La détection de mots clés permet de repérer des mots clés spécifiques présents dans les factures. Vous pouvez ensuite choisir d'effectuer différentes actions, comme acheminer ces factures vers un circuit d'approbation distinct.

Vous pouvez choisir d'afficher un avertissement lorsque la facture contient un mot-clé figurant dans la liste des mots-clés, ou d'afficher un avertissement et d'effectuer une action spécifique, comme cocher une case personnalisée ou saisir du texte dans un champ personnalisé.

Les règles de facturation sont configurées au niveau du compte, mais peuvent être appliquées à une ou plusieurs sociétés selon les besoins.

Activer les règles de détection des mots clés

Pour configurer les règles de détection des mots clés, vous devez disposer des autorisations d'administrateur pour accéder à l'interface. Paramètres > Factures fournisseurs > Règles commerciales.

Configurer les règles de facturation

Vous pouvez définir des règles métier spécifiques pour avertir les gestionnaires de factures lorsqu'une facture contient un mot-clé spécifique, et configurer des actions supplémentaires telles que cocher une case personnalisée ou ajouter une chaîne de texte spécifique dans un champ de saisie personnalisé dans l'en-tête de la facture.

Pour configurer une règle de détection de mots clés :

1. Allez à Paramètres > Factures fournisseurs > Règles commerciales. Dans le Règles personnalisées onglet, cliquez Ajouter une règle.
    

    

2. Saisissez un nom pour la règle afin de l'identifier, ainsi que l'entreprise à laquelle elle s'applique :

   

   • Nom de la règle: nom de la règle de détection des mots clés. Lorsqu'un mot clé est trouvé sur une facture, le nom de la règle apparaît dans la notification affichée.
   • Entreprise: Sélectionnez une ou plusieurs entreprises auxquelles la règle de détection des mots clés s'applique. Vous pouvez sélectionner toutes les entreprises d'un même compte simultanément. Si vous créez une nouvelle entreprise, elle ne sera pas automatiquement sélectionnée dans les règles de mots clés existantes. Vous devrez modifier la règle pour ajouter de nouvelles entreprises.
3. Sélectionnez liste de mots clésVous pouvez importer un fichier CSV contenant la liste des mots-clés à rechercher sur les factures. Un exemple de fichier est fourni pour vous permettre de vérifier la structure requise :
   • Tous les mots-clés doivent être listés dans la première colonne.
   • Les valeurs saisies sur la première ligne ne seront pas prises en compte pour la détection des mots-clés.
   • Le fichier CSV doit être enregistré en encodage UTF-8.

4. Une fois votre liste de mots clés téléchargée, elle apparaît sous un lien appelé Liste de mots clés.csvVous pouvez télécharger le fichier à tout moment pour consulter les mots-clés utilisés.

   

5. Dans le Actes Dans cette section, vous pouvez configurer des actions spécifiques à effectuer lorsqu'un mot-clé est détecté sur une facture.
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   Les actions disponibles comprennent :

   • Activer/désactiver un champ d'en-tête de facture personnalisé (type case à cocher)
   • Renseignez une valeur définie dans un champ d'en-tête de facture personnalisé (type Entrée).

   Dans le Champ Dans la liste déroulante, sélectionnez le champ personnalisé correspondant. Selon le type du champ personnalisé, vous pouvez définir la valeur comme vrai / FAUX ou saisissez une chaîne de caractères dans le Valeur champ.

Note: Les champs personnalisés sont nécessaires pour les actions. Si vous souhaitez configurer une action, votre entreprise doit avoir été préalablement configurée avec un champ personnalisé pour que celui-ci apparaisse comme un champ. ActesLa fonctionnalité de détection de mots clés prend en charge les deux types de champs personnalisés : cases à cocher et champs de saisie. Le ou les champs personnalisés concernés doivent exister dans toutes les entreprises sélectionné dans la règle des mots clés.

Vous pouvez ensuite utiliser ce champ personnalisé pour traiter l'approbation des factures dans un flux distinct. Par exemple, vous pouvez inclure un nœud de condition vrai/faux dans le concepteur de flux de travail pour détecter si votre champ personnalisé est vrai ou faux.