configuré le grand livre fournisseur. publication sur soumission au lieu de publication sur l'exportation.

L'intégration prend en charge les lignes suivantes dans le bon de commande :

• Articles : articles de ligne de commande standard. Ils apparaissent comme articles de ligne d'avantage. Les articles de ligne sont comptabilisés dans le compte général (via le groupe de comptabilisation indiqué dans la fiche article).
• Frais liés aux articles : enregistre les coûts de manutention des articles, tels que les frais de transport, de chargement et de déchargement, les droits de douane, l’assurance et autres frais similaires. Ces frais sont suivis via des champs personnalisés dans Perk. Le compte d’imputation est dérivé des frais liés aux articles.
• Immobilisations : Celles-ci sont suivies via des champs personnalisés dans Perk. Le compte d’écriture comptable est dérivé de l’immobilisation.

Attention :Perk ne prend pas en charge les types de lignes ressource et compte d’allocation.

données d'en-tête de commande

données relatives aux articles de la commande

Remarque : Contrairement aux lignes de type « immobilisation » et « imputation d’article », les lignes de commande de type « article » n’incluent pas le compte général (catégorie de facture). Cette information n’est ni affichée ni prise en compte dans Perk. Le compte général est déterminé par le groupe de comptabilisation de l’article dans Business Central, et l’imputation sur le compte général correspondant est effectuée par Business Central lors de l’importation de la facture.

Reçus d'achat enregistrés (reçus de marchandises)

Les reçus d'achat enregistrés sont traités comme des réceptions de marchandises dans Perk.

Les réceptions de marchandises sont toujours associées à un bon de commande et servent à effectuer un rapprochement à trois voies.

En règle générale, les lignes de type « article (facturation) » et « immobilisation » sont considérées comme des lignes non liées à la réception de marchandises dans Perk. Toutefois, vous pouvez les associer à un reçu d'achat validé, si nécessaire.

données d'en-tête GR

données de ligne GR